9 Fragen vor der Planung Ihrer Veranstaltung

Hier sind neun wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie mit der Planung beginnen. Und das Beste: Wir liefern Ihnen gleich die passenden Antworten und Lösungsansätze.

1. Was ist das Ziel der Veranstaltung?

Klingt einfach – ist aber entscheidend. Geht es um Verkauf, Networking, Wissenstransfer oder Recruiting? Ohne klares Ziel können Sie keine Ergebnisse messen.

Ist es ein einmaliges oder ein wiederkehrendes Event? Lokal oder international? Kostenlos oder kostenpflichtig? Diese Fragen bestimmen den gesamten Ablauf.

2. Wer sind Ihre Teilnehmer – und was zieht sie an?

Wenn Sie Ihre Zielgruppe nicht genau kennen, wird Ihre Kommunikation ins Leere laufen. Jeder Teilnehmer hat eigene Erwartungen. Vermitteln Sie klar, welchen Mehrwert Sie bieten:

• in E-Mails,
• auf der Event-Website,
• in sozialen Medien,
• in Videos,
• über externe Medien,
• und natürlich in Ihrer Werbung.

3. Brauche ich eine Teilnehmermanagement-Software?

Bei kleinen Gruppen reicht vielleicht Excel. Doch bei größeren Events mit bezahlter Teilnahme, verschiedenen Ticketarten, E-Mail-Kampagnen und Einlasskontrolle braucht es ein echtes System.

Eine Event-Management-Software ist mehr als ein Anmeldeformular. Es unterstützt Sie von der Event-Ankündigung bis zur Auswertung. Mit CONREGO:

• erstellen Sie eine responsive Event-Website,
• automatisieren Sie die Ticketverkäufe,
• kommunizieren Sie per E-Mail und SMS,
• verfolgen Sie den Anmeldestatus in Echtzeit,
• erstellen Sie Ausweise und kontrollieren Sie den Zugang zu Bereichen,
• generieren Sie Berichte zur Analyse von Teilnahme und Umsatz.

4. Wie soll die Registrierung ablaufen?

Offen, nur auf Einladung oder mit manueller Prüfung? Mit Zusatzoptionen oder verschiedenen Ticketpreisen? Ein durchdachter Ablauf spart Ihnen und Ihren Teilnehmern viel Aufwand.

5. Wie erfahren Teilnehmer vom Event?

Ohne Reichweite bleibt selbst das beste Event leer. Planen Sie die Vermarktung frühzeitig: Kombinieren Sie Mailings, Social Media, Partnernetzwerke und bezahlte Werbung.

Lesetipps:

• 10 Tipps für die Bewerbung Ihres Events
• Tools zur einfachen Organisation und Bewerbung von Events

6. Bin ich bereit für Ticketverkauf und Zahlungsabwicklung?

Wenn Sie Tickets verkaufen, brauchen Sie mehr als ein Formular. Sie müssen Zahlungen abwickeln, Rechnungen ausstellen – und das am besten automatisiert.

Empfohlene Artikel:

• Wie verbucht man den Ticketverkauf richtig?
• Wie verwalten Sie kostenpflichtige und kostenlose Registrierungen gleichzeitig?

7. Wie sorge ich am Eventtag für einen reibungslosen Ablauf?

Check-in, Zugangskontrolle, Ausweiserstellung, Agenda-Updates – all das kann entweder perfekt laufen oder Chaos verursachen. Es liegt an der Vorbereitung.

Mehr dazu:

• Wie Sie eine perfekte Konferenzrezeption gestalten?
• Welche Ausstattung brauchen Sie am Event-Check-in?

8. Wie messe ich den Erfolg der Veranstaltung?

Ohne Daten keine Analyse. Überlegen Sie frühzeitig, was Sie messen möchten – Ticketumsatz, Session-Teilnahme, Feedback aus Umfragen?

9. Was passiert nach dem Event?

Viele hören nach dem letzten Applaus auf. Doch jetzt ist der perfekte Moment für Feedback, Dankeschöns und den Aufbau einer langfristigen Beziehung.

Fazit

Sie müssen nicht sofort alle Antworten kennen. Aber wer sich diese Fragen rechtzeitig stellt, gewinnt Kontrolle, spart Zeit und schafft nachhaltige Events. Viel Erfolg!

Tomasz Chrościechowski