Porównanie identyfikatorów: wszystkie typy i metody druku

W tym artykule porównujemy najpopularniejsze typy identyfikatorów i dostępne metody ich druku, aby pomóc Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego wydarzenia.

Organizacja wydarzenia to sztuka dbałości o szczegóły, a identyfikatory uczestników odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu płynnej logistyki i budowaniu profesjonalnego wizerunku eventu. Ich funkcja nie ogranicza się jedynie do identyfikacji – odpowiedni identyfikator może przyspieszyć check-in, umożliwić kontrolę dostępu do stref wydarzenia i ułatwić networking. Przyjrzyjmy się dostępnym typom identyfikatorów oraz metodom ich produkcji.

Kiedy przygotować identyfikatory?

Jedną z pierwszych decyzji, jaką musi podjąć organizator wydarzenia, jest moment przygotowania identyfikatorów: czy zostaną one wydrukowane wcześniej, czy też będą drukowane na miejscu w trakcie rejestracji. Obie metody mają swoje zalety i ograniczenia, a wybór powinien być uzależniony od charakteru wydarzenia, przewidywanej liczby uczestników oraz poziomu elastyczności, jakiego potrzebujesz.

Druk przed wydarzeniem sprawdza się idealnie, gdy lista uczestników jest znana z wyprzedzeniem i nie przewiduje się wielu zmian. Pozwala to zadbać o estetykę i wysoką jakość identyfikatorów, a także skrócić czas obsługi w recepcji.

Druk na miejscu daje natomiast większą elastyczność – umożliwia personalizację identyfikatorów w czasie rzeczywistym, eliminuje ryzyko błędów w danych i pozwala obsłużyć osoby rejestrujące się tuż przed wydarzeniem lub bezpośrednio na miejscu.

Często najlepszym rozwiązaniem okazuje się model hybrydowy: część identyfikatorów drukowana jest wcześniej, a część – w zależności od sytuacji – na miejscu.

Rodzaje identyfikatorów

Papierowe identyfikatory laminowane

To klasyka, która nie wychodzi z mody. Estetyczne, trwałe i stosunkowo tanie – pod warunkiem, że drukujesz je w większym nakładzie. Powstają na papierze o wysokiej gramaturze (300 g/m² lub wyższej), a następnie pokrywane laminatem lub lakierem UV. Dzięki temu zyskują profesjonalny wygląd i są odporne na uszkodzenia.

Świetnie wyglądają, ale wymagają przygotowania z wyprzedzeniem. Jeśli coś się zmieni – uczestnik nie dojedzie, zapisze się nowa osoba – musisz mieć plan B. Na przykład zapas pustych sztuk z miejscem na naklejkę.

Zalety	estetyka, trwałość, duże pole zadruku oferuje dość miejsca by stosować większe czcionki, niski koszt jednostkowy przy większych nakładach
Wady	brak możliwości druku na miejscu, konieczność przygotowania przed wydarzeniem
Personalizacja	w drukarni, przed wydarzeniem lub na miejscu za pomocą etykiet samoprzylepnych
Dla kogo	wydarzenia z ograniczoną liczbą uczestników, gdzie priorytetem jest wygląd i porządek organizacyjny

Karty plastikowe

Karty PVC oferują najwyższą trwałość, ponieważ są niemal niezniszczalne. Mogą zawierać chipy RFID, paski magnetyczne lub kody QR. Ich wygląd przypomina kartę kredytową. To jednak rozwiązanie wymagające. Potrzebujesz specjalistycznych drukarkek, a sam koszt jednostkowy jest znacznie wyższy niż w przypadku papieru. No i zmieścisz na nich niewiele – dlatego nie są idealnym rozwiązaniem, jeśli priorytetem jest czytelność danych uczestnika.

Zalety	bardzo duża wytrzymałość, możliwość ponownego wykorzystania, opcje technologiczne
Wady	bardzo ograniczona powierzchnia nadruku, niewielkie rozmiary czcionek utrudniajce czytelność, wysoki koszt produkcji i sprzętu (drukarki kart plastikowych), brak możliwości szybkiej personalizacji bez specjalistycznych urządzeń
Personalizacja	najczęściej przed wydarzeniem, ale możliwa również na miejscu przy użyciu dedykowanych drukarek
Dla kogo	wydarzenia cykliczne (np. firmowe), uczestnicy VIP, potrzeba trwałych identyfikatorów z technologią dostępu

Etykiety samoprzylepne

Zdarza się, że najprostsze rozwiązania okazują się najlepsze. Etykiety samoprzylepne (z zaokrąglonymi rogami) to szybki sposób na personalizację identyfikatora w czasie rzeczywistym – tuż po rejestracji. Drukujesz tylko to, co potrzebne. Bez ryzyka błędów, bez straty materiału.

Drukarki do etykiet są niewielkie, tanie w eksploatacji i błyskawiczne w działaniu. A co z estetyką? To zależy od projektu. Etykiety możesz nakleić na wcześniej przygotowane tło – papierowe, plastikowe lub włożone do etui PCV. Efekt zależy od Twojej koncepcji.

Zobacz jak wygląda druk i personalizacja identyfikatora za pomocą etykiet samoprzylepnych:

Identyfikatory na taśmach termotransferowych

To rozwiązanie dla tych, którzy mierzą się z tysiącami uczestników. Jeśli Twoja recepcja przypomina lotniskowe odprawy – drukarki termotransferowe mogą być Twoim najlepszym przyjacielem.

Dane uczestnika nanoszone są na gotowe taśmy z nadrukowanym wcześniej tłem graficznym. Proces jest szybki, a efekt trwały. Tyle że przy małej skali – nieopłacalny. Sam sprzęt i przygotowanie materiałów eksploatacyjnych mają swoją cenę.

Papierowe identyfikatory na bazie wejściówek

Najprostsze nie znaczy gorsze. Ten typ identyfikatora to po prostu kartka A4 (o gramaturze do 200 g/m²), złożona do formatu A6, umieszczona w etui. Niech Cię nie zmyli jego prostota – dobrze zaprojektowana wejściówka może zawierać nie tylko imię i nazwisko, ale też program wydarzenia, mapkę, kod QR, a nawet spersonalizowaną agendę. To opcja budżetowa, ale często najlepsza z możliwych.

Co więcej, wydrukujesz je nawet na zwykłej drukarce atramentowej. A jeśli zajdzie potrzeba – przygotujesz je również na miejscu.

Rys. CONREGO umożliwia automatyczną personalizację i wysyłkę wejściówki w pliku PDF załączonym do potwierdzenia rejestracji.

Podsumowanie

Zebraliśmy wszystkie informacje w jednym miejscu, aby ułatwić Ci porównanie dostępnych rozwiązań. Poniższa tabela pozwoli Ci szybko ocenić, który typ identyfikatora najlepiej odpowiada potrzebom Twojego wydarzenia – niezależnie od tego, czy organizujesz kameralne spotkanie, czy masową konferencję. Przyjrzyj się zaletom, ograniczeniom i opcjom personalizacji każdego wariantu.

Joanna Chrościechowska