Jak zorganizować wydarzenie hybrydowe, które pokochają uczestnicy i sponsorzy?

Czym w ogóle jest wydarzenie hybrydowe?

W skrócie: to wydarzenie, które łączy klasyczną formułę spotkania na żywo z uczestnictwem zdalnym. Dla jednych to naturalna konsekwencja cyfryzacji wydarzeń, dla innych – szansa na dotarcie do nowych grup uczestników i ograniczenie kosztów podróży.

Ale organizacja eventu hybrydowego to nie tylko podpięcie kamery do sali konferencyjnej. To dwa równoległe scenariusze uczestnictwa, wymagające przemyślanego planu, narzędzi i zespołu.

Dlaczego warto organizować wydarzenia hybrydowe?

Uczestnicy oczekują elastyczności. Sponsorzy – lepszej ekspozycji i możliwości interakcji. Ty jako organizator chcesz zapewne zwiększyć zasięg wydarzenia, obniżyć koszty i mieć możliwość mierzenia efektów.

Wydarzenia hybrydowe to:

• Większy zasięg – możesz zaprosić osoby z całego świata bez barier logistyki.
• Dane i personalizacja – system rejestracji taki jak CONREGO pozwala nie tylko zebrać dane uczestników, ale też spersonalizować ich ścieżkę udziału.

• Możliwość wykorzystania treści po wydarzeniu – nagrania sesji, materiały PDF, nagrania Q&A można udostępnić uczestnikom na żądanie.

Co trzeba przemyśleć?

1. Dwie ścieżki uczestnictwa

Twoje wydarzenie musi być równie angażujące dla uczestnika na miejscu i tego za ekranem. Online to nie transmisja, to osobne doświadczenie. Czy wiesz, kto będzie prowadził interakcję z uczestnikami zdalnymi? Czy są dla nich sesje tylko online? Czy przewidujesz strefę networkingową wirtualnie?

2. System rejestracji, który ogarnie wszystko

Potrzebujesz narzędzia, które pozwoli nie tylko zarejestrować uczestników, ale też:

• zebrać pytania do prelegentów,
• dostosować opcje agendy do typu uczestnika,
• obsłużyć płatności i fakturowanie,
• umożliwić komunikację przed, w trakcie i po wydarzeniu.

CONREGO to system rejestracji uczestników, który wspiera wszystkie te procesy, niezależnie od tego, czy uczestnik jest na sali czy za ekranem.

3. Technologia to nie wszystko. Liczy się scenariusz.

Często mówi się: "mamy streaming, jesteśmy gotowi". A potem okazuje się, że publiczność online czuje się jak widz w telewizji, nie uczestnik konferencji. Dlatego potrzebujesz osobnego scenariusza dla widza online. Z pytaniami, quizami, dedykowanym prowadzeniem.

4. Testy i backup plan

Technologia lubi zaskakiwać. A uczestnicy online nie wybaczą czarnego ekranu. Dlatego testuj wszystko dwukrotnie, zapewnij wsparcie techniczne na żywo i miej plan B, np. awaryjne nagranie prezentacji lub czat do komunikacji.

5. Pytaj uczestników, zanim zapytają cię na LinkedIn

Dobrze skonstruowana ankieta przed wydarzeniem pozwoli Ci zrozumieć, czego uczestnicy oczekują od hybrydy. Czy wolą sesje na żywo, czy on-demand? Czy interesuje ich networking? To także dobra okazja, by zapowiedzieć agendę i zachęcić do rejestracji.

Podsumowanie: sukces hybrydy to plan, nie przypadek

Zorganizowanie wydarzenia hybrydowego, które nie przypomina podzielonej uwagi i pogubionej technologii, to wyzwanie. Ale przy dobrym planie, wsparciu zespołu technicznego i wykorzystaniu odpowiedniego systemu rejestracji, możesz stworzyć wydarzenie, które naprawdę zaangażuje uczestników i da realną wartość sponsorom.

Jeśli chcesz przetestować, jak CONREGO może wesprze Cię w organizacji takiego wydarzenia, umów się na krótką prezentację lub załóż konto testowe. To nic nie kosztuje, a może sporo zmienić.

Tomasz Chrościechowski