Jak stworzyć skuteczne RFP dla systemu eventowego?

Efektywne RFP to fundament udanej współpracy z dostawcą technologii eventowej. Dowiedz się, jak przygotować dokument, który precyzyjnie określi Twoje potrzeby.

Jak stworzyć skuteczne RFP dla systemu eventowego?

Wybór systemu do obsługi wydarzeń to jedna z najważniejszych decyzji, jaką podejmiesz jako organizator. Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencje branżowe, szkolenia czy wydarzenia hybrydowe, odpowiednie narzędzie technologiczne może zdecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. Kluczem do znalezienia idealnego rozwiązania jest dobrze przygotowane RFP (Request for Proposal), czyli zapytanie ofertowe.

W ciągu ostatniej dekady współpracowałem z setkami organizatorów, którzy stali przed podobnym wyzwaniem. Ci, którzy poświęcili czas na dokładne przygotowanie RFP, znacznie częściej znajdowali system rzeczywiście odpowiadający ich potrzebom. W tym artykule pokażę Ci, jak stworzyć RFP, które stanie się Twoim drogowskazem do wyboru idealnego partnera technologicznego.

1. Analiza potrzeb - fundament skutecznego RFP

Zanim zaczniesz pisać RFP, musisz dokładnie zrozumieć własne potrzeby. Pomyśl o tym jak o wywiadzie z samym sobą i swoją organizacją.

Zdefiniuj cel Twoich wydarzeń

Różne wydarzenia wymagają różnych funkcjonalności systemu:

Jak wygląda to w praktyce? Jeden z naszych klientów organizujący serię konferencji technologicznych początkowo planował system tylko do rejestracji, by później odkryć, że potrzebuje również modułu do zbierania abstraktów od prelegentów. Szczegółowa analiza celów pozwoliła mu uniknąć konieczności wdrażania dodatkowego narzędzia w środku procesu przygotowań.

Określ charakterystykę uczestników

Zastanów się:

Odpowiedzi na te pytania pomogą określić, czy potrzebujesz na przykład wielojęzycznego interfejsu, rejestracji grupowej czy różnych ścieżek rejestracji dla różnych typów uczestników.

Oceń skalę i częstotliwość

Czy organizujesz:

Twoja odpowiedź wpłynie na model licencjonowania, który będzie dla Ciebie najbardziej opłacalny. Organizator organizujący 20 wydarzeń rocznie potrzebuje innego rozwiązania niż ten, który przygotowuje jedno flagowe wydarzenie.

Zidentyfikuj problemy obecnego procesu

To szczególnie ważny punkt, jeśli już korzystasz z jakiegoś rozwiązania. Zadaj sobie pytania:

Przykład: jeden z organizatorów konferencji medycznych tracił dziesiątki godzin na ręczne wystawianie faktur. W RFP uwzględnił automatyczne fakturowanie jako wymóg krytyczny, co pozwoliło mu zaoszczędzić około 10 godzin pracy miesięcznie przy każdym wydarzeniu.

Uwzględnij potrzeby różnych działów

Skonsultuj się z przedstawicielami wszystkich zespołów zaangażowanych w wydarzenie:

W jednej z firm, z którą współpracowaliśmy, dopiero na etapie wdrożenia okazało się, że dział compliance wymaga specyficznego raportowania dla wydarzeń farmaceutycznych. Gdyby uwzględniono to w RFP, uniknięto by opóźnień i dodatkowych kosztów.

2. Kluczowe obszary funkcjonalne systemu

Po zdefiniowaniu potrzeb, kolejnym krokiem jest określenie wymaganych funkcjonalności. Oto najważniejsze obszary, które powinieneś uwzględnić w RFP:

Rejestracja uczestników

To fundament każdego systemu eventowego. W RFP uwzględnij:

Przykład z życia: organizator konferencji technologicznej potrzebował 7 różnych ścieżek rejestracji z odrębnymi formularzami. System, który wybrał bez odpowiedniego RFP, obsługiwał co prawda różne typy wejściówek, lecz okazało się, że wybrany system nie oferował personalizacji formularzy rejestracyjnych dla każdego typu wejściówki osobno.

Strona wydarzenia

Nowoczesne systemy oferują wbudowane kreatory stron wydarzeń. Zapytaj o:

System płatności

Obsługa finansowa wydarzenia to krytyczny element. Upewnij się, że RFP uwzględnia:

Organizator konferencji branżowej stracił niemal 10% potencjalnych przychodów, ponieważ jego system nie obsługiwał płatności kartami AmEx, popularnych wśród klientów korporacyjnych. Szczegółowe RFP pozwoliłoby uniknąć tego problemu.

Komunikacja z uczestnikami

Skuteczna komunikacja to klucz do zadowolenia uczestników. Zapytaj o:

Check-in i kontrola dostępu

Dla wydarzeń stacjonarnych kluczowe są funkcje:

Przykład: organizator targów branżowych, który pominął ten element w RFP, musiał w ostatniej chwili dokupić dodatkowe rozwiązanie do kontroli dostępu, generując niepotrzebne koszty i problemy z integracją systemów.

Raportowanie i analityka

Dane są cennym zasobem każdego organizatora. W RFP uwzględnij:

Funkcje specjalistyczne

W zależności od specyfiki Twoich wydarzeń, rozważ uwzględnienie:

3. Wsparcie i bezpieczeństwo danych

Technologia to nie wszystko - równie ważne jest zaplecze oferowane przez dostawcę.

Zgodność z RODO/GDPR

W RFP koniecznie uwzględnij kwestie zgodności z przepisami o ochronie danych:

Infrastruktura techniczna

Zapytaj o kwestie techniczne:

Wsparcie techniczne

Jeden z najbardziej niedocenianych, a kluczowych elementów współpracy:

Wsparcie wdrożeniowe

Rozważ również, jakiego wsparcia potrzebujesz przy rozpoczęciu pracy z systemem:

4. Aspekty komercyjne

Wybór odpowiedniego modelu biznesowego jest równie ważny jak funkcjonalność systemu.

Modele licencjonowania

Wymień w RFP preferowane opcje:

Każdy z tych modeli ma swoje zalety i wady. Organizator regularnych webinarów skorzysta na subskrypcji, podczas gdy firma organizująca jedno duże wydarzenie rocznie prawdopodobnie preferować będzie opłatę za konkretne wydarzenie.

Różnica między modelem wdrożeniowym a subskrypcyjnym

W RFP warto jasno określić, czego oczekujesz:

Przejrzystość cennika

Upewnij się, że RFP wymaga jasnego określenia wszystkich kosztów:

Własna domena i branding

Zapytaj o możliwość:

Te elementy często wiążą się z dodatkowymi kosztami, ale mogą być kluczowe dla profesjonalnego wizerunku wydarzenia.

5. Kwalifikacje dostawcy

Ocena samego dostawcy jest równie ważna jak ocena jego rozwiązania.

Doświadczenie na rynku

Zapytaj o:

Przykład: firma z 10-letnim doświadczeniem w obsłudze konferencji naukowych będzie lepszym wyborem dla organizatora kongresu medycznego niż startup specjalizujący się w festiwalach muzycznych.

Referencje i case studies

Poproś o:

Elastyczność i możliwości dostosowania

Oceń, jak elastyczny jest dostawca:

Organizator targów dla branży retail potrzebował nietypowej integracji z systemem CRM. Dostawca, który wykazał się elastycznością i zbudował dedykowane API, okazał się znacznie lepszym partnerem niż konkurencja oferująca tańsze, ale sztywne rozwiązanie.

6. Struktura RFP i proces oceny

Ostatnim krokiem jest nadanie formy Twojemu RFP i ustalenie procesu wyboru dostawcy.

Standardowa struktura dokumentu RFP

Twoje RFP powinno zawierać:

  1. Wprowadzenie - krótki opis Twojej organizacji i wydarzeń.
  2. Harmonogram - daty składania ofert, prezentacji, wyboru dostawcy.
  3. Wymagania funkcjonalne - szczegółowa lista funkcji podzielona na kategorie.
  4. Wymagania techniczne - specyfikacja techniczna, bezpieczeństwo, integracje.
  5. Warunki handlowe - oczekiwania dotyczące modelu cenowego.
  6. Proces wyboru - kryteria oceny, etapy selekcji.
  7. Formularz odpowiedzi - ustandaryzowany format, ułatwiający porównanie ofert.

Kryteria oceny z wagami

Ważne jest określenie, które elementy są dla Ciebie najważniejsze. Przykładowa struktura wag:

Dzięki takiemu podejściu unikniesz sytuacji, w której atrakcyjna cena przesłoni braki funkcjonalne lub słabe wsparcie.

Proces porównywania ofert

Nie poprzestań na pisemnych odpowiedziach. Zaplanuj:

Wielu organizatorów żałowało, że nie przetestowało systemu przed zakupem. Dopiero w praktyce okazywało się, że intuicyjny dla sprzedawcy interfejs jest skomplikowany dla przeciętnego użytkownika.

Podsumowanie: RFP jako Twój drogowskaz do sukcesu

Dobrze przygotowane RFP to nie tylko formalność - to fundament udanej współpracy z dostawcą technologii eventowej. Dokument ten pełni kilka kluczowych funkcji:

Pamiętaj, że wybór systemu do obsługi wydarzeń to nie jednorazowy zakup, ale początek partnerstwa. Dostawca, który najlepiej odpowie na Twoje RFP, prawdopodobnie będzie również najlepszym partnerem w długoterminowej współpracy.

Przygotowanie kompleksowego RFP wymaga czasu i wysiłku, ale jest to inwestycja, która zwróci się wielokrotnie. Organizatorzy, którzy dokładnie określają swoje potrzeby, rzadziej zmieniają systemy i efektywniej wykorzystują ich możliwości.

Zachęcam Cię do potraktowania procesu wyboru systemu eventowego jako strategicznej decyzji. Przetestuj różne rozwiązania, zadawaj trudne pytania i nie bój się negocjować warunków. System eventowy powinien być narzędziem, które usprawnia Twoją pracę, a nie generuje dodatkowe problemy.

A jeśli potrzebujesz dodatkowych wskazówek lub masz pytania dotyczące przygotowania RFP, chętnie pomożemy. Lata doświadczeń z setkami organizatorów nauczyły nas, że nie ma dwóch identycznych wydarzeń, a co za tym idzie - dwóch identycznych zestawów wymagań.

Tomasz Chrościechowski

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie