Identyfikatory na wydarzenia: rodzaje i metody druku

Dobry identyfikator powinien przede wszystkim umożliwiać łatwe rozpoznanie uczestnika. W zależności od wydarzenia może również informować o jego roli, ułatwiać nawiązywanie kontaktów albo zawierać kod QR wykorzystywany do kontroli dostępu.

Wybierając rodzaj identyfikatora, warto więc spojrzeć na cały proces: sposób przygotowania, personalizację, wydawanie podczas recepcji, możliwość poprawienia danych oraz koszt materiałów.

Co powinien zawierać identyfikator uczestnika?

Identyfikator, często określany również jako badge, powinien zawierać przede wszystkim informacje potrzebne podczas wydarzenia.

Najczęściej są to:

• imię i nazwisko;
• nazwa firmy lub organizacji;
• stanowisko albo rola uczestnika, jeśli jest istotna;
• kategoria uczestnictwa, np. prelegent, uczestnik, VIP, partner lub obsługa;
• logo wydarzenia;
• kod QR, jeżeli jest wykorzystywany podczas check-inu lub kontroli dostępu.

Na większym identyfikatorze można umieścić również dodatkowe informacje, takie jak skrócona agenda, mapa obiektu czy oznaczenie wybranej ścieżki programu.

Nie warto jednak wykorzystywać każdego wolnego miejsca. Najważniejszą funkcją identyfikatora pozostaje możliwość szybkiego odczytania danych uczestnika.

Kiedy wydrukować identyfikatory?

Jedną z podstawowych decyzji jest wybór pomiędzy przygotowaniem identyfikatorów przed wydarzeniem a drukiem na miejscu.

Druk przed wydarzeniem

Sprawdza się dobrze, gdy lista uczestników jest znana odpowiednio wcześnie i nie spodziewasz się wielu zmian.

Pozwala przygotować identyfikatory w drukarni i zastosować materiały oraz wykończenia, które trudno uzyskać przy druku na miejscu. W dniu wydarzenia identyfikatory są już gotowe do wydania.

Trzeba jednak zadbać o ich sprawne wydawanie podczas recepcji. Należy też uwzględnić sytuacje, w których:

• uczestnik zmieni dane;
• ktoś zrezygnuje;
• nowa osoba zarejestruje się po wysłaniu plików do drukarni;
• identyfikator zostanie zgubiony lub uszkodzony.

Druk na miejscu

Pozwala przygotować identyfikator dopiero po przyjściu uczestnika. Dzięki temu dane mogą pochodzić bezpośrednio z aktualnej bazy rejestracyjnej.

Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy lista uczestników zmienia się do ostatniej chwili albo organizator dopuszcza rejestrację na miejscu.

Wymaga jednak odpowiednio przygotowanych stanowisk, drukarek, materiałów eksploatacyjnych oraz przetestowanego procesu.

Model mieszany

Można również połączyć oba rozwiązania.

Przykładowo:

• przygotować wcześniej identyfikatory dla stałych grup, a na miejscu drukować je dla nowych lub zmienionych zgłoszeń;
• wydrukować wcześniej graficzne tło identyfikatora, a podczas recepcji dodawać etykietę z aktualnymi danymi uczestnika;
• przygotować większość identyfikatorów przed wydarzeniem i pozostawić stanowisko druku do obsługi zmian.

Nie ma jednej metody odpowiedniej dla każdego wydarzenia. Wybór zależy przede wszystkim od skali, liczby zmian i sposobu pracy recepcji.

Rodzaje identyfikatorów na wydarzenia

Papierowe identyfikatory laminowane

Papierowy identyfikator może zapewnić dużą powierzchnię na dane uczestnika i elementy graficzne. Przy większym nakładzie można przygotować go w drukarni na papierze o wysokiej gramaturze i dodatkowo zabezpieczyć laminatem lub innym wykończeniem.

Karty plastikowe

Karty z tworzywa są trwałe i odporne na uszkodzenia. Mogą zawierać kod QR, pasek magnetyczny lub elementy wykorzystywane w systemach kontroli dostępu.

Etykiety samoprzylepne

Etykiety samoprzylepne są prostym sposobem na personalizację identyfikatorów bez konieczności drukowania całego dokumentu podczas recepcji.

Możesz wcześniej przygotować identyfikator z grafiką wydarzenia, a po przyjściu uczestnika wydrukować jedynie etykietę zawierającą jego dane i ewentualnie kod QR.

Efekt wizualny zależy przede wszystkim od projektu identyfikatora oraz sposobu umieszczenia etykiety. Warto przewidzieć dla niej konkretne miejsce, aby nie wyglądała jak element dodany przypadkowo.

Zobacz, jak wygląda druk i personalizacja identyfikatora za pomocą etykiet samoprzylepnych:

Identyfikatory drukowane termotransferowo

Przy dużej liczbie uczestników można wykorzystać rozwiązania oparte na materiałach dostarczanych w rolkach i drukarkach termotransferowych.

Tło graficzne może zostać przygotowane wcześniej, natomiast podczas wydarzenia drukowane są dane konkretnego uczestnika. W zależności od wybranego materiału wydruk może stanowić gotowy identyfikator albo element, który następnie umieszcza się w etui lub łączy z wcześniej przygotowaną częścią identyfikatora.

Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość szybkiej personalizacji kolejnych identyfikatorów i trwałość nadruku. Trzeba jednak odpowiednio dobrać drukarkę, materiał oraz sposób przygotowania projektu.

Przy niewielkim wydarzeniu koszt sprzętu i materiałów może sprawić, że prostsze rozwiązanie będzie bardziej opłacalne.

Papierowe identyfikatory na bazie wejściówek

Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie wejściówki, którą uczestnik otrzymuje przed wydarzeniem.

Może to być na przykład dokument w formacie A4 przygotowany w taki sposób, aby po wydrukowaniu i złożeniu do A6 powstał dwustronny identyfikator. Po przyjściu uczestnik otrzymuje jedynie etui i smycz.

Duża powierzchnia pozwala umieścić nie tylko imię i nazwisko, ale również kod QR, informacje organizacyjne, mapę czy agendę.

Uczestnik może wydrukować dokument samodzielnie. Organizator powinien jednak mieć możliwość przygotowania dodatkowej kopii na miejscu dla osób, które nie zabrały wydruku.

Rys. CONREGO umożliwia automatyczną personalizację i wysyłkę wejściówki w pliku PDF załączonym do potwierdzenia rejestracji.

Porównanie rodzajów identyfikatorów

Koszt zależy od liczby uczestników, materiału, sposobu druku, używanego sprzętu i pracy potrzebnej do przygotowania oraz wydawania identyfikatorów. Dlatego poniższe zestawienie pokazuje przede wszystkim różnice pomiędzy poszczególnymi rozwiązaniami, a nie konkretne ceny.

Typ identyfikatora	Trwałość	Koszt względny	Sposób przygotowania	Możliwość zmian na miejscu	Typowe zastosowanie
Papierowy laminowany	średnia–wysoka	niski–średni przy większym nakładzie	najczęściej drukarnia przed wydarzeniem	ograniczona; możliwe dodatkowe etykiety	konferencje ze stabilną listą uczestników
Karta plastikowa	wysoka	wysoki	druk specjalistyczny przed wydarzeniem lub na miejscu	możliwa przy odpowiednim sprzęcie	wydarzenia wymagające wyjątkowej trwałości identyfikatora
Etykieta na przygotowanym identyfikatorze	zależna od użytych materiałów	niski	tło wcześniej, dane najczęściej drukowane na miejscu	bardzo duża	wydarzenia z częstymi zmianami i rejestracją w ostatniej chwili
Identyfikator drukowany termotransferowo	średnia–wysoka	średni–wysoki	druk danych na miejscu na przygotowanym materiale	bardzo duża	wydarzenia z dużą liczbą uczestników
Wejściówka A4 składana do A6	niska–średnia	niski	uczestnik lub organizator drukuje dokument	duża	wydarzenia z ograniczonym budżetem i potrzebą umieszczenia większej ilości informacji

Jak zaprojektować czytelny identyfikator?

Dobór materiału to tylko część decyzji. Źle zaprojektowany identyfikator pozostanie nieczytelny niezależnie od jakości druku.

Najważniejsze informacje powinny być widoczne jako pierwsze

W większości wydarzeń największe znaczenie mają:

1. imię i nazwisko;
2. firma lub organizacja;
3. rola albo kategoria uczestnika, jeżeli jest potrzebna.

Nie pozwól, aby logo wydarzenia, sponsorzy lub elementy dekoracyjne konkurowały z danymi uczestnika.

Przetestuj różne długości danych

Projekt przygotowany na podstawie krótkiego imienia i nazwy firmy może wyglądać dobrze, a przestać działać przy dłuższych danych.

Przed drukiem sprawdź między innymi:

• długie imię i nazwisko;
• nazwiska dwuczłonowe;
• długą nazwę firmy;
• znaki narodowe;
• różne kategorie uczestników.

Jeżeli wydarzenie jest międzynarodowe, upewnij się również, że zastosowana czcionka obsługuje potrzebne znaki.

Kolor może pomagać, ale nie powinien być jedynym oznaczeniem

Różne kolory mogą ułatwiać rozpoznawanie prelegentów, uczestników, mediów czy obsługi.

Jeżeli jednak oznaczenie wiąże się z uprawnieniem lub dostępem do określonej części wydarzenia, warto stosować dodatkowo tekst, symbol albo inną formę oznaczenia.

Kod QR trzeba sprawdzić na gotowym wydruku

Jeżeli identyfikator zawiera kod QR, wykonaj próbny druk na docelowym materiale i przetestuj go za pomocą urządzeń, które będą używane podczas wydarzenia.

Nie oceniaj działania kodu wyłącznie na ekranie komputera. Znaczenie mogą mieć jego rozmiar, kontrast, jakość druku oraz materiał identyfikatora.

Nie umieszczaj zbędnych danych

Identyfikator jest widoczny dla innych osób przez całe wydarzenie. Umieszczaj na nim tylko informacje, które rzeczywiście są potrzebne uczestnikom, obsłudze lub systemowi kontroli dostępu.

Jak przygotować druk identyfikatorów na miejscu?

Jeżeli identyfikatory mają powstawać podczas check-inu, proces warto przetestować przed wydarzeniem na dokładnie takim sprzęcie, jaki będzie używany w recepcji.

Standardowe stanowisko do druku identyfikatorów z wykorzystaniem CONREGO składa się z:

• laptopa z dostępem do systemu;
• czytnika kodów QR;
• drukarki;
• odpowiednich etykiet, taśm lub innych materiałów eksploatacyjnych;
• dostępu do internetu i zasilania.

Uczestnik może pokazać kod QR z wejściówki na telefonie albo w wersji papierowej. Po zeskanowaniu kodu lub wyszukaniu uczestnika pracownik recepcji może sprawdzić jego dane, odnotować obecność i uruchomić wydruk odpowiedniego identyfikatora.

Jeżeli drukujesz identyfikatory na miejscu, przetestuj również:

• wyszukiwanie uczestnika bez kodu QR;
• zmianę danych uczestnika;
• dodawanie nowego uczestnika;
• ponowny wydruk;
• wymanę materiałów eksploatacyjnych w drukarce;
• awarię jednego stanowiska.

Przy większej recepcji przygotuj również zapas materiałów oraz możliwość przejęcia druku przez inne stanowisko.

Aplikacja mobilna CONREGO Check-in może służyć do skanowania kodów, wyszukiwania uczestników i odnotowywania obecności, gdy identyfikatory są już przygotowane. Jeżeli jednak mają być drukowane na miejscu, potrzebne jest stanowisko z laptopem i drukarką.

Jak CONREGO wspiera personalizację i druk identyfikatorów?

CONREGO umożliwia tworzenie spersonalizowanych dokumentów na podstawie danych zebranych podczas rejestracji lub zaimportowanych do systemu.

Szablon identyfikatora może bazować na przygotowanym wcześniej pliku PDF albo na pustym dokumencie o określonym formacie. W odpowiednich miejscach można umieścić dane uczestnika oraz kod QR.

Pozwala to przygotować między innymi:

• identyfikatory do wcześniejszego wydruku;
• wejściówki PDF wysyłane uczestnikom;
• etykiety drukowane podczas recepcji;
• różne szablony dla poszczególnych kategorii uczestników.

Podczas pracy recepcji do różnych typów wejściówek można przypisać odpowiednie szablony druku. Dzięki temu dane z rejestracji mogą być wykorzystane bez konieczności ponownego wprowadzania ich do osobnych plików lub narzędzi.

Jak wybrać właściwe rozwiązanie?

Przed podjęciem decyzji odpowiedz na kilka pytań:

• Czy lista uczestników będzie zamknięta odpowiednio wcześnie?
• Jak wiele zmian pojawia się zwykle tuż przed wydarzeniem?
• Czy dopuszczasz rejestrację na miejscu?
• Czy identyfikator ma służyć tylko do przedstawienia uczestnika, czy także do kontroli dostępu?
• Jak dużo informacji musi się na nim znaleźć?
• Czy ważniejsze jest rozbudowane wykończenie, czy możliwość szybkiej zmiany danych?
• Jak będzie wyglądać wydawanie identyfikatorów podczas recepcji?
• Czy dysponujesz sprzętem potrzebnym do druku na miejscu?
• Co zrobisz w przypadku awarii drukarki lub braku materiałów?

Przy stabilnej liście uczestników dobrym rozwiązaniem może być wcześniejszy druk w drukarni. Gdy dane często zmieniają się do ostatniej chwili, większą elastyczność zapewnia druk na miejscu. Model mieszany pozwala natomiast połączyć przygotowane wcześniej elementy graficzne z aktualnymi danymi uczestnika.

Najlepszy identyfikator to nie ten wykonany z najdroższego materiału, ale taki, który jest czytelny, odpowiada sposobowi organizacji wydarzenia i można go sprawnie przygotować oraz wydać uczestnikowi.