Łódź, 2017 – VIII Konferencja ABSL. Ponad 1000 uczestników, ponad 40 paneli dyskusyjnych i ogromne wyzwanie organizacyjne. To jedno z najważniejszych wydarzeń biznesowych w Polsce, które jak co roku, zostało w pełni wsparte przez CONREGO.
Wydarzenia na dużą skalę to wyzwanie logistyczne, które wymaga precyzyjnej koordynacji rejestracji, komunikacji, płatności i obsługi uczestników na miejscu. ABSL (Association of Business Service Leaders in Poland) od lat organizuje jedną z najważniejszych konferencji sektora nowoczesnych usług biznesowych w Polsce.
Od 2013 roku CONREGO jest ich partnerem technologicznym, dostarczając system rejestracji uczestników. Jednak prawdziwy przełom nastąpił w 2016 roku, kiedy wdrożenie CONREGO objęło wszystkie aspekty zarządzania rejestracją na konferencję.
Organizacja wydarzenia tej skali wiąże się z wieloma wyzwaniami, które wymagają precyzyjnego planowania i zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Konferencja ABSL gromadzi tysiące uczestników z różnych krajów, reprezentujących różne grupy – od standardowych uczestników, przez prelegentów, po sponsorów i gości VIP. Każda z tych grup ma inne potrzeby i wymaga odrębnego podejścia w procesie rejestracji. Organizatorzy musieli więc zapewnić płynny i intuicyjny system zgłoszeń, który wyeliminuje błędy i usprawni cały proces.
Kolejnym wyzwaniem była obsługa sprzedaży wejściówek i fakturowanie – przy tak dużej liczbie uczestników manualna kontrola wpłat byłaby nie tylko czasochłonna, ale i podatna na błędy. Równie istotnym aspektem była efektywna komunikacja. Uczestnicy musieli na bieżąco otrzymywać kluczowe informacje, zarówno przed wydarzeniem, jak i w jego trakcie, dlatego konieczna była automatyzacja wysyłki maili i wiadomości SMS.
Nie mniej istotnym aspektem była logistyka na miejscu. Organizatorzy musieli zadbać o sprawną identyfikację uczestników przy recepcji i zapewnić bezbłędne kontrolowanie dostępu do poszczególnych stref i sesji wydarzenia. Dodatkowym wyzwaniem było także wydawanie sprzętu konferencyjnego, takiego jak zestawy do tłumaczeń symultanicznych, co wymagało precyzyjnego rejestrowania, kto i kiedy odbierał urządzenia. Wszystkie te potrzeby wymagały rozwiązania, które nie tylko usprawni procesy, ale także znacząco ograniczy zaangażowanie personelu w zadania administracyjne.
Rejestracja na wydarzenie odbywała się przez stronę internetową opartą na systemie CONREGO, który umożliwił Organizatorowi podział uczestników na różne grupy z dedykowanymi ścieżkami rejestracji. Osoby, które otrzymały zaproszenia VIP, miały uproszczony proces zgłoszeń, natomiast standardowi uczestnicy wybierali między opcją płatną i bezpłatną. Wprowadzono także możliwość rezerwacji noclegów bezpośrednio w formularzu rejestracyjnym, co usprawniło logistykę wydarzenia.
Aby uniknąć ręcznego weryfikowania płatności, system został zintegrowany z bramkami płatniczymi, dzięki czemu uczestnicy mogli od razu opłacić udział, a system automatycznie generował faktury i wysyłał je mailem. Organizator miał pełny podgląd statusów płatności i możliwość szybkiego reagowania na ewentualne problemy.
Dzięki modułowi mailingowemu Organizator mógł zautomatyzować wysyłkę powiadomień e-mail i SMS. Uczestnicy otrzymywali przypomnienia o nadchodzącym wydarzeniu, ważne informacje organizacyjne oraz bilety w formie elektronicznej. W przypadku jakichkolwiek zmian w programie system umożliwiał błyskawiczne wysłanie aktualizacji do odpowiednich grup uczestników.
Przy tak dużej liczbie uczestników konieczne było szybkie i bezproblemowe wydawanie identyfikatorów. CONREGO umożliwiło Organizatorowi automatyczne generowanie personalizowanych identyfikatorów z danymi uczestników i kodami QR, które były skanowane przy wejściu na teren konferencji. Dzięki temu znacząco skrócono czas oczekiwania w recepcji.
Część wydarzenia była dostępna tylko dla określonych grup uczestników. CONREGO umożliwiło Organizatorowi kontrolę dostępu poprzez skanowanie kodów QR, co pozwoliło na szybkie weryfikowanie, czy dana osoba ma uprawnienia do wejścia na wybrane sesje. Dodatkowo system posłużył do wydawania zestawów do tłumaczeń symultanicznych – każda wypożyczona jednostka była przypisana do konkretnego uczestnika, a Organizator miał pełną kontrolę nad jej zwrotem.
Wdrożenie systemu CONREGO pozwoliło Organizatorowi konferencji ABSL zyskać pełną kontrolę nad procesem rejestracji i obsługi uczestników. Kluczowe efekty wdrożenia to:
System CONREGO nie tylko ułatwia organizację dużych wydarzeń, ale także pozwala Organizatorom skupić się na strategicznych aspektach konferencji, zamiast tracić czas na ręczne zarządzanie procesami. ABSL to jeden z wielu przykładów, jak dobrze zaprojektowany system rejestracji uczestników może znacząco podnieść jakość i efektywność organizacji wydarzeń.
