Organizacja wydarzenia nie zaczyna się od wyboru sali czy wysłania zaproszeń. Zaczyna się od zadania sobie właściwych pytań. To one decydują o tym, czy event będzie sukcesem, czy źródłem frustracji.
Poniżej znajdziesz dziewięć kluczowych pytań, które warto sobie zadać, zanim postawisz pierwszy krok. I co najważniejsze – odpowiadamy na nie z pełnym kontekstem branżowym, podpowiadając konkretne rozwiązania.
Brzmi banalnie? To pytanie otwiera wszystko. Czy zależy Ci na sprzedaży? Budowie relacji? Edukacji? Rekrutacji? Jeśli nie zdefiniujesz celu, nie będziesz w stanie zmierzyć efektów.
Kolejne istotne kwestie to czy wydarzenie jest jednorazowe, czy cykliczne? Krajowe czy międzynarodowe? Czy uczestnictwo w nim jest płatne? Od odpowiedzi na poszczególne pytania zależy to, w jaki sposób powinno się rozpocząć przygotowania.
Jeśli nie wiesz, do kogo mówisz – nie trafisz z przekazem. Każdy typ uczestnika ma inne potrzeby, inny poziom zaawansowania i inne oczekiwania. Zastanów się, co dla nich będzie wartością – a potem zakomunikuj to jasno:
Jeśli planujesz wydarzenie dla kilkunastu osób, może wystarczyć Excel. Ale przy większej skali, płatnościach, zróżnicowanych typach uczestników, mailingach czy sprawnej recepcji eventowej – ręczne metody nie wystarczą.
System rejestracji uczestników to znacznie więcej niż tylko formularz zgłoszeniowy. To wszechstronne narzędzie, które wspiera organizację wydarzenia na każdym etapie – od pierwszej zapowiedzi, aż po analizę wyników. Z jego pomocą:
Czy rejestracja będzie otwarta, na zaproszenie, czy może wymagać weryfikacji? Czy uczestnicy mają wybierać opcje dodatkowe? A może sprzedajesz bilety z różnymi cennikami? Dobrze zaprojektowany proces to nie tylko wygoda dla uczestnika, ale też mniej pracy dla Ciebie.
Nawet najlepszy event się nie uda, jeśli nikt się o nim nie dowie. Warto zaplanować promocję z wyprzedzeniem – łącząc działania mailowe, social media i zaangażowanie partnerów. Wydarzenie to produkt, a Ty chcesz go sprzedać. Zadbaj więc o przemyślaną strategię marketingową i sprzedawaj jakby miało nie być jutra.
Polecam lekturę dwóch artykułów:
Jeśli planujesz sprzedaż wejściówek, potrzebujesz czegoś więcej niż formularza i konta bankowego. Musisz obsłużyć płatności, wystawiać faktury, a najlepiej zautomatyzować ten proces.
Te dwa artykuły zapewnią Ci solidną dawkę wiedzy:
Check-in, kontrola dostępu, druk identyfikatorów, informowanie o zmianach agendy – wszystko to może działać jak szwajcarski zegarek albo jak zacinający się budzik. Decyzja zależy od tego, jak się przygotujesz.
Objaśnienia zagadnień związanych z obsługą recepcji i kontroli dostępu znajdziesz w artykułach:
Bez danych nie podejmiesz decyzji. Dlatego warto od razu zaplanować: co chcesz mierzyć i jak to zrobisz. Czy potrzebujesz raportów finansowych? Frekwencji na sesjach? Wyników z ankiet?
Wielu organizatorów kończy komunikację z uczestnikami w momencie, gdy gasną światła sali. Tymczasem to doskonały moment, by zbierać feedback, podziękować i… zbudować relację na kolejną edycję.
Nie musisz znać wszystkich odpowiedzi od razu. Ale jeśli zadasz sobie te pytania na początku drogi – zyskasz kontrolę, unikniesz błędów i zorganizujesz wydarzenie, które zostanie pozytywnie zapamiętane. Powodzenia!
Tomasz Chrościechowski
