Wie organisiert man virtuelle Veranstaltungen?

Nicht jede Konferenz funktioniert im digitalen Format, aber es gibt Situationen, in denen es die ideale Lösung ist: günstiger, schneller, zugänglicher. In den letzten Jahren haben wir viele Veranstalter dabei begleitet, Dutzende solcher Events umzusetzen. Was hat funktioniert? Was nicht? Und was war entscheidend für den Erfolg? Hier ist unsere Bilanz.

Online heißt nicht „billig“

Online beseitigt viele Hürden (Anreise, Raum, Catering), entbindet den Veranstalter aber nicht von der Verantwortung für Qualität. Teilnehmende sitzen zuhause oder im Büro – und sind nur einen Klick von YouTube oder einen Augenblick von Ablenkung entfernt. Wenn du ihre Aufmerksamkeit nicht hältst, sind sie weg.

Darum solltest du achten auf:

• eine professionelle Übertragung (guter Ton und gutes Licht),
• eine angepasste Agenda-Struktur (kürzere Sessions, Pausen, Abwechslung),
• klare Kommunikation und Erinnerungen (z. B. SMS mit Link 10 Minuten vor Start).

Nicht alles lässt sich „live“ regeln

Ein häufiger Fehler: zu glauben, man könne alles eine Stunde vor dem Event einrichten. Das klappt selten. Erfolgreiche Events wurden vorher komplett getestet – mit allen Referenten, auf dem selben Gerät, im selben Netzwerk wie bei der echten Übertragung.

Wer Probleme mit der Technik hat, sollte besser vorab aufgezeichnet werden – und nur für die Fragerunde live zugeschaltet werden. Und: Das Event aufzeichnen lohnt sich immer – als Bonus für Abwesende oder als Premium-Inhalt danach.

Gute Vorbereitung macht den Unterschied

Was bei erfolgreichen Events funktionierte:

• Techniktests mehrere Tage vorher (Mikros, Kameras, Browser, Internet),
• klare Speaker-Guidelines – was ist im Bild, wie sitzen, wohin schauen,
• Wissensportionen statt Marathons – z. B. fünf 1‑Stunden-Sessions über eine Woche statt 6 Stunden am Stück.

So steigt die Aufmerksamkeit – und das Wissen bleibt besser hängen.

Teilnehmerregistrierung bleibt zentral

Wir bieten keine eigene Streaming-Plattform mehr an, aber unterstützen Veranstalter nach wie vor bei allem, was wirklich zählt:

• Teilnehmerregistrierung,
• Segmentierung der Kommunikation,
• automatische Erinnerungen und Zahlungsschnittstellen,
• Auswertungen zur Teilnahme und Zertifikat-Generierung.

All das lässt sich mit CONREGO nach wie vor umsetzen – ganz gleich, ob deine Veranstaltung vor Ort, online oder hybrid stattfindet.

Erfahrung zeigt: weniger ist oft mehr

Man braucht nicht alles – sondern nur das, was funktioniert. Statt eine eigene Plattform zu entwickeln, lieber bewährte Tools kombinieren: z. B. Übertragung via YouTube oder Zoom + Registrierung über CONREGO + Kommunikation per SMS oder Mail.

Diese Kombination hat sich bei Hunderten Events bewährt – und funktioniert noch heute.

Unsere Erfahrung

Im Artikel Fallstudie: Galderma-Webinar berichten wir über eine der ersten Online-Veranstaltungen, die wir am 6. Mai 2020 betreuen durften.

Tomasz Chrościechowski