Ein effektives RFP ist das Fundament einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Event-Technologieanbieter. Erfahren Sie, wie Sie ein Dokument erstellen, das Ihre Bedürfnisse präzise definiert.
Die Auswahl eines Event-Management-Systems ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie als Veranstalter treffen werden. Unabhängig davon, ob Sie Fachkonferenzen, Schulungen oder hybride Veranstaltungen organisieren, kann die richtige technologische Lösung über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts entscheiden. Der Schlüssel zur Findung der idealen Lösung ist ein gut vorbereitetes RFP (Request for Proposal), also eine Angebotsanfrage.
In den letzten zehn Jahren habe ich mit Hunderten von Veranstaltern zusammengearbeitet, die vor ähnlichen Herausforderungen standen. Diejenigen, die Zeit in die gründliche Vorbereitung eines RFP investiert haben, fanden deutlich häufiger ein System, das tatsächlich ihren Bedürfnissen entsprach. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ein RFP erstellen können, das zu Ihrem Wegweiser bei der Auswahl des idealen Technologiepartners wird.
Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres RFP beginnen, müssen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse genau verstehen. Denken Sie darüber wie über ein Interview mit sich selbst und Ihrer Organisation nach.
Verschiedene Veranstaltungen erfordern unterschiedliche Systemfunktionen:
Wie sieht das in der Praxis aus? Einer unserer Kunden, der eine Reihe von Technologiekonferenzen organisierte, plante zunächst ein System nur für die Registrierung, um später festzustellen, dass er auch ein Modul zum Sammeln von Abstracts von Referenten benötigte. Eine detaillierte Analyse der Ziele ermöglichte es ihm, die Notwendigkeit zu vermeiden, mitten im Vorbereitungsprozess ein zusätzliches Tool implementieren zu müssen.
Überlegen Sie:
Die Antworten auf diese Fragen helfen zu bestimmen, ob Sie beispielsweise eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, Gruppenregistrierung oder verschiedene Registrierungspfade für unterschiedliche Teilnehmertypen benötigen.
Organisieren Sie:
Ihre Antwort wird das Lizenzmodell beeinflussen, das für Sie am kostengünstigsten ist. Ein Veranstalter, der 20 Veranstaltungen pro Jahr organisiert, benötigt eine andere Lösung als jemand, der eine einzelne Flaggschiff-Veranstaltung vorbereitet.
Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Sie bereits eine Lösung verwenden. Stellen Sie sich folgende Fragen:
Beispiel: Ein Organisator medizinischer Konferenzen verlor Dutzende von Stunden mit der manuellen Rechnungsstellung. In seinem RFP nannte er automatische Rechnungsstellung als kritische Anforderung, was ihm etwa 10 Arbeitsstunden pro Monat bei jeder Veranstaltung ersparte.
Konsultieren Sie Vertreter aller an der Veranstaltung beteiligten Teams:
In einem Unternehmen, mit dem wir zusammengearbeitet haben, stellte sich erst in der Implementierungsphase heraus, dass die Compliance-Abteilung spezifische Berichterstattung für pharmazeutische Veranstaltungen benötigte. Hätte man dies im RFP berücksichtigt, hätten Verzögerungen und zusätzliche Kosten vermieden werden können.
Nach der Definition der Bedürfnisse besteht der nächste Schritt darin, die erforderlichen Funktionalitäten zu bestimmen. Hier sind die wichtigsten Bereiche, die Sie in Ihrem RFP berücksichtigen sollten:
Dies ist das Fundament jedes Event-Systems. Berücksichtigen Sie im RFP:
Praxisbeispiel: Ein Organisator einer Technologiekonferenz benötigte 7 verschiedene Registrierungspfade mit separaten Formularen. Das System, das er ohne angemessenes RFP auswählte, unterstützte zwar verschiedene Ticketarten, aber es stellte sich heraus, dass es keine Personalisierung der Anmeldeformulare für jeden Tickettyp separat bot.
Moderne Systeme bieten integrierte Website-Builder für Veranstaltungen. Fragen Sie nach:
Die finanzielle Abwicklung der Veranstaltung ist ein kritisches Element. Stellen Sie sicher, dass Ihr RFP Folgendes umfasst:
Ein Konferenzveranstalter verlor fast 10% potenzieller Einnahmen, weil sein System keine AmEx-Kartenzahlungen unterstützte, die bei Firmenkunden beliebt sind. Ein detailliertes RFP hätte dieses Problem vermeiden können.
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zur Teilnehmerzufriedenheit. Fragen Sie nach:
Für Präsenzveranstaltungen sind folgende Funktionen entscheidend:
Beispiel: Ein Branchenmesseorganisator, der dieses Element im RFP ausließ, musste in letzter Minute eine zusätzliche Zugangskontrolllösung kaufen, was unnötige Kosten und Probleme bei der Systemintegration verursachte.
Daten sind eine wertvolle Ressource für jeden Veranstalter. Berücksichtigen Sie in Ihrem RFP:
Je nach Spezifik Ihrer Veranstaltungen sollten Sie die Einbeziehung folgender Punkte in Betracht ziehen:
Technologie ist nicht alles - genauso wichtig ist der vom Anbieter gebotene Support.
Berücksichtigen Sie in Ihrem RFP unbedingt Fragen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen:
Fragen Sie nach technischen Aspekten:
Eines der am meisten unterschätzten, aber entscheidenden Elemente der Zusammenarbeit:
Überlegen Sie auch, welche Unterstützung Sie beim Start mit dem System benötigen:
Die Wahl des richtigen Geschäftsmodells ist genauso wichtig wie die Funktionalität des Systems.
Listen Sie in Ihrem RFP bevorzugte Optionen auf:
Jedes dieser Modelle hat seine Vor- und Nachteile. Ein Organisator regelmäßiger Webinare profitiert von einem Abonnement, während ein Unternehmen, das eine große Veranstaltung pro Jahr organisiert, wahrscheinlich eine Gebühr für die spezifische Veranstaltung bevorzugen wird.
Im RFP sollten Sie klar definieren, was Sie erwarten:
Stellen Sie sicher, dass Ihr RFP eine klare Angabe aller Kosten erfordert:
Fragen Sie nach der Möglichkeit:
Diese Elemente sind oft mit zusätzlichen Kosten verbunden, können aber entscheidend für das professionelle Image der Veranstaltung sein.
Die Bewertung des Anbieters selbst ist genauso wichtig wie die Bewertung seiner Lösung.
Fragen Sie nach:
Beispiel: Ein Unternehmen mit 10-jähriger Erfahrung in der Betreuung wissenschaftlicher Konferenzen wird für einen Organisator eines medizinischen Kongresses eine bessere Wahl sein als ein Startup, das sich auf Musikfestivals spezialisiert hat.
Bitten Sie um:
Bewerten Sie, wie flexibel der Anbieter ist:
Ein Messeorganisator für die Einzelhandelsbranche benötigte eine ungewöhnliche CRM-Integration. Der Anbieter, der Flexibilität zeigte und eine dedizierte API entwickelte, erwies sich als deutlich besserer Partner als die Konkurrenz, die eine günstigere, aber starre Lösung anbot.
Der letzte Schritt besteht darin, Ihrem RFP eine Form zu geben und den Prozess zur Auswahl des Anbieters festzulegen.
Ihr RFP sollte enthalten:
Es ist wichtig zu definieren, welche Elemente für Sie am wichtigsten sind. Beispielhafte Gewichtungsstruktur:
Mit diesem Ansatz vermeiden Sie Situationen, in denen ein attraktiver Preis funktionale Mängel oder schwachen Support überdeckt.
Beschränken Sie sich nicht auf schriftliche Antworten. Planen Sie:
Viele Organisatoren haben bedauert, dass sie das System nicht vor dem Kauf getestet haben. Erst in der Praxis zeigte sich, dass eine für den Verkäufer intuitive Benutzeroberfläche für den durchschnittlichen Benutzer kompliziert sein kann.
Ein gut vorbereitetes RFP ist nicht nur eine Formalität - es ist das Fundament einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Event-Technologie. Dieses Dokument erfüllt mehrere Schlüsselfunktionen:
Denken Sie daran, dass die Auswahl eines Event-Management-Systems kein einmaliger Kauf ist, sondern der Beginn einer Partnerschaft. Der Anbieter, der am besten auf Ihr RFP antwortet, wird wahrscheinlich auch der beste Partner für eine langfristige Zusammenarbeit sein.
Die Erstellung eines umfassenden RFP erfordert Zeit und Aufwand, aber es ist eine Investition, die sich mehrfach auszahlen wird. Veranstalter, die ihre Bedürfnisse genau definieren, wechseln seltener die Systeme und nutzen deren Möglichkeiten effizienter.
Ich ermutige Sie, den Prozess der Auswahl eines Event-Systems als strategische Entscheidung zu betrachten. Testen Sie verschiedene Lösungen, stellen Sie schwierige Fragen und scheuen Sie sich nicht, die Bedingungen zu verhandeln. Ein Event-System sollte ein Tool sein, das Ihre Arbeit erleichtert und nicht zusätzliche Probleme verursacht.
Und wenn Sie zusätzliche Hinweise benötigen oder Fragen zur Vorbereitung eines RFP haben, helfen wir Ihnen gerne. Jahre der Erfahrung mit Hunderten von Veranstaltern haben uns gelehrt, dass es keine zwei identischen Veranstaltungen gibt und damit auch keine zwei identischen Anforderungssätze.
Tomasz Chrościechowski
