Płatności na wydarzeniu: od wyboru metod po pełną automatyzację

Sprawny system płatności to klucz do sukcesu wydarzenia. Poznaj metody, które usprawniają proces zakupu biletów i oszczędzają Twój czas.

Płatności na wydarzeniu: od wyboru metod po pełną automatyzację

Sprawny system płatności to klucz do sukcesu wydarzenia. Poznaj metody, które usprawniają proces zakupu biletów i oszczędzają Twój czas.

Jakich metod płatności oczekują współcześni uczestnicy?

Pamiętasz czasy, gdy jedyną opcją była wpłata na konto i potwierdzenie przelewem tradycyjnym? Te dni minęły, a współcześni uczestnicy wydarzeń mają znacznie wyższe oczekiwania dotyczące płatności.

Z naszych obserwacji wynika, że dzisiejsi uczestnicy oczekują przede wszystkim:

Szybkich płatności online

Przelewy natychmiastowe i systemy płatności online (tzw. pay-by-linki) to obecnie standard. Pozwalają uczestnikowi zapłacić w kilka sekund, bez opuszczania procesu rejestracji. Co więcej, Ty jako organizator otrzymujesz natychmiastowe potwierdzenie płatności, co eliminuje konieczność ręcznej weryfikacji wpłat.

Płatności kartami płatniczymi

Karty kredytowe i debetowe to drugi najpopularniejszy wybór, szczególnie wśród uczestników międzynarodowych. Dla zagranicznych gości to często jedyna akceptowalna metoda płatności, ponieważ nie mają oni dostępu do lokalnych systemów bankowych.

Systemów cyfrowych portfeli

Rozwiązania takie jak PayPal, Apple Pay czy Google Pay zyskują na popularności, szczególnie wśród młodszych uczestników i osób rejestrujących się przez urządzenia mobilne. Jednym kliknięciem mogą autoryzować płatność bez konieczności wpisywania danych karty czy logowania do banku.

Elastyczności dla firm

Dla uczestników korporacyjnych kluczowa jest możliwość otrzymania faktury pro forma i dokonania płatności tradycyjnym przelewem. Firmy często mają swoje procedury księgowe, które wymagają wcześniejszego zatwierdzenia wydatku i nie mogą korzystać z natychmiastowych płatności.

Case study: Podczas organizacji konferencji technologicznej zauważyliśmy, że oferując wszystkie powyższe metody płatności, zwiększyliśmy współczynnik ukończonych rejestracji o 24% w porównaniu do poprzedniej edycji, gdzie oferowaliśmy tylko przelew tradycyjny i płatność kartą.

Sprzedaż własna czy przez pośrednika? Porównanie, które warto znać

Stojąc przed wyborem systemu płatności, musisz podjąć fundamentalną decyzję: czy chcesz samodzielnie obsługiwać płatności, czy może lepiej skorzystać z usług pośrednika?

Zalety sprzedaży bezpośredniej

Pełna kontrola nad procesem — masz wpływ na każdy element procesu płatności, od wybranych metod po komunikację z uczestnikiem.

Niższe opłaty — eliminujesz dodatkową marżę pośrednika, co przy dużej liczbie transakcji może przynieść znaczące oszczędności.

Natychmiastowy dostęp do środków — pieniądze trafiają bezpośrednio na Twoje konto, bez oczekiwania na przelew od pośrednika.

Wyzwania sprzedaży bezpośredniej

Obowiązki księgowe — musisz samodzielnie wystawiać faktury, kontrolować płatności i prowadzić odpowiednią dokumentację.

Konieczność integracji z bramkami płatności — wymaga to wiedzy technicznej lub współpracy z dostawcą systemu rejestracji.

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo transakcji — choć większość tego ciężaru spoczywa na dostawcach bramek płatniczych, to Ty jako organizator musisz zadbać o zgodność z przepisami ochrony danych.

Kiedy warto rozważyć pośrednika?

Sprzedaż przez pośrednika (np. platformy sprzedaży biletów) ma sens, gdy:

W praktyce, przy większych wydarzeniach (B2B, branżowych, międzynarodowych), własna sprzedaż daje więcej elastyczności i niezależności. Zwłaszcza gdy towarzyszy jej dobra automatyzacja.

Jak system rejestracji automatyzuje proces płatności?

Nowoczesne systemy rejestracji, takie jak CONREGO, oferują znacznie więcej niż tylko zbieranie danych uczestników. Stanowią one kompletne rozwiązanie, które automatyzuje cały proces płatności od momentu zakupu do wystawienia dokumentów księgowych.

Integracje z bramkami płatniczymi

Profesjonalny system rejestracji powinien oferować gotowe integracje z popularnymi bramkami płatniczymi, takimi jak PayU, Przelewy24, Stripe czy PayPal. Dzięki temu nie musisz samodzielnie programować połączeń — wszystko działa od razu po konfiguracji.

Automatyczne generowanie i wysyłka faktur

To właśnie w tym obszarze profesjonalny system rejestracji może zaoszczędzić Ci najwięcej czasu i stresu. Zamiast ręcznie wystawiać każdą fakturę, system powinien:

Z praktyki organizatora: Przy konferencji na 500 osób, automatyzacja fakturowania oszczędza średnio 40-50 godzin pracy księgowej i praktycznie eliminuje ryzyko błędów w dokumentach.

A co z VAT?

Warto też wspomnieć o podatkach. System CONREGO umożliwia wystawianie faktur VAT w wybranej walucie, ale w ramach jednej subskrypcji możliwe jest stosowanie tylko jednej stawki VAT. Jeśli organizujesz wydarzenie zwolnione z VAT – nie ma problemu. Jeśli natomiast Twoje wydarzenie łączy różne stawki, warto wcześniej skonsultować strukturę sprzedaży z księgowym.

Z praktyki organizatora: Udział w wydarzeniu na terenie Polski – nawet przez uczestnika zagranicznego – nie jest eksportem usług, więc nie wystawiaj automatycznie faktur 0%. To częsty błąd.

Jak usprawnić proces płatności i zwiększyć konwersję?

Sama technologia to nie wszystko — ważne jest też, jak zaprojektujesz proces płatności, by był przyjazny dla uczestników i maksymalizował szanse na finalizację zakupu.

Transparentność cenowa

Unikaj ukrytych opłat i niespodzianek cenowych na ostatnim etapie. Wszystkie dodatkowe koszty (np. opłaty serwisowe czy VAT) powinny być jasno komunikowane od początku procesu rejestracji.

Minimalizacja kroków do finalizacji

Każdy dodatkowy krok w procesie płatności zwiększa ryzyko porzucenia koszyka. Dlatego warto:

Strategia przypominania o niedokończonych płatnościach

Nawet najlepiej zaprojektowany proces będzie miał pewien odsetek niedokończonych transakcji. Skuteczna strategia powinna obejmować:

Wskazówka praktyczna: Według naszych danych, dobrze zaprojektowany system przypomnień o niedokończonych płatnościach może odzyskać nawet 15-20% potencjalnie utraconych rejestracji.

Podsumowanie: klucz do bezproblemowych płatności na wydarzeniu

Jak widać, profesjonalne podejście do płatności to znacznie więcej niż tylko wybór metod płatności. To kompleksowa strategia, która obejmuje:

  1. Oferowanie różnorodnych metod płatności dostosowanych do oczekiwań uczestników
  2. Świadomy wybór między sprzedażą bezpośrednią a korzystaniem z pośredników
  3. Wykorzystanie automatyzacji do usprawnienia procesów płatności i fakturowania
  4. Zadbanie o zgodność z wymogami podatkowymi
  5. Optymalizację procesu dla maksymalnej konwersji

Dzięki nowoczesnym systemom rejestracji, takim jak CONREGO, większość tych procesów może zostać zautomatyzowana, co pozwala Ci skupić się na tym, co najważniejsze — tworzeniu wartościowego doświadczenia dla uczestników.

Jeśli rozważasz usprawnienie procesów płatności na swoim wydarzeniu, zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji z naszymi specjalistami, którzy pomogą Ci wybrać optymalne rozwiązanie dla Twojego konkretnego przypadku.

Szukasz więcej informacji na temat organizacji wydarzeń? Sprawdź nasze pozostałe artykuły w sekcji Baza Wiedzy lub pobierz kompletny przewodnik „Organizacja wydarzeń od A do Z".

Joanna Chrościechowska

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie Umów prezentację CONREGO