Jak księgować sprzedaż wejściówek na wydarzenie?

Od wyboru sposobu rozliczeń zależy nie tylko efektywność finansowa wydarzenia, ale także zgodność z obowiązującymi regulacjami. W tym artykule przeanalizujemy różne modele księgowania oraz wskażemy, jak system rejestracji uczestników CONREGO może zautomatyzować ten proces.

Księgowanie sprzedaży wejściówek a podatek VAT

Decydując się na sprzedaż biletów, organizator musi rozważyć kwestię podatku VAT. Kluczowe aspekty to:

• Stawka VAT – Standardowa stawka VAT na bilety w Polsce to 23%, ale niektóre wydarzenia, jak konferencje naukowe organizowane przez jednostki edukacyjne, mogą korzystać ze zwolnienia z VAT.
  WAŻNE: W obecnej wersji CONREGO nie ma możliwości stosowania kilku stawek VAT równolegle podczas obsługi sprzedaży na wydarzenie!
• Podmiot wystawiający fakturę – Jeśli organizator samodzielnie sprzedaje bilety, to on wystawia fakturę i rozlicza VAT. W przypadku sprzedaży przez pośrednika fakturę wystawia on, naliczając standardową stawkę VAT.

Sprzedaż bezpośrednia – większa kontrola nad księgowością

Wybór samodzielnej sprzedaży jest korzystny dla organizatorów, którzy chcą:

• uniknąć dodatkowych kosztów prowizji pośredników,
• wystawiać faktury zgodne ze stawką VAT właściwą dla wydarzenia,
• mieć pełną kontrolę nad finansami.

W CONREGO proces ten jest w pełni zautomatyzowany. Nasz system rejestracji uczestników:

• generuje faktury pro forma i końcowe dla uczestników,
• integruje się z systemami księgowymi, dzięki czemu nie trzeba migrować faktur pomiędzy systemami,
• obsługuje płatności online z automatycznym potwierdzeniem zaksięgowania wpłaty.

Warto pamiętać, że dla sprzedaży powyżej 15 000 PLN netto płatność może podlegać mechanizmowi podzielonej płatności (split payment).

Sprzedaż przez pośrednika – minimum formalności, ale wyższe koszty

Jeśli organizator zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym podmiotem:

• to pośrednik wystawia faktury pro forma i końcowe uczestnikom,
• narzuca stawkę VAT 23% (co może zwiększyć ceny biletów),
• pobiera prowizję (z reguły zależną od liczby i wartości transakcji).

Główną zaletą jest redukcja obowiązków księgowych – organizator wystawia jedną fakturę miesięcznie pośrednikowi za sprzedane wejściówki. Usługa pośrednika zwalnia też w pewnym stopniu organizatora z odpowiedzialności za poprawność dokumentów, ponieważ nie jest on bezpośrednim sprzedawcą biletów.

Faktura pro forma a obowiązek podatkowy

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, ale często służy do potwierdzenia rejestracji i wezwania do płatności. Warto wiedzieć, że:

• opłata przelewem na podstawie faktury pro forma może podlegać mechanizmowi podzielonej płatności, ponieważ to płatnik decyzuje o parametrach przelewu,
• przy transakcjach powyżej 15 000 PLN netto split payment jest obowiązkowy,
• jeśli uczestnik wpłaci środki na podstawie pro formy, organizator musi wystawić fakturę zaliczkową lub końcową VAT (rozwiniemy ten wątek w dalszej części artykułu).

Faktury dla uczestników zagranicznych – błędy i poprawne praktyki

Jednym z częstych błędów jest wystawianie faktur VAT ze stawką 0% dla uczestników zagranicznych. Udział w wydarzeniu na terenie kraju nie jest eksportem usług, więc standardowa stawka VAT obowiązuje niezależnie od kraju rejestracji uczestnika.

W przypadku sprzedaży do firm zagranicznych warto sprawdzić, czy spełniają one warunki do odwrotnego obciążenia VAT (np. usługi edukacyjne B2B mogą podlegać zasadom VAT w kraju odbiorcy).

Faktura zaliczkowa czy faktura końcowa?

Jeśli sprzedaż biletów rozpoczyna się wcześniej niż 45 dni przed wydarzeniem, organizator może:

• wystawić fakturę zaliczkową w momencie otrzymania wpłaty i fakturę końcową po wydarzeniu,
• wystawić od razu końcową fakturę VAT, jeśli oprócz biletu oferuje dodatkową usługę natychmiastowo dostarczaną (np. usługa rejestracji uczestnika, która jest czymś innym niż usługa uczestnictwa w wydarzeniu).

Dzięki CONREGO organizator może skonfigurować system tak, by odpowiednie faktury były wystawiane automatycznie. System nie oferuje jednak funkcji wystawiania faktur zaliczkowych.

Zwolnienie z VAT – kto może skorzystać?

Organizatorzy mogą być zwolnieni z VAT, jeśli ich roczne przychody nie przekraczają limitu 200 000 PLN. Warto jednak pamiętać, że przekroczenie tej kwoty oznacza konieczność rejestracji do VAT i naliczania podatku od sprzedanych biletów.

Podsumowanie – jak CONREGO automatyzuje księgowość?

CONREGO eliminuje ręczne księgowanie i ryzyko błędów, oferując:

• integrację z bramkami płatniczymi (np. PayU, Przelewy24, Stripe, PayPal),
• integrację z systemami księgowymi (np. Fakturownia.pl),
• automatyczne generowanie faktur VAT i pro forma,
• obsługę wielu walut i języków, co jest kluczowe dla wydarzeń międzynarodowych.

Automatyzacja procesów księgowych pozwala organizatorom skupić się na tym, co najważniejsze – organizacji wydarzenia i zapewnieniu najlepszych doświadczeń uczestnikom. To nowoczesne podejście do księgowości w eventach pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także znacząco zwiększyć efektywność operacyjną.

Jeśli chcesz przetestować, jak CONREGO może pomóc w księgowaniu sprzedaży wejściówek, załóż konto testowe i sprawdź wszystkie funkcje w praktyce.

Nota prawna: Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. CONREGO nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte przez organizatora na podstawie zawartych w nim treści. Przed podjęciem jakichkolwiek działań w zakresie księgowania sprzedaży wejściówek zalecamy konsultację z licencjonowanym doradcą podatkowym lub właściwym organem skarbowym.