Jak zorganizować event online?

Choć nie każda konferencja dobrze wypada w wersji zdalnej, są sytuacje, w których to idealne rozwiązanie: tańsze, szybsze i bardziej dostępne. Przez kilka lat mieliśmy okazję współpracować z organizatorami, którzy zrealizowali dziesiątki takich eventów. Co działało, co się nie sprawdziło, a co okazało się kluczowe dla powodzenia transmisji? Czas na podsumowanie.

Zdalnie nie znaczy „po taniości”

Choć online znosi wiele barier (dojazdu, miejsca, cateringu), nie zwalnia organizatora z odpowiedzialności za jakość. Uczestnicy – siedzący w domach lub biurach – są o jedno kliknięcie od YouTube’a i o jeden obrót głowy od rozpraszaczy. Jeśli nie przykujesz ich uwagi, odpłyną.

Dlatego warto zadbać o:

• profesjonalną transmisję (dobry dźwięk i światło),
• strukturę agendy dopasowaną do formatu zdalnego (krótsze sesje, przerwy, różnorodność),
• czytelne komunikaty i przypomnienia (np. SMS z linkiem na 10 minut przed startem).

Nie wszystko da się załatwić „na żywo”

Jedną z największych pułapek wydarzeń online jest przekonanie, że wszystko da się ustawić godzinę przed startem. Nie da się. Działały te wydarzenia, które były przetestowane wcześniej – ze wszystkimi prelegentami, na tym samym sprzęcie i w tej samej sieci, co podczas właściwej transmisji.

Jeśli jeden z prelegentów nie radzi sobie z oprogramowaniem, lepiej go nagrać wcześniej – i połączyć się tylko na Q&A. Nagrania z transmisji warto też później udostępnić – jako benefit dla nieobecnych lub dodatek premium.

Dobre przygotowanie wciąż robi różnicę

To, co działało najlepiej, to:

• próby techniczne kilka dni przed wydarzeniem (z mikrofonami, kamerami, przeglądarką, routerem),
• jasne instrukcje dla prelegentów – co widać w kadrze, jak siedzieć, gdzie patrzeć,
• dzielenie wiedzy na mniejsze porcje – np. zamiast 6-godzinnej transmisji w sobotę, 5 spotkań po godzinie w ciągu tygodnia.

Takie podejście podnosi zaangażowanie i zwiększa szansę na to, że uczestnicy faktycznie przyswoją wiedzę.

Rejestracja uczestników – nadal kluczowa

Choć nie oferujemy już platformy do streamingu, niezmiennie wspieramy organizatorów wydarzeń online i hybrydowych tam, gdzie liczy się:

• rejestracja uczestników,
• segmentacja komunikacji,
• automatyczne przypomnienia i integracje z systemami płatności,
• generowanie raportów frekwencji i certyfikatów.

To wszystko nadal możesz zrealizować w systemie CONREGO – niezależnie od tego, czy Twoje wydarzenie odbędzie się offline, online czy w formule mieszanej.

Doświadczenie uczy pokory. I prostoty.

Organizując wydarzenie online, nie trzeba mieć wszystkiego. Trzeba wiedzieć, co ma znaczenie. Zamiast budować własną platformę od zera, lepiej połączyć sprawdzone narzędzia: np. transmisję w znanym serwisie + rejestrację w CONREGO + komunikację przez SMS lub mail.

Taka kombinacja sprawdziła się w setkach realizacji – i nadal działa.

Nasze doświadczenia

Artykuł Case study: Webinar Galderma opowiada o jednej z pierwszych realizacji eventu online, jaką mieliśmy przyjemność obsłużyć w dniu 6 maja 2020 r.

Tomasz Chrościechowski