Event marketing dla opornych – minimum wysiłku, maksimum efektu

Jeśli robisz wszystko sam/a, ten artykuł jest dla Ciebie

Nie masz kampanii. Nie masz agencji. Masz za to wydarzenie, które trzeba pokazać światu. Siedzisz przed komputerem i myślisz: "jak do cholery mam to wszystko ogarnąć?"

Znam to uczucie. Większość organizatorów wydarzeń to nie specjaliści od marketingu – to eksperci od logistyki, programu, budżetów. A promocja? To ta niewdzięczna rzecz, która "jakoś musi się zrobić".

Dobra wiadomość: nie musisz być guru marketingu, żeby skutecznie wypromować swoje wydarzenie. Wystarczy minimum działań wykonanych systematycznie. Ten artykuł podpowiada, co zrobić, żeby było widać Twój event

Minimum działań promocyjnych, które naprawdę mają sens

Zapomnij o skomplikowanych strategiach. Oto Twoje podstawowe narzędzia:

Strona wydarzenia lub landing page

To Twoja najważniejsza broń. Musi zawierać:

• Link do rejestracji (duży, widoczny przycisk)
• Agendę wydarzenia
• Informacje o prelegentach
• Datę, godzinę i miejsce
• Korzyści dla uczestników

Pamiętaj: 60% osób będzie przeglądać Twoją stronę na telefonie. Sprawdź, czy wszystko się ładuje i czy przycisk rejestracji jest łatwy do kliknięcia na małym ekranie.

Cztery posty w social mediach (i tylko cztery!)

Nie bombarduj ludzi – to ich zniechęci. Zamiast tego zaplanuj cztery strategiczne posty:

Post 1: Zapowiedź (4-6 tygodni przed wydarzeniem) Dodaj grafikę lub zdjęcie z poprzedniej edycji. Napisz krótko: co, gdzie, kiedy i dlaczego warto przyjść.

Post 2: Wartość wydarzenia (2-3 tygodnie przed) Skup się na korzyściach: "Po tym wydarzeniu będziesz wiedzieć jak...", "Poznasz narzędzia, które..."

Post 3: Prelegent lub partner (1-2 tygodnie przed) Oznacz prelegenta lub partnera w poście. Oni prawdopodobnie go udostępnią – i masz większy zasięg za darmo.

Post 4: Przypomnienie (2-3 dni przed) Ostatni call-to-action. Dodaj nutkę pilności: "Zostało tylko kilka miejsc" lub "Rejestracja kończy się jutro".

Mailing do bazy kontaktów

Jeśli masz bazę e-mailową (nawet 50 adresów), wyślij dwa maile:

• Mail 1: Ogłoszenie rejestracji (3-4 tygodnie przed)
• Mail 2: Przypomnienie (tydzień przed)

Formuła na skuteczny mail to: jedno zdanie o korzyści + duży przycisk "Zarejestruj się". Nie pisz powieści – ludzie czytają maile przez 10 sekund.

Partnerzy i prelegenci – Twoja tajna broń

To najbardziej niedoceniana taktyka. Wyślij swoim prelegentom i partnerom:

• Gotową grafikę do udostępnienia
• Przykładowy tekst posta
• Link do rejestracji

Nie każdy to zrobi, ale jeśli połowa pomoże Ci z promocją, Twój zasięg automatycznie się podwoi. A oni też na tym zyskują – budują swoją widoczność jako eksperci.

Działania opcjonalne (jeśli masz jeszcze siłę)

Gdy opanujesz już podstawy, możesz dodać:

Post "za kulisami" – zdjęcie zespołu przygotowującego wydarzenie lub sali konferencyjnej. Ludzie lubią widzieć, co dzieje się w tle.

Cytat od uczestnika – jeśli organizujesz drugą edycję, poproś kogoś z poprzedniej o krótką opinię. Nic nie działa lepiej niż rekomendacja od prawdziwego uczestnika.

Krótkie wideo z zaproszeniem – nie musi być profesjonalne. Czasem 30-sekundowe nagranie na telefon działa lepiej niż wyprodukowany spot.

Wpis na bloga – jeśli masz komu to zlecić lub sam lubisz pisać. Artykuł na temat związany z wydarzeniem może przyciągnąć dodatkowych uczestników.

Jak dobry system rejestracji Cię odciąża?

W całej tej promocji najważniejszy jest jeden element: sprawny proces rejestracji. Bo możesz mieć najlepszą promocję świata, ale jeśli ktoś kliknie "Zarejestruj się" i... nic się nie wydarzy, to wszystko co zrobiłeś pójdzie na marne.

Dobry system rejestracji to Twój cichy pomocnik, który:

Daje Ci gotowe szablony e-maili – nie musisz wymyślać od zera treści potwierdzeń czy przypomnień.

Generuje gotowy formularz – nie musisz się martwić o responsywność czy integracje.

Zbiera statystyki bez Excela – widzisz na bieżąco, ile osób się zarejestrowało, skąd przyszły i kiedy był największy ruch.

W CONREGO wszystkie te funkcje działają automatycznie. Ty się skupiasz na promocji, a system zajmuje się resztą. To jak posiadanie asystenta, który nigdy nie śpi i nie popełnia błędów.

Nie musisz być specjalistą, żeby promować skutecznie

Event marketing to naprawdę nie rocket science. Wystarczy regularność, uczciwa komunikacja i widoczny przycisk "Zarejestruj się".

Najbardziej skuteczna promocja to ta, która:

• Mówi jasno, co uczestnik zyska
• Pojawia się regularnie, ale nie nachalnie
• Ułatwia rejestrację zamiast ją komplikować
• Wykorzystuje sieć kontaktów (prelegenci, partnerzy, znajomi)

Jeśli dasz radę zrobić to minimum – landing page, cztery posty, dwa maile i poproszenie o pomoc – już jesteś o krok przed większością organizatorów, którzy albo nie robią nic, albo robią wszystko chaotycznie w ostatnim tygodniu.

Nie potrzebujesz perfekcyjnej strategii. Potrzebujesz dobrego planu i systemu, który Cię nie zawiedzie, gdy uczestnicy zaczną się rejestrować. Reszta to już tylko kwestia systematyczności.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.