Fallstudie: Galderma-Webinar

Ziele des Webinars

Galderma ist ein Unternehmen, das sich auf innovative medizinische Lösungen, insbesondere im Bereich der ästhetischen Medizin, spezialisiert hat. Das geplante Webinar trug den Titel „Sicherheit ästhetischer Behandlungen in Zeiten erhöhter epidemischer Risiken“. Aufgrund der Pandemie sollte die Veranstaltung in Form eines Online-Webinars stattfinden.

Das Event war nicht öffentlich zugänglich – die Übertragung war ausschließlich für Ärztinnen und Ärzte sowie Führungskräfte medizinischer Einrichtungen bestimmt. Geplant waren fünf Vorträge, davon drei im Studio und zwei per Remote-Zuschaltung. Die Dauer der Live-Übertragung betrug rund 90 Minuten und das Event war für bis zu 1000 Teilnehmende ausgelegt.

Zur Sicherstellung höchster Qualität entschied sich Bloch & Friends für die Zusammenarbeit mit zwei Partnern:

On The Air – ein professionelles Studio für die audiovisuelle Umsetzung der Live-Übertragung,
CONREGO – als IT-Dienstleister für die Eventbranche lieferten wir eine responsive Event-Website mit Registrierungsformular und stellten die Webinar-Plattform für den Empfang der Live-Übertragung bereit.

Umsetzung

Die Koordination des Projekts lag bei Bloch & Friends. Sie sorgten auch für die visuelle Gestaltung im Einklang mit dem Corporate Design von Galderma – einschließlich Website-Grafik und Präsentationsgrafiken der Vortragenden.

Event-Website mit Registrierungssystem

Wir – CONREGO – entwickelten eine responsive Website mit Programminformationen, Referentinnenprofilen und einem Anmeldeformular.

Wichtige Voraussetzung war die Zugangskontrolle. Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Teilnehmende Zugang erhielten, wurden während der Registrierung die ärztliche Zulassung (PWZ) sowie die Identifikationsnummer medizinischer Einrichtungen (NIP) abgefragt.

Der CONREGO-System ermöglichte zudem den Versand situativer E-Mails an registrierte Personen:

nach der Anmeldung – Bestätigung des Eingangs der Registrierung,
nach der Verifizierung – Versand des Links zur Webinar-Plattform,
nach dem Event – Danksagung und Link zur Weiterbildungsplattform EsteBox.

[So sah die Registrierungsseite für das Webinar aus.]

Virtuelle Konferenzplattform

Die Plattform CONREGO Live, nahtlos integriert mit dem Event-Management-Software, ermöglichte einen sicheren Zugang nur für registrierte Teilnehmer. Jeder Teilnehmende erhielt einen eindeutigen Zugangslink, der nur auf einem Gerät gleichzeitig verwendet werden konnte.

Die Übertragung erfolgte im "Webinarraum" mit einem individuellen Design, das an die Event-Website angepasst war.

Der hochwertige Live-Stream bestand aus mehreren Quellen:

Kameras im Studio,
audiovisuelle Präsentationen,
Remote-Zuschaltungen der Referentinnen.

Dank der technischen Infrastruktur von On The Air wurde der Content als einzelner Audio-Video-Stream in unsere Plattform eingespeist, was die Qualität deutlich steigerte.

Über das integrierte Chatfenster konnten Fragen gestellt werden, die nach Freigabe durch Moderatoren an die Vortragenden weitergeleitet wurden.

Nach der Veranstaltung erhielten Galderma und Bloch & Friends einen vollständigen Bericht mit Registrierungsdaten sowie Ein- und Austrittszeiten aller Teilnehmenden.

So sah der Webinarraum aus.

Fazit

Ein Online-Webinar zu realisieren ist eine ebenso komplexe Aufgabe wie die Organisation einer Vor-Ort-Konferenz. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der effektiven Zusammenarbeit mit kompetenten Partnern und einer leistungsfähigen technologischen Infrastruktur.

Die Kooperation mit Bloch & Friends und On The Air zeigte, wie entscheidend die Wahl spezialisierter Dienstleister ist. Die Aufgabenteilung nach Expertise verkürzte nicht nur die Vorbereitungszeit, sondern erhöhte auch die Erfolgschancen.

Für das technische Fundament sorgte CONREGO – mit einer stabilen Online-Konferenzplattform, die Registrierung, Kommunikation und Zugang in einem System vereinte.

Das Feedback der Teilnehmenden und die Statistiken bestätigen den Erfolg des Webinars. Nur ein sehr kleiner Teil der Anwesenden verließ die Sitzung vorzeitig – ein klarer Qualitätsbeleg für alle zukünftigen Projekte.

Galderma ist das weltweit größte unabhängige dermatologische Unternehmen. Es wurde 1981 als Joint Venture zwischen Nestlé und L’Oréal gegründet. Von 2014 bis September 2019 agierte es als Nestlé Skin Health innerhalb der Nestlé S.A.-Gruppe. Seit Oktober 2019 ist Galderma im Besitz eines Konsortiums bestehend aus EQT, Luxinva (einer Tochtergesellschaft der Abu Dhabi Investment Authority, ADIA) und PSP Investments. Galderma ist seit 2000 auf dem polnischen Markt aktiv.

PBCI Sp. z o.o. ist ein Team kreativer Profis, das seit 2014 durchgängige Event- und Kommunikationslösungen realisiert. Der Schwerpunkt liegt auf der umfassenden Produktion und Betreuung von Konferenzen, Messeauftritten und Gruppenreisen.

Spezialisten für mehrkamerafähige Live-Produktionen – auch mit virtueller Studiotechnologie. On The Air bietet Livestreaming und Eventaufzeichnung an jedem Ort mit eigenem Übertragungswagen und mobilen Streaming-Kits.

Wie sah das Webinar aus Teilnehmersicht aus?

Unten findest du eine Galerie mit Screenshots aller Phasen – von der Registrierung bis zum Betreten des Online-Events. Wenn du das Erlebnis selbst nachvollziehen möchtest, erwähne es einfach bei der Terminvereinbarung für eine Demo.