1. Opis wydarzenia
XXIV Łódzkie Warsztaty Psychogeriatryczne odbyły się w dniach 6-7 marca 2026 roku. Wydarzenie od lat zajmuje ważne miejsce w kalendarzu lekarzy zainteresowanych problematyką zaburzeń psychicznych wieku podeszłego.
W Warsztatach uczestniczą nie tylko psychiatrzy i neurolodzy, lecz także geriatrzy oraz lekarze rodzinni z całej Polski. Rosnące zainteresowanie kolejnymi edycjami potwierdza potrzebę spotkań, które łączą wiedzę specjalistyczną z praktycznym spojrzeniem na opiekę nad pacjentami w podeszłym wieku. W edycji z 2026 roku zarejestrowało się 795 uczestników.
2. Wyzwania klienta
Organizacja wydarzenia dla kilkuset osób wymagała sprawnego połączenia zapisów ze sprzedażą, płatnościami, dokumentami księgowymi oraz komunikacją po zakończeniu Warsztatów. Organizator potrzebował rozwiązania, które umożliwi:
- prowadzenie rejestracji indywidualnej i grupowej,
- przyjmowanie płatności online przez PayU,
- automatyczne generowanie faktur pro forma i faktur końcowych,
- przekazywanie dokumentów sprzedażowych do Fakturownia.pl,
- monitorowanie statusów rejestracji i płatności,
- przygotowywanie aktualnych raportów,
- wygenerowanie osobnych certyfikatów dla uczestników i wykładowców.
Kluczowe było zachowanie spójności całego procesu. Dane rejestracyjne, wpłaty, faktury i dokumenty potwierdzające udział musiały pozostać powiązane z właściwymi osobami oraz dostępne dla organizatora w jednym miejscu.
3. Rozwiązanie z wykorzystaniem CONREGO
CONREGO połączyło rejestrację indywidualną i grupową, płatności PayU oraz fakturowanie w Fakturownia.pl. Organizator mógł na bieżąco kontrolować statusy zgłoszeń i płatności oraz generować raporty potrzebne do rozliczeń.
Po wydarzeniu wykorzystano moduł personalizacji dokumentów. Przygotowano dwa rodzaje certyfikatów: dla uczestników Warsztatów oraz dla wykładowców. Imię, nazwisko i pozostałe dane były automatycznie nanoszone na właściwy projekt.
XXIV Łódzkie Warsztaty Psychogeriatryczne: strona wydarzenia
4. Efekty
Za pomocą CONREGO obsłużono rejestrację 795 uczestników. Dane o zgłoszeniach, płatnościach i fakturach były dostępne w jednym systemie, a raporty ułatwiały bieżącą kontrolę rozliczeń.
Automatyczne generowanie certyfikatów ograniczyło pracę po zakończeniu wydarzenia i pozwoliło sprawnie przygotować właściwy dokument dla każdej z dwóch grup odbiorców.
5. Opinia klienta
Organizacja wydarzenia dla kilkuset osób uczestniczących wiąże się z dużą liczbą spraw, które trzeba sprawnie skoordynować. To rejestracja uczestników, obsługa płatności, dokumentacji, przygotowanie list obecności, certyfikatów oraz materiałów marketingowych. Dzięki współpracy z CONREGO udało nam się uporządkować i ułatwić wiele z tych procesów. Doceniamy również dobrą komunikację i responsywność zespołu CONREGO. Kiedy pojawiała się z naszej strony konkretna potrzeba lub problem wymagający rozwiązania, mogliśmy liczyć na szybką reakcję i wspólne szukanie najlepszego rozwiązania.
Jesteśmy zadowoleni z dotychczasowej współpracy z CONREGO i dziękujemy za profesjonalne wsparcie przy organizacji XXIV Łódzkich Warsztatów Psychogeriatrycznych. Planujemy kontynuować współpracę również przy kolejnych edycjach Warsztatów.
6. Podsumowanie
XXIV Łódzkie Warsztaty Psychogeriatryczne pokazują, jak CONREGO porządkuje obsługę dużego wydarzenia - od rejestracji i płatności po faktury, raporty i certyfikaty.
Dzięki jednemu środowisku dane 795 uczestników pozostały uporządkowane na każdym etapie: od zapisania się i opłacenia udziału aż po wygenerowanie dokumentu potwierdzającego obecność na Warsztatach.
