Event-Marketing für Unwillige – minimaler Aufwand, maximale Wirkung

Wenn Sie alles selbst machen, ist dieser Artikel für Sie

Sie haben keine Kampagne. Sie haben keine Agentur. Dafür haben Sie aber ein Event, das der Welt gezeigt werden muss. Sie sitzen vor dem Computer und denken: "Wie zum Teufel soll ich das alles schaffen?"

Ich kenne dieses Gefühl. Die meisten Eventorganisatoren sind keine Marketing-Spezialisten – sie sind Experten für Logistik, Programm und Budgets. Und die Promotion? Das ist diese undankbare Sache, die "irgendwie gemacht werden muss".

Die gute Nachricht: Sie müssen kein Marketing-Guru sein, um Ihr Event erfolgreich zu bewerben. Ein Minimum an systematisch durchgeführten Maßnahmen reicht völlig aus. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was Sie tun müssen, damit Ihr Event sichtbar wird

Minimale Promotion-Maßnahmen, die wirklich Sinn machen

Vergessen Sie komplizierte Strategien. Hier sind Ihre grundlegenden Werkzeuge:

Event-Website oder Landing Page

Das ist Ihre wichtigste Waffe. Sie muss enthalten:

• Link zur Anmeldung (großer, sichtbarer Button)
• Event-Agenda
• Informationen über die Referenten
• Datum, Uhrzeit und Ort
• Vorteile für die Teilnehmer

Denken Sie daran: 60% der Personen werden Ihre Website auf dem Smartphone durchsuchen. Prüfen Sie, ob alles lädt und der Anmeldebutton auf dem kleinen Bildschirm leicht zu klicken ist.

Vier Social Media Posts (und nur vier!)

Bombardieren Sie die Leute nicht – das schreckt sie ab. Planen Sie stattdessen vier strategische Posts:

Post 1: Ankündigung (4-6 Wochen vor dem Event) Fügen Sie eine Grafik oder ein Foto von der vorherigen Ausgabe hinzu. Schreiben Sie kurz: was, wo, wann und warum es sich lohnt zu kommen.

Post 2: Event-Nutzen (2-3 Wochen vorher) Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile: "Nach diesem Event wissen Sie, wie...", "Sie lernen Tools kennen, die..."

Post 3: Referent oder Partner (1-2 Wochen vorher) Taggen Sie den Referenten oder Partner im Post. Sie werden ihn wahrscheinlich teilen – und Sie haben kostenlos größere Reichweite.

Post 4: Erinnerung (2-3 Tage vorher) Letzter Call-to-Action. Fügen Sie eine Note der Dringlichkeit hinzu: "Nur noch wenige Plätze verfügbar" oder "Anmeldung endet morgen".

Mailing an die Kontaktdatenbank

Wenn Sie eine E-Mail-Liste haben (auch nur 50 Adressen), senden Sie zwei E-Mails:

• E-Mail 1: Anmeldeankündigung (3-4 Wochen vorher)
• E-Mail 2: Erinnerung (eine Woche vorher)

Die Formel für eine erfolgreiche E-Mail lautet: ein Satz über den Nutzen + großer "Jetzt anmelden" Button. Schreiben Sie keine Romane – Menschen lesen E-Mails 10 Sekunden lang.

Partner und Referenten – Ihre Geheimwaffe

Das ist die am meisten unterschätzte Taktik. Senden Sie Ihren Referenten und Partnern:

• Fertige Grafik zum Teilen
• Beispieltext für einen Post
• Link zur Anmeldung

Nicht jeder wird es machen, aber wenn die Hälfte Ihnen bei der Promotion hilft, verdoppelt sich Ihre Reichweite automatisch. Und sie profitieren auch davon – sie bauen ihre Sichtbarkeit als Experten auf.

Optionale Maßnahmen (falls Sie noch Kraft haben)

Wenn Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie hinzufügen:

"Behind the Scenes" Post – Foto vom Team bei der Event-Vorbereitung oder vom Konferenzsaal. Menschen sehen gerne, was hinter den Kulissen passiert.

Teilnehmer-Zitat – wenn Sie eine zweite Ausgabe organisieren, bitten Sie jemanden von der vorherigen um eine kurze Meinung. Nichts wirkt besser als eine Empfehlung von einem echten Teilnehmer.

Kurzes Einladungsvideo – muss nicht professionell sein. Manchmal wirkt eine 30-sekündige Handyaufnahme besser als ein produzierter Spot.

Blog-Artikel – wenn Sie jemanden haben, der das übernehmen kann, oder Sie selbst gerne schreiben. Ein Artikel zu einem mit dem Event verbundenen Thema kann zusätzliche Teilnehmer anziehen.

Wie ein gutes Anmeldesystem Sie entlastet?

Bei all dieser Promotion ist ein Element am wichtigsten: ein reibungsloser Anmeldeprozess. Denn Sie können die beste Promotion der Welt haben, aber wenn jemand auf "Anmelden" klickt und... nichts passiert, dann war alles was Sie getan haben umsonst.

Ein gutes Anmeldesystem ist Ihr stiller Helfer, der:

Ihnen fertige E-Mail-Vorlagen gibt – Sie müssen nicht von Grund auf Inhalte für Bestätigungen oder Erinnerungen erfinden.

Ein fertiges Formular generiert – Sie müssen sich keine Sorgen über Responsiveness oder Integrationen machen.

Statistiken ohne Excel sammelt – Sie sehen laufend, wie viele Personen sich angemeldet haben, woher sie kamen und wann der größte Traffic war.

Bei CONREGO funktionieren alle diese Funktionen automatisch. Sie konzentrieren sich auf die Promotion und das System kümmert sich um den Rest. Es ist wie einen Assistenten zu haben, der nie schläft und keine Fehler macht.

Sie müssen kein Spezialist sein, um erfolgreich zu bewerben

Event-Marketing ist wirklich keine Raketenwissenschaft. Regelmäßigkeit, ehrliche Kommunikation und ein sichtbarer "Anmelden" Button reichen völlig aus.

Die erfolgreichste Promotion ist die, die:

• Klar sagt, was der Teilnehmer gewinnt
• Regelmäßig, aber nicht aufdringlich erscheint
• Die Anmeldung erleichtert statt sie zu verkomplizieren
• Das Kontaktnetzwerk nutzt (Referenten, Partner, Bekannte)

Wenn Sie dieses Minimum schaffen – Landing Page, vier Posts, zwei E-Mails und um Hilfe bitten – sind Sie bereits einen Schritt vor den meisten Organisatoren, die entweder nichts machen oder alles chaotisch in der letzten Woche erledigen.

Sie brauchen keine perfekte Strategie. Sie brauchen einen guten Plan und ein System, das Sie nicht im Stich lässt, wenn die Teilnehmer sich anmelden. Der Rest ist nur eine Frage der Systematik.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.