System do obsługi wydarzeń może łączyć stronę internetową, formularz rejestracyjny, bilety, płatności, komunikację z uczestnikami, check-in oraz raportowanie. Nie każda organizacja potrzebuje jednak wszystkich tych funkcji.

Rozwiązanie odpowiednie dla cyklu płatnych kongresów może być niepotrzebnie rozbudowane dla jednego niewielkiego, bezpłatnego spotkania. Z kolei prosty formularz może nie wystarczyć przy wydarzeniu z kilkoma grupami uczestników, różnymi cenami, płatnościami, wieloma wersjami językowymi czy odmiennymi zasadami dostępu.

Zacznij od własnego procesu

Zanim zaczniesz porównywać systemy, opisz sposób, w jaki ma przebiegać obsługa Twojego wydarzenia.

Zacznij od momentu wejścia uczestnika na stronę wydarzenia i przejdź przez kolejne etapy:

  • wybór rodzaju uczestnictwa;
  • wypełnienie formularza;
  • płatność, jeśli wydarzenie jest płatne;
  • potwierdzenie rejestracji;
  • komunikację przed wydarzeniem;
  • ewentualną zmianę danych;
  • check-in;
  • raportowanie po zakończeniu wydarzenia.

Uwzględnij również sytuacje mniej typowe: rejestrację grupową, kod rabatowy, fakturę, rezygnację, zmianę uczestnika, brak kodu QR czy problemy z dostępem do internetu podczas pracy recepcji.

Następnie podziel wymagania na trzy grupy:

  • obowiązkowe - bez nich system nie spełni potrzeb wydarzenia;
  • dodatkowe - są przydatne, ale można bez nich zrealizować wydarzenie;
  • nieistotne przy tym wydarzeniu - nie powinny wpływać na decyzję.

Staraj się opisywać wymagania konkretnie. Zamiast zapisywać „elastyczny formularz”, określ, czego rzeczywiście potrzebujesz, na przykład:

Pole z danymi do faktury powinno pojawić się tylko wtedy, gdy uczestnik zaznaczy, że chce otrzymać fakturę.

Takie wymaganie można łatwo sprawdzić podczas prezentacji systemu.

Jakie funkcje systemu rejestracji warto sprawdzić?

Obszar Co sprawdzić w praktyce?
Formularze Pola warunkowe, różne ścieżki rejestracji, limity, poprawność danych, wygodę na telefonie, dostępność i wersje językowe
Bilety i płatności Ceny, rabaty, grupy, waluty, statusy płatności, faktury i zasady zwrotów
Uczestnicy Filtrowanie danych, działania na wielu rekordach, wykrywanie duplikatów, możliwość aktualizacji danych i podział uprawnień
Komunikacja Szablony wiadomości, personalizację, automatyczne wysyłki, zgody i informacje o błędach dostarczenia
Program Sesje, limity miejsc, zapisy na wybrane części programu i agenda uczestnika
Check-in Skanowanie kodów QR, wyszukiwanie uczestników, druk identyfikatorów, sposób działania w przypadku problemów z internetem i dane o frekwencji
Raporty Filtrowanie danych, tworzenie potrzebnych zestawień i eksport do dalszej analizy
Administracja Podział uprawnień, obsługę wielu wydarzeń oraz możliwość oddzielenia danych różnych projektów lub klientów

Nie każda z tych funkcji będzie potrzebna w każdym projekcie. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy dana funkcja ułatwia realizację konkretnego procesu, ogranicza pracę ręczną albo zmniejsza ryzyko błędu.

Podczas prezentacji poproś dostawcę, aby pokazał działanie funkcji na przykładzie podobnym do Twojego wydarzenia.

Integracje i eksport danych

Jeżeli system rejestracji ma współpracować z innymi narzędziami, przygotuj ich listę jeszcze przed wyborem dostawcy. Mogą to być między innymi:

  • system księgowy;
  • bramka płatnicza;
  • CRM;
  • narzędzie do wysyłki SMS;
  • platforma webinarowa;
  • system analityczny;
  • inne rozwiązania wykorzystywane w organizacji.

Nie wystarczy informacja, że system „integruje się” z danym narzędziem. Sprawdź, jakie dane są wymieniane, w którym kierunku, jak często i czy proces odbywa się automatycznie.

Zapytaj również, co dzieje się w przypadku błędu połączenia i kto odpowiada za jego rozwiązanie.

Jeżeli potrzebujesz niestandardowej integracji, sprawdź, czy system udostępnia API oraz czy dostępna jest dokumentacja pozwalająca ocenić możliwości połączenia.

Równie ważny jest eksport danych. Przed podjęciem decyzji sprawdź, czy będziesz w stanie pobrać informacje, których potrzebujesz po wydarzeniu lub po zakończeniu współpracy z dostawcą.

Może to obejmować między innymi:

  • dane uczestników;
  • zgody;
  • zamówienia;
  • płatności;
  • informacje o obecności;
  • dane potrzebne do raportowania.

Warto wykonać próbny eksport podczas testów systemu i sprawdzić, czy otrzymane dane są kompletne i użyteczne bez czasochłonnego ręcznego porządkowania.

Bezpieczeństwo i RODO

Nie ograniczaj się do pytania: „Czy system jest zgodny z RODO?”. Samo takie zapewnienie niewiele mówi o rzeczywistym sposobie przetwarzania danych.

Sprawdź między innymi:

  • jaką rolę pełni dostawca wobec danych uczestników;
  • czy dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych;
  • gdzie dane są przetwarzane;
  • z jakich dalszych dostawców korzysta firma;
  • jak zabezpieczone są dane i kopie zapasowe;
  • jak nadawane i odbierane są uprawnienia administratorom;
  • czy możliwe jest dodatkowe zabezpieczenie logowania;
  • jak wygląda postępowanie w przypadku awarii lub naruszenia bezpieczeństwa;
  • co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy.

Funkcje systemu mogą wspierać organizatora w realizacji obowiązków, ale samo narzędzie nie zapewnia zgodności z RODO. Znaczenie mają również sposób konfiguracji, procedury organizatora i faktyczny sposób korzystania z danych.

Szczegółową listę zagadnień znajdziesz w poradniku RODO w systemie rejestracji uczestników.

Wsparcie i wdrożenie

Przed wyborem systemu sprawdź nie tylko jego funkcje, ale również sposób, w jaki dostawca pomaga klientom.

Zapytaj:

  • w jakich godzinach działa wsparcie;
  • jak można zgłaszać problemy;
  • jaki jest czas reakcji;
  • czy dostępne jest wsparcie w dniu wydarzenia;
  • kto pomaga przy konfiguracji systemu;
  • czy dostępne są szkolenia i materiały instruktażowe;
  • kto odpowiada za integracje i testy.

Jeżeli dostawca oferuje SLA, sprawdź, czego dokładnie dotyczy deklarowany poziom dostępności oraz jakie są zasady reakcji na poważne problemy.

Równie ważny jest zakres wdrożenia. Ustal, które zadania wykonuje dostawca, a które pozostają po stronie organizatora.

Nawet dobry system wymaga osoby, która po stronie organizatora będzie odpowiadała za konfigurację, testy i podejmowanie decyzji.

Czy system poradzi sobie ze skalą Twojego wydarzenia?

Sama liczba uczestników nie wystarcza do oceny potrzeb.

Znaczenie może mieć również:

  • ilu uczestników może rejestrować się w tym samym czasie;
  • ile wiadomości będzie wysyłanych;
  • ilu administratorów będzie pracować w systemie;
  • ile wydarzeń będzie obsługiwanych równocześnie;
  • ile stanowisk recepcyjnych będzie działać podczas wydarzenia.

Jeżeli organizujesz duże wydarzenie, zapytaj dostawcę o ograniczenia systemu i doświadczenie z projektami o podobnej skali.

Przy cyklicznych wydarzeniach warto również sprawdzić, czy można łatwo kopiować konfigurację poprzednich edycji, tworzyć szablony, nadawać różne uprawnienia zespołom i obsługiwać kilka wydarzeń w jednym środowisku.

Jak przeprowadzić test systemu?

Nie ograniczaj się do prezentacji przygotowanej przez handlowca. Najwięcej dowiesz się, gdy system zostanie sprawdzony na sytuacjach, które rzeczywiście mogą wystąpić podczas Twojego wydarzenia.

Wybierz z poniższej listy scenariusze odpowiadające Twojemu projektowi:

  1. utworzenie dwóch rodzajów uczestnictwa wymagających innych danych;
  2. rejestracja na telefonie i w różnych wersjach językowych;
  3. zastosowanie pytania warunkowego w formularzu;
  4. przeprowadzenie płatności i sprawdzenie sytuacji, gdy płatność się nie powiedzie;
  5. wysłanie automatycznego potwierdzenia;
  6. aktualizacja danych uczestnika;
  7. import listy uczestników i sprawdzenie duplikatów;
  8. wysłanie wiadomości tylko do wybranej grupy;
  9. check-in za pomocą kodu QR;
  10. wyszukanie osoby, która nie ma przy sobie kodu;
  11. poprawienie danych i ponowny wydruk identyfikatora;
  12. ograniczenie dostępu administratora do wybranych danych;
  13. przygotowanie raportu i eksport danych po wydarzeniu.

Podczas testu zwróć uwagę nie tylko na to, czy dana operacja jest możliwa, ale również na to, ile wymaga kroków i czy administrator będzie w stanie wykonać ją samodzielnie.

Jeżeli masz dostęp do wersji próbnej, po prezentacji powtórz najważniejsze scenariusze bez pomocy przedstawiciela dostawcy.

Policz rzeczywisty koszt korzystania z systemu

Nie porównuj wyłącznie ceny licencji.

Całkowity koszt może obejmować:

  • licencję;
  • opłaty zależne od liczby uczestników lub wydarzeń;
  • prowizje od transakcji;
  • wdrożenie;
  • dodatkowe integracje;
  • przeniesienie danych;
  • szkolenia;
  • sprzęt potrzebny podczas wydarzenia;
  • dodatkowe usługi;
  • pracę, którą zespół nadal będzie wykonywał ręcznie.

Sprawdź również, czy koszt zmienia się po przekroczeniu określonej liczby uczestników, administratorów, wydarzeń lub wysyłanych wiadomości.

Jeżeli system obsługuje płatności, oddziel opłaty pobierane przez dostawcę systemu od opłat operatora płatności.

Warto również sprawdzić, czy po zakończeniu współpracy możesz łatwo pobrać potrzebne dane i czy wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Tabela oceny dostawców

Przed rozpoczęciem prezentacji ustal, które kryteria są dla Ciebie najważniejsze. Wagi powinny łącznie wynosić 100%.

Każde rozwiązanie oceniaj według tej samej skali, na przykład od 0 do 5.

Kryterium Przykładowa waga Jak zweryfikować? Dostawca A Dostawca B
Realizacja najważniejszych procesów 25% Demo i test własnych scenariuszy
Wygoda uczestnika i administratora 15% Test na telefonie i w panelu administracyjnym
Bezpieczeństwo i RODO 15% Dokumentacja i odpowiedzi dostawcy
Integracje i eksport danych 15% Test integracji lub próbny eksport
Wsparcie i wdrożenie 10% Warunki współpracy i zakres pomocy
Możliwość obsługi większej skali 10% Limity systemu i doświadczenie dostawcy
Koszt korzystania 10% Pełna wycena wszystkich potrzebnych elementów

Tabela pomaga uporządkować porównanie, ale nie powinna przesłaniać wymagań obowiązkowych. Jeżeli system nie spełnia funkcji niezbędnej do realizacji wydarzenia, wysoka ocena w mniej istotnych obszarach nie rozwiązuje problemu.

Najważniejsze ustalenia dotyczące funkcji, zakresu wdrożenia, wsparcia i kosztów warto potwierdzić w ofercie lub umowie.

Dobry system powinien pasować do Twojego sposobu pracy

Nie istnieje jeden system rejestracji odpowiedni dla każdego wydarzenia. Rozwiązanie powinno odpowiadać skali projektu, sposobowi rejestracji, wymaganiom dotyczącym płatności, komunikacji, obsługi uczestników i pracy zespołu.

CONREGO jest systemem rejestracji i obsługi wydarzeń, który możesz ocenić według tych samych zasad: sprawdzić najważniejsze procesy, przetestować sposób pracy administratora i uczestnika oraz porównać zakres funkcji, wsparcia i kosztów.

Najlepszym wyborem nie będzie więc system z najdłuższą listą możliwości, lecz taki, który dobrze obsłuży procesy naprawdę potrzebne przy Twoich wydarzeniach.