Ein einzelner Social-Media-Post oder eine Werbekampagne reichen nicht aus, wenn die Zielgruppe nicht versteht, für wen die Veranstaltung gedacht ist, welchen Nutzen die Teilnahme bietet und wie die Anmeldung funktioniert.

Planen Sie die Promotion deshalb als durchgängigen Prozess: von der Definition der Zielgruppe und der Vorbereitung der Event-Website über E-Mail, Partner, Referenten, Social Media und Anzeigen bis hin zur Auswertung der Ergebnisse und zur Sammlung von Materialien für die Bewerbung der nächsten Ausgabe.

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe und den Grund für eine Teilnahme

Beantworten Sie zunächst drei Fragen:

  • Für wen ist die Veranstaltung gedacht?
  • Welches Problem, Bedürfnis oder Thema behandelt sie?
  • Welchen Nutzen haben die Teilnehmer von ihrer Teilnahme?

„Eine Marketingkonferenz“ sagt nur wenig aus. Die Promotion lässt sich wesentlich einfacher gestalten, wenn beispielsweise klar ist, dass sich die Veranstaltung an Verantwortliche für B2B-Marketing richtet, die nach wirksameren Methoden zur Kundengewinnung suchen.

Überlegen Sie außerdem, was für diese Zielgruppe besonders wichtig sein könnte. Dazu können gehören:

  • konkretes Wissen;
  • die Möglichkeit zum Gespräch mit Experten;
  • das Kennenlernen neuer Lösungen;
  • die Teilnahme an Workshops;
  • Branchenkontakte;
  • Zugang zu Daten oder Materialien, die andernorts nur schwer zu finden sind.

Versuchen Sie nicht, alle Vorteile der Veranstaltung gleichzeitig zu kommunizieren. Wählen Sie einige der wichtigsten Gründe für eine Teilnahme aus und verwenden Sie sie konsequent in den verschiedenen Werbekanälen.

Legen Sie vor Beginn der Maßnahmen außerdem ein Ziel fest. Dies kann die Zahl der registrierten Teilnehmer, die Zahl der verkauften Tickets, der Umsatz oder die Gewinnung einer bestimmten Zielgruppe sein.

Aufrufe oder Likes können bei der Beurteilung des Interesses helfen. Entscheidend ist jedoch, ob die Promotion zu Anmeldungen und tatsächlicher Teilnahme führt.

2. Bereiten Sie die Event-Website und einen einfachen Weg zur Anmeldung vor

Die Event-Website sollte die grundlegenden Fragen eines Teilnehmers schnell beantworten:

  • Worum geht es bei der Veranstaltung?
  • Für wen ist sie gedacht?
  • Wann und wo findet sie statt?
  • Was steht auf dem Programm?
  • Wer tritt auf?
  • Wie viel kostet die Teilnahme?
  • Wie kann man sich anmelden?

Der Button zur Anmeldung oder zum Ticketkauf sollte leicht zu finden sein.

Wenn Sie einen bestimmten Workshop, ein Paket oder einen Programmteil bewerben, sollte der Link die Teilnehmer direkt zu den passenden Informationen führen. Zwingen Sie sie nicht dazu, die gesamte Website zu durchsuchen.

Testen Sie außerdem den gesamten Prozess auf dem Smartphone: Website, Formular, Ticketauswahl und Zahlung.

Bereiten Sie vor Kampagnenbeginn UTM-Parameter für Ihre Links vor. Damit können Sie prüfen, ob ein Teilnehmer beispielsweise über einen Newsletter, eine Anzeige, LinkedIn, die Website eines Partners oder eine Nachricht eines Referenten auf die Website gelangt ist.

Messen Sie mindestens:

  • Website-Aufrufe;
  • Übergänge zum Formular;
  • begonnene Anmeldungen;
  • abgeschlossene Anmeldungen;
  • bezahlte Tickets.

So können Sie leichter feststellen, woher der Traffic stammt und welche Maßnahmen tatsächlich zu Anmeldungen führen.

3. Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Datenbank

Wenn Sie eine weitere Ausgabe einer Veranstaltung organisieren, können frühere Teilnehmer eine Ihrer wichtigsten Zielgruppen sein. Sie kennen den Veranstalter bereits und wissen, was sie erwarten können.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Person in der Datenbank dieselbe Nachricht erhalten sollte.

Teilen Sie die Empfänger anhand von Kriterien wie den folgenden in Gruppen ein:

  • Teilnahme an früheren Ausgaben;
  • Interesse an einem bestimmten Thema;
  • Position oder Branche;
  • frühere Teilnahmeart;
  • Beziehung zum Veranstalter.

Prüfen Sie außerdem, ob Sie über eine geeignete Grundlage für den Versand der jeweiligen Kommunikation verfügen und ob Sie frühere Entscheidungen der Empfänger zum Erhalt von Nachrichten respektieren.

Die E-Mail-Promotion kann mehrere Nachrichten umfassen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten versendet werden, zum Beispiel:

  1. Ankündigung der Veranstaltung und des Termins;
  2. Vorstellung des wichtigsten Themas oder Problems;
  3. Präsentation des Programms oder eines ausgewählten Referenten;
  4. Antworten auf häufig gestellte Fragen;
  5. Erinnerung an das bevorstehende Ende des günstigeren Preises oder der Anmeldefrist.

Sprechen Sie frühere Teilnehmer anders an als Personen, die zum ersten Mal von der Veranstaltung erfahren. Erinnern Sie daran, was bei der vorherigen Ausgabe wertvoll war, und zeigen Sie zugleich, was neu sein wird.

4. Beziehen Sie Partner und Referenten in die Promotion ein

Partner, Sponsoren, Medienpartner und Referenten verfügen häufig über eigene Communities, in denen sich potenzielle Veranstaltungsteilnehmer befinden.

Beschränken Sie sich jedoch nicht auf die Bitte: „Teilen Sie die Informationen zur Veranstaltung.“

Bereiten Sie Materialien vor, die sich leicht verwenden lassen:

  • eine kurze Veranstaltungsbeschreibung;
  • einen längeren Text für einen Newsletter oder eine Veröffentlichung;
  • Grafiken in den benötigten Formaten;
  • einen Link zur Event-Website;
  • die wichtigsten Promotion-Termine;
  • eine Beschreibung des Vortrags oder der Beteiligung eines bestimmten Referenten.

Wenn Sie die Ergebnisse der Zusammenarbeit messen möchten, stellen Sie Partnern oder Referenten separate gekennzeichnete Links oder Rabattcodes zur Verfügung.

Ein Referent muss nicht die gesamte Veranstaltung bewerben. Oft wirkt eine kurze Information über das Thema seines Vortrags, das behandelte Problem oder die Frage, die er während der Session beantworten wird, natürlicher.

Sie können auch kurze Aufnahmen, Statements oder Ausschnitte aus Gesprächen mit Referenten verwenden. Klären Sie im Voraus, welche Materialien später für Werbezwecke genutzt werden dürfen.

5. Planen Sie eine Serie von Social-Media-Beiträgen

Wenn Sie immer wieder dasselbe Plakat mit dem Veranstaltungstermin veröffentlichen, verliert es schnell an Aufmerksamkeit.

Planen Sie stattdessen unterschiedliche Kommunikationsthemen, zum Beispiel:

  • das Problem, dem die Veranstaltung gewidmet ist;
  • einen konkreten Programmpunkt;
  • die Vorstellung eines Referenten;
  • die Antwort auf eine häufig gestellte Frage;
  • einen Ausschnitt aus der vorherigen Ausgabe;
  • praktische organisatorische Informationen;
  • eine Erinnerung an die Anmeldefrist oder eine Preisänderung.

Ein Inhalt kann als Grundlage für mehrere Veröffentlichungen dienen. Aus einem Gespräch mit einem Referenten können ein kurzes Video, ein Zitat, ein Beitrag, ein Newsletter-Ausschnitt und ein Artikel entstehen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass überall exakt derselbe Inhalt veröffentlicht werden sollte. Passen Sie die Form an den jeweiligen Kanal und an die Art seiner Nutzung durch die Zielgruppe an.

LinkedIn für die Promotion von B2B-Veranstaltungen

Bei Konferenzen und anderen geschäftlichen Veranstaltungen sollte LinkedIn berücksichtigt werden.

Sie können Folgendes nutzen:

  • Veröffentlichungen auf dem Profil des Veranstalters;
  • Beiträge von Referenten und Experten;
  • Diskussionen zu den Themen der Veranstaltung;
  • mit dem Programm verbundene Bildungsinhalte.

Beschränken Sie Ihre Aktivitäten nicht darauf, immer neue Aufforderungen zur Anmeldung zu veröffentlichen. Gute Promotion sollte auch zeigen, warum das Veranstaltungsthema für die jeweilige Zielgruppe wichtig ist.

Lohnt sich ein Gewinnspiel?

Ein Gewinnspiel kann die Promotion unterstützen, wenn es Personen anzieht, die tatsächlich an der Veranstaltung interessiert sind.

Der Preis sollte mit dem Thema oder der Teilnahme zusammenhängen, und die Regeln müssen klar definiert sein. Verwenden Sie nach Möglichkeit einen separaten Link oder Code, um zu prüfen, ob die Maßnahme Anmeldungen erzielt hat.

Vermeiden Sie Gewinne ohne Bezug zur Veranstaltung. Sie können viele Personen anziehen, die sich ausschließlich für das Gewinnspiel interessieren.

Fertige Textbeispiele finden Sie im Leitfaden mit Vorlagen für Beiträge zur Event-Promotion. Hilfreiche Werkzeuge zur Vorbereitung der Promotion beschreiben wir in unserer Übersicht der Tools für Event-Promotion.

6. Nutzen Sie Suchmaschinen und bezahlte Anzeigen

Wenn potenzielle Teilnehmer bei Google nach Informationen zum Veranstaltungsthema suchen, sollten Sie SEO bereits bei der Erstellung der Website und ihrer Inhalte berücksichtigen.

Prüfen Sie, welche Begriffe Ihre Zielgruppe verwendet, wenn sie nach Informationen zu folgenden Punkten sucht:

  • zum Veranstaltungsthema;
  • zu dem Problem, das Sie lösen;
  • zur Art der Veranstaltung;
  • zum Ort;
  • zu konkreten Themen des Programms.

Veröffentlichen Sie die wichtigsten Informationen direkt auf der Website und nicht ausschließlich in PDF-Dateien oder Grafiken.

Wenn die Veranstaltung regelmäßig stattfindet, sollten Sie außerdem ihre Geschichte im Internet erhalten, damit die Sichtbarkeit nicht für jede Ausgabe von Grund auf neu aufgebaut werden muss.

Bezahlte Anzeigen

Legen Sie vor dem Start einer Kampagne Folgendes fest:

  • wen Sie erreichen möchten;
  • welches Argument Sie präsentieren möchten;
  • zu welcher Seite oder welchem Seitenabschnitt die Anzeige führen soll;
  • welche Handlung als Erfolg gilt.

Sie können Anzeigen getrennt an neue Zielgruppen und an Personen richten, die die Event-Website bereits besucht, die Anmeldung aber nicht abgeschlossen haben.

Wenn die Werbeplattform und die von Ihnen festgelegten Regeln es zulassen, sollten Anzeigen für bereits registrierte Personen möglichst eingeschränkt werden.

Beurteilen Sie eine Kampagne nicht ausschließlich anhand der Zahl der Klicks. Wichtiger ist, wie viele Anmeldungen und verkaufte Tickets sie erzielt hat.

Ändern Sie beim Test verschiedener Anzeigenvarianten jeweils nur ein Element, zum Beispiel das Hauptargument, die Zielgruppe, die Grafik oder die Zielseite. So lässt sich leichter beurteilen, was das Ergebnis tatsächlich beeinflusst hat.

7. Planen Sie Ticketverkauf und Preisaktionen

Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung wird die Art des Ticketverkaufs zu einem Bestandteil der Promotion.

Unterschiedliche Preisvarianten sollten tatsächlichen Unterschieden im Angebot entsprechen, zum Beispiel:

  • dem Umfang des Programms;
  • der Teilnahme an einem zusätzlichen Workshop;
  • der Online- oder Vor-Ort-Teilnahme;
  • zusätzlichen Materialien oder Leistungen.

Erstellen Sie nicht zu viele Pakete, wenn die Teilnehmer die Unterschiede zwischen ihnen nicht leicht verstehen können.

Günstigerer Preis bei frühzeitigem Kauf

Ein Preis für eine frühzeitige Anmeldung, häufig als Early Bird bezeichnet, kann Teilnehmer zu einer schnelleren Entscheidung bewegen.

Die Voraussetzung ist einfach: Die Frist oder die Zahl der verfügbaren Tickets muss tatsächlich gelten.

Nennen Sie ein konkretes Enddatum für den günstigeren Preis oder die Zahl der verfügbaren Tickets. Verlängern Sie die Aktion nicht jedes Mal, wenn die ursprüngliche Frist abläuft, da dies die Glaubwürdigkeit weiterer Mitteilungen schwächt.

Sie können außerdem Rabatte anbieten für:

  • frühere Teilnehmer;
  • Gruppen;
  • Partner;
  • ausgewählte Organisationen;
  • Studierende oder andere festgelegte Gruppen.

Separate Rabattcodes erleichtern die spätere Beurteilung, welche Werbemaßnahmen tatsächlich Verkäufe erzielt haben.

Informationen über das bevorstehende Ende eines günstigeren Preises, die letzten verfügbaren Workshop-Plätze oder den Anmeldeschluss können eine Entscheidung beschleunigen. Kommunizieren Sie jedoch ausschließlich tatsächliche Begrenzungen.

Der Ticketverkaufsprozess sollte Anmeldung, Zahlung, Bestätigung und den aktuellen Teilnehmerstatus miteinander verbinden.

8. Messen Sie, welche Maßnahmen zu Anmeldungen und Verkäufen führen

Es reicht nicht zu wissen, wie viele Personen eine Anzeige gesehen oder die Website besucht haben.

Analysieren Sie den gesamten Prozess:

Website-Aufruf → Übergang zum Formular → begonnene Anmeldung → abgeschlossene Anmeldung → Zahlung → tatsächliche Teilnahme

Analysieren Sie die Ergebnisse nach der Quelle, über die der Teilnehmer auf die Website gelangt ist.

Möglicherweise führt ein Kanal viele Personen auf die Website, von denen sich jedoch nur wenige anmelden, während ein anderer wesentlich weniger Traffic, aber mehr zahlende Teilnehmer generiert.

Achten Sie unter anderem auf:

  • die Zahl der Besuche aus den einzelnen Quellen;
  • die Zahl der begonnenen und abgeschlossenen Anmeldungen;
  • die Zahl der verkauften Tickets;
  • die Kosten pro Anmeldung oder Verkauf;
  • die Ergebnisse der einzelnen Rabattcodes;
  • Unterschiede zwischen Geräten und Sprachversionen;
  • die tatsächliche Anwesenheit.

Prüfen Sie die Ergebnisse regelmäßig und entscheiden Sie auf dieser Grundlage, welche Maßnahmen Sie fortsetzen, welche Sie verbessern und auf welche Sie verzichten.

Eine große Reichweite bedeutet nicht immer wirksame Promotion. Ein kleiner Kanal, der regelmäßig die richtigen Teilnehmer gewinnt, kann für die Veranstaltung wesentlich wertvoller sein.

9. Sammeln Sie Materialien für die nächste Ausgabe

Die Promotion der nächsten Ausgabe beginnt bereits während der aktuellen Veranstaltung.

Planen Sie im Voraus die Sammlung von Materialien, die potenziellen Teilnehmern später zeigen, was sie erwarten können:

  • Fotos;
  • kurze Aufnahmen;
  • Ausschnitte aus Vorträgen;
  • Statements von Teilnehmern und Referenten;
  • Fragen, die während der Sessions gestellt werden;
  • Informationen über die beliebtesten Programmpunkte.

Klären Sie dabei die erforderlichen Rechte zur Nutzung von Personenaufnahmen und anderen Materialien.

Erstellen Sie nach der Veranstaltung eine Zusammenfassung und stellen Sie Materialien bereit, die für die Teilnehmer wertvoll sein können. Wenn der Termin der nächsten Ausgabe bereits feststeht, können Sie auch Personen darüber informieren, die an einer weiteren Teilnahme interessiert sind.

Kopieren Sie die Kampagne des Vorjahres jedoch nicht automatisch. Prüfen Sie, welche Themen, Argumente und Kanäle tatsächlich Anmeldungen erzielt haben, und nutzen Sie diese Informationen für den nächsten Promotion-Plan.

Wenn Sie nur wenig Zeit für regelmäßige Maßnahmen haben, kann der wöchentliche 90-Minuten-Promotion-Plan helfen. Bei einem begrenzten Budget können Sie außerdem unseren Leitfaden zur Event-Promotion mit minimalem Aufwand nutzen.

Eine erfolgreiche Event-Promotion erfordert keine Präsenz in jedem möglichen Kanal. Entscheidend ist, die richtigen Personen mit einer klaren Botschaft über den Wert der Veranstaltung zu erreichen, ihnen einen einfachen Weg zur Anmeldung zu bieten und zu prüfen, welche Maßnahmen tatsächlich zur Teilnahme führen.