Jak wybrać idealny system rejestracji, który zachwaci uczestników?

Wybór systemu rejestracji może przesądzić o sukcesie Twojego wydarzenia. Poznaj kluczowe kryteria, które pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję.

Jak wybrać idealny system rejestracji, który zachwaci uczestników?

Pamiętasz moment, gdy formularz rejestracji na Twoje wydarzenie przestał działać na tydzień przed konferencją? Albo kiedy uczestnicy narzekali na skomplikowany proces rejestracji? Może zdarzyło Ci się ręcznie eksportować dane do Excela, bo system nie oferował potrzebnych raportów?

Jako event manager wiesz, że wybór odpowiedniego systemu rejestracji to jedna z najważniejszych decyzji w procesie organizacji wydarzenia. To nie tylko narzędzie do zbierania zgłoszeń – to fundament komunikacji z uczestnikami, zarządzania płatnościami i klucz do gromadzenia cennych danych.

W tym kompleksowym przewodniku przeprowadzę Cię przez proces wyboru systemu, który nie tylko usprawni Twoją pracę, ale także zapewni uczestnikom płynne i profesjonalne doświadczenie od pierwszego kontaktu z Twoim wydarzeniem.

Na co zwrócić uwagę wybierając system rejestracji?

Wybór systemu rejestracji to nie decyzja, którą podejmujesz na podstawie atrakcyjnej strony internetowej dostawcy czy przekonującego e-maila sprzedażowego. To strategiczna decyzja biznesowa, która wymaga dokładnej analizy potrzeb Twojego wydarzenia i organizacji.

1. Elastyczność i dostosowanie do Twoich potrzeb

Każde wydarzenie jest inne – od kameralnych warsztatów po wielodniowe konferencje z równoległymi ścieżkami tematycznymi. Twój system rejestracji powinien dostosować się do specyfiki Twojego wydarzenia, a nie zmuszać Cię do dostosowania wydarzenia do ograniczeń systemu.

Zadaj sobie pytania:

Przykład z życia: Organizator konferencji technologicznej potrzebował różnych formularzy dla uczestników, prelegentów i przedstawicieli mediów, z odmiennymi polami i ścieżkami rejestracji. Sztywny system, który początkowo wybrał, nie pozwalał na takie zróżnicowanie, co zmusiło go do tworzenia osobnych wydarzeń w systemie i ręcznego scalania danych – generując dodatkową pracę i ryzyko błędów.

2. Doświadczenie użytkownika i intuicyjność procesu rejestracji

Pamiętaj, że formularz rejestracji jest często pierwszym punktem kontaktu uczestnika z Twoim wydarzeniem. Skomplikowany, nieintuicyjny proces może zniechęcić potencjalnych uczestników i negatywnie wpłynąć na postrzeganie Twojej marki.

Na co zwrócić uwagę:

Przykład z życia: Nasza klientka, która organizowała cykl szkoleń zauważyła, że po zmianie systemu rejestracji na bardziej intuicyjny i mobilny, współczynnik ukończonych rejestracji wzrósł o 28%. Prostszy formularz zachęcał więcej osób do dokończenia procesu rejestracji, co bezpośrednio przełożyło się na większą liczbę uczestników.

3. Zarządzanie płatnościami i integracje finansowe

Skuteczny system rejestracji powinien upraszczać nie tylko sam proces zapisów, ale także zarządzanie płatnościami – zarówno dla Ciebie, jak i dla uczestników.

Kluczowe aspekty do rozważenia:

Przykład z życia: Organizator międzynarodowej konferencji potrzebował systemu, który obsługiwałby płatności w różnych walutach i metodach (karty, przelewy, PayPal). System, który wybrał, oferował te funkcje, ale nie integrował się z jego systemem księgowym, co oznaczało konieczność importu faktur z każdej transakcji – czasochłonny proces, którego można było uniknąć przy lepszym rozeznaniu rynku.

Kluczowe funkcje, na które warto zwrócić uwagę

Poza podstawowymi kryteriami wyboru, istnieją specyficzne funkcje, które mogą znacząco usprawnić proces organizacji wydarzenia i zwiększyć satysfakcję uczestników.

1. Automatyzacja komunikacji i marketing

System rejestracji to nie tylko narzędzie do zbierania zgłoszeń – to potężne narzędzie komunikacji z uczestnikami na każdym etapie wydarzenia.

Sprawdź, czy system oferuje:

Przykład z życia: Event manager konferencji edukacyjnej wykorzystał system z zaawansowaną automatyzacją komunikacji, aby wysyłać uczestnikom spersonalizowane agendy bazujące na wybranych przez nich sesjach, wraz z przypomnieniami dzień przed każdą sesją. Efekt? Znacznie wyższa frekwencja na sesjach i pozytywne komentarze uczestników doceniających „osobiste podejście".

2. Analityka i raportowanie

Dane z systemu rejestracji to kopalnia wiedzy, która może pomóc Ci w podejmowaniu strategicznych decyzji i optymalizacji przyszłych wydarzeń.

Kluczowe pytania:

Przykład z życia: Organizator corocznych targów branżowych dzięki zaawansowanej analityce swojego systemu rejestracji odkrył, że największa konwersja z rejestracji na faktyczną obecność dotyczy uczestników, którzy rejestrowali się między 2 a 4 tygodniami przed wydarzeniem. Pozwoliło mu to zoptymalizować kampanie marketingowe i zwiększyć frekwencję o 15% w kolejnej edycji.

3. Obsługa check-in i zarządzanie na miejscu wydarzenia

System rejestracji powinien wspierać Cię nie tylko przed wydarzeniem, ale również w trakcie jego trwania.

Co warto sprawdzić:

Przykład z życia: Koordynatorka dużej konferencji branżowej wybrała system z funkcją check-in, który zredukował czas obsługi przybywających uczestników do średniego czasu 35 sekund. Skróciło to czas oczekiwania w kolejce z przeciętnych 15 minut do zaledwie 3 minut, znacząco poprawiając pierwsze wrażenie uczestników.

Pytania, które warto zadać dostawcy systemu

Po zidentyfikowaniu swoich potrzeb i kluczowych funkcji, nadchodzi moment rozmowy z potencjalnymi dostawcami. Oto pytania, które pomogą Ci podjąć świadomą decyzję:

1. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

W erze RODO i rosnącej świadomości prywatności danych, kwestie bezpieczeństwa są kluczowe.

2. Wsparcie techniczne i wdrożenie

Nawet najlepszy system może stwarzać problemy, jeśli nie masz odpowiedniego wsparcia.

3. Skalowalność i niezawodność

System powinien rosnąć wraz z Twoimi potrzebami i działać niezawodnie niezależnie od obciążenia.

Jak podjąć ostateczną decyzję?

Po zgromadzeniu wszystkich informacji, nadchodzi moment decyzji. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci dokonać właściwego wyboru:

1. Przeprowadź test systemu

Niczym nie zastąpisz praktycznego doświadczenia. Większość renomowanych dostawców oferuje wersje demo lub okresy próbne.

2. Sprawdź referencje i case studies

Doświadczenia innych organizatorów mogą być nieocenionym źródłem informacji.

3. Oceń całkowity koszt użytkowania

Cena to nie tylko miesięczny abonament – rozważ wszystkie koszty związane z wdrożeniem i użytkowaniem systemu.

Podsumowanie: inwestycja w przyszłość Twoich wydarzeń

Wybór systemu rejestracji to nie jednorazowa decyzja, ale strategiczna inwestycja w przyszłość Twoich wydarzeń. Odpowiedni system nie tylko usprawnia procesy organizacyjne, ale buduje profesjonalny wizerunek Twojej marki i zwiększa satysfakcję uczestników.

Najlepsze systemy rejestracji, takie jak CONREGO, oferują znacznie więcej niż tylko zbieranie zgłoszeń – to kompletne rozwiązania wspierające Cię na każdym etapie organizacji wydarzenia, od planowania po analizę wyników.

Pamiętaj, że system, który sprawdza się w przypadku konferencji naukowej, może nie być idealnym wyborem dla festiwalu muzycznego. Dlatego tak ważne jest dokładne określenie swoich potrzeb i priorytetów przed podjęciem decyzji.

Zachęcam Cię do dogłębnej analizy dostępnych opcji, zadawania trudnych pytań dostawcom i wyboru rozwiązania, które nie tylko spełni Twoje obecne wymagania, ale będzie w stanie rosnąć wraz z Twoimi ambicjami i skalą organizowanych wydarzeń.

A jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia w procesie wyboru lub masz pytania dotyczące funkcjonalności systemów rejestracji, nasi eksperci są zawsze gotowi do pomocy i dzielenia się swoim wieloletnim doświadczeniem w branży eventowej.

Tomasz Chrościechowski

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie