Leitfaden: Wie man ein effektives RFP für ein Event-Management-System erstellt
Die Auswahl eines Event-Management-Systems ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie als Veranstalter treffen werden. Unabhängig davon, ob Sie Fachkonferenzen, Schulungen oder hybride Veranstaltungen organisieren, kann die richtige technologische Lösung über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts entscheiden. Der Schlüssel zur Findung der idealen Lösung ist ein gut vorbereitetes RFP (Request for Proposal), also eine Angebotsanfrage.
In den letzten zehn Jahren habe ich mit Hunderten von Veranstaltern zusammengearbeitet, die vor ähnlichen Herausforderungen standen. Diejenigen, die Zeit in die gründliche Vorbereitung eines RFP investiert haben, fanden deutlich häufiger ein System, das tatsächlich ihren Bedürfnissen entsprach. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ein RFP erstellen können, das zu Ihrem Wegweiser bei der Auswahl des idealen Technologiepartners wird.
1. Bedarfsanalyse - das Fundament eines effektiven RFP
Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres RFP beginnen, müssen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse genau verstehen. Denken Sie darüber wie über ein Interview mit sich selbst und Ihrer Organisation nach.
Definieren Sie das Ziel Ihrer Veranstaltungen
Verschiedene Veranstaltungen erfordern unterschiedliche Systemfunktionen:
- Verkaufsveranstaltungen - benötigen fortschrittliche Zahlungsoptionen, Promotion-Codes und Integration mit Buchhaltungssystemen.
- Bildungskonferenzen - erfordern die Verwaltung mehrerer Themenwege, Workshop-Anmeldungen oder Referentenmanagement.
- Networking-Veranstaltungen - profitieren von Matchmaking-Tools und Meeting-Planern.
Wie sieht das in der Praxis aus? Einer unserer Kunden, der eine Reihe von Technologiekonferenzen organisierte, plante zunächst ein System nur für die Registrierung, um später festzustellen, dass er auch ein Modul zum Sammeln von Abstracts von Referenten benötigte. Eine detaillierte Analyse der Ziele ermöglichte es ihm, die Notwendigkeit zu vermeiden, mitten im Vorbereitungsprozess ein zusätzliches Tool implementieren zu müssen.
Bestimmen Sie die Teilnehmercharakteristik
Überlegen Sie:
- Organisieren Sie B2B-, B2C- oder gemischte Veranstaltungen?
- Handelt es sich um lokale, nationale oder internationale Veranstaltungen?
- Melden sich die Teilnehmer individuell oder über Organisationen an?
Die Antworten auf diese Fragen helfen zu bestimmen, ob Sie beispielsweise eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, Gruppenregistrierung oder verschiedene Registrierungspfade für unterschiedliche Teilnehmertypen benötigen.
Bewerten Sie Umfang und Häufigkeit
Organisieren Sie:
- Eine große Veranstaltung pro Jahr?
- Eine Reihe kleinerer Events?
- Regelmäßige Webinare und Schulungen?
Ihre Antwort wird das Lizenzmodell beeinflussen, das für Sie am kostengünstigsten ist. Ein Veranstalter, der 20 Veranstaltungen pro Jahr organisiert, benötigt eine andere Lösung als jemand, der eine einzelne Flaggschiff-Veranstaltung vorbereitet.
Identifizieren Sie Probleme im aktuellen Prozess
Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Sie bereits eine Lösung verwenden. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Was nimmt im aktuellen Prozess die meiste Zeit in Anspruch?
- Was sind die häufigsten Beschwerden der Teilnehmer?
- Wo treten Fehler und Irrtümer auf?
Beispiel: Ein Organisator medizinischer Konferenzen verlor Dutzende von Stunden mit der manuellen Rechnungsstellung. In seinem RFP nannte er automatische Rechnungsstellung als kritische Anforderung, was ihm etwa 10 Arbeitsstunden pro Monat bei jeder Veranstaltung ersparte.
Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen
Konsultieren Sie Vertreter aller an der Veranstaltung beteiligten Teams:
- Marketingabteilung - benötigt Registrierungsdaten, Möglichkeit zum Versand von Mailings.
- Vertrieb - erfordert Umsatzberichterstattung, Zahlungsstatus.
- Buchhaltung - benötigt Integration mit Buchhaltungssystemen, automatische Rechnungen.
- Rezeption/Eventbetreuung - erfordert einfaches Check-in, Ausweisdruck.
In einem Unternehmen, mit dem wir zusammengearbeitet haben, stellte sich erst in der Implementierungsphase heraus, dass die Compliance-Abteilung spezifische Berichterstattung für pharmazeutische Veranstaltungen benötigte. Hätte man dies im RFP berücksichtigt, hätten Verzögerungen und zusätzliche Kosten vermieden werden können.
2. Funktionale Schlüsselbereiche des Systems
Nach der Definition der Bedürfnisse besteht der nächste Schritt darin, die erforderlichen Funktionalitäten zu bestimmen. Hier sind die wichtigsten Bereiche, die Sie in Ihrem RFP berücksichtigen sollten:
Teilnehmerregistrierung
Dies ist das Fundament jedes Event-Systems. Berücksichtigen Sie im RFP:
- Die Möglichkeit, konfigurierbare Anmeldeformulare zu erstellen.
- Unterstützung für individuelle und Gruppenregistrierung.
- Verwaltung verschiedener Registrierungswege (z.B. für VIPs, Referenten, Medien).
- Teilnehmerlimits (allgemein und für bestimmte Ticketarten).
- DSGVO-Konformität und die Möglichkeit, verschiedene Einwilligungen einzuholen.
Praxisbeispiel: Ein Organisator einer Technologiekonferenz benötigte 7 verschiedene Registrierungspfade mit separaten Formularen. Das System, das er ohne angemessenes RFP auswählte, unterstützte zwar verschiedene Ticketarten, aber es stellte sich heraus, dass es keine Personalisierung der Anmeldeformulare für jeden Tickettyp separat bot.
Veranstaltungswebseite
Moderne Systeme bieten integrierte Website-Builder für Veranstaltungen. Fragen Sie nach:
- Einfachheit der Erstellung und Bearbeitung der Seite.
- Responsivität (Anpassung an mobile Geräte).
- Branding- und Anpassungsmöglichkeiten.
- Mehrsprachenunterstützung.
- Integration mit sozialen Medien.
Zahlungssystem
Die finanzielle Abwicklung der Veranstaltung ist ein kritisches Element. Stellen Sie sicher, dass Ihr RFP Folgendes umfasst:
- Flexible Preisgestaltung (Early Bird, Last Minute, Gruppenpreise).
- Rabattcodes.
- Integration mit verschiedenen Payment Gateways.
- Automatische Rechnungsstellung.
- Finanzberichterstattung.
Ein Konferenzveranstalter verlor fast 10% potenzieller Einnahmen, weil sein System keine AmEx-Kartenzahlungen unterstützte, die bei Firmenkunden beliebt sind. Ein detailliertes RFP hätte dieses Problem vermeiden können.
Kommunikation mit Teilnehmern
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zur Teilnehmerzufriedenheit. Fragen Sie nach:
- Automatischen Bestätigungen und Erinnerungen.
- Möglichkeit zur Personalisierung von Nachrichten.
- Versand von Mailings an Teilnehmer.
- SMS-Kommunikationsoptionen.
- Verwaltung von Marketingeinwilligungen.
Check-in und Zugangskontrolle
Für Präsenzveranstaltungen sind folgende Funktionen entscheidend:
- Generierung von QR-Codes/elektronischen Tickets.
- Mobile Rezeption (Check-in über App).
- Ausweisdruck.
- Zugangskontrolle zu verschiedenen Veranstaltungsbereichen.
Beispiel: Ein Branchenmesseorganisator, der dieses Element im RFP ausließ, musste in letzter Minute eine zusätzliche Zugangskontrolllösung kaufen, was unnötige Kosten und Probleme bei der Systemintegration verursachte.
Berichterstattung und Analytik
Daten sind eine wertvolle Ressource für jeden Veranstalter. Berücksichtigen Sie in Ihrem RFP:
- Zugang zu detaillierten Berichten.
- Möglichkeit zum Export von Daten nach Excel.
- Erstellung benutzerdefinierter Berichte.
- Analyse der Konversionsrate im Registrierungsprozess.
- Analyse der Teilnahme und Anwesenheitslisten.
Spezialfunktionen
Je nach Spezifik Ihrer Veranstaltungen sollten Sie die Einbeziehung folgender Punkte in Betracht ziehen:
- Spezielle Anforderungen für pharmazeutische Veranstaltungen (Berichterstattung über unentgeltliche Leistungen oder Überprüfung der Berufsausübungsnummer).
- Call for Papers/Abstracts-Modul.
- Umfrage- und Bewertungssystem.
- Networking-Tools.
3. Support und Datensicherheit
Technologie ist nicht alles - genauso wichtig ist der vom Anbieter gebotene Support.
DSGVO-Konformität
Berücksichtigen Sie in Ihrem RFP unbedingt Fragen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen:
- Wie stellt das System die Einhaltung der DSGVO sicher?
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Wie werden die Rechte der betroffenen Personen umgesetzt (Recht auf Löschung, Datenexport)?
Technische Infrastruktur
Fragen Sie nach technischen Aspekten:
- Funktioniert das System als SaaS (Software as a Service)?
- Welche Systemverfügbarkeit wird garantiert (SLA)?
- Wie werden Backups durchgeführt?
- Welche Verfahren gibt es im Falle eines Ausfalls?
Technischer Support
Eines der am meisten unterschätzten, aber entscheidenden Elemente der Zusammenarbeit:
- Verfügbarkeit des Supports (Tage, Stunden, Sprachen).
- Kommunikationskanäle (Telefon, E-Mail, Chat).
- Reaktionszeit auf Anfragen.
- Verfügbarkeit von Wissensdatenbanken und Schulungsmaterialien.
Implementierungsunterstützung
Überlegen Sie auch, welche Unterstützung Sie beim Start mit dem System benötigen:
- Bietet der Anbieter Schulungen an?
- Hilft er bei der Konfiguration der ersten Veranstaltung?
- Sind Beratungsleistungen verfügbar?
4. Kommerzielle Aspekte
Die Wahl des richtigen Geschäftsmodells ist genauso wichtig wie die Funktionalität des Systems.
Lizenzmodelle
Listen Sie in Ihrem RFP bevorzugte Optionen auf:
- Monatliches/jährliches Abonnement.
- Gebühr pro Veranstaltung.
- Gebühr pro Teilnehmer.
- Gemischtes Modell.
Jedes dieser Modelle hat seine Vor- und Nachteile. Ein Organisator regelmäßiger Webinare profitiert von einem Abonnement, während ein Unternehmen, das eine große Veranstaltung pro Jahr organisiert, wahrscheinlich eine Gebühr für die spezifische Veranstaltung bevorzugen wird.
Unterschied zwischen Implementierungs- und Abonnementmodell
Im RFP sollten Sie klar definieren, was Sie erwarten:
- Implementierungsmodell - einmalige Implementierung, in der Regel anfangs teurer, aber langfristig günstiger.
- Abonnementmodell - niedrigere Einstiegshürde, aber laufende Gebühren.
Preistransparenz
Stellen Sie sicher, dass Ihr RFP eine klare Angabe aller Kosten erfordert:
- Gibt es versteckte Gebühren?
- Ist der technische Support inbegriffen oder zusätzlich kostenpflichtig?
- Was kosten zusätzliche Funktionen?
- Gibt es Limits (Anzahl der Veranstaltungen, Teilnehmer, Mailings), nach deren Überschreitung zusätzliche Gebühren anfallen?
Eigene Domain und Branding
Fragen Sie nach der Möglichkeit:
- Eigene Domain zu verwenden.
- Branding des Anbieters zu entfernen.
- Vollständige Anpassung des Erscheinungsbildes.
Diese Elemente sind oft mit zusätzlichen Kosten verbunden, können aber entscheidend für das professionelle Image der Veranstaltung sein.
5. Qualifikationen des Anbieters
Die Bewertung des Anbieters selbst ist genauso wichtig wie die Bewertung seiner Lösung.
Markterfahrung
Fragen Sie nach:
- Wie lange ist das Unternehmen auf dem Markt tätig?
- Wie viele Kunden betreut es?
- Auf welche Veranstaltungstypen spezialisiert es sich?
Beispiel: Ein Unternehmen mit 10-jähriger Erfahrung in der Betreuung wissenschaftlicher Konferenzen wird für einen Organisator eines medizinischen Kongresses eine bessere Wahl sein als ein Startup, das sich auf Musikfestivals spezialisiert hat.
Referenzen und Fallstudien
Bitten Sie um:
- Referenzen von Kunden mit ähnlichem Profil.
- Fallstudien ähnlicher Veranstaltungen.
- Möglichkeit, aktuelle Kunden zu kontaktieren.
Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten
Bewerten Sie, wie flexibel der Anbieter ist:
- Bietet er Systemanpassungen an?
- Wie geht er mit ungewöhnlichen Anforderungen um?
- Hat er eine Produkt-Roadmap?
Ein Messeorganisator für die Einzelhandelsbranche benötigte eine ungewöhnliche CRM-Integration. Der Anbieter, der Flexibilität zeigte und eine dedizierte API entwickelte, erwies sich als deutlich besserer Partner als die Konkurrenz, die eine günstigere, aber starre Lösung anbot.
6. RFP-Struktur und Bewertungsprozess
Der letzte Schritt besteht darin, Ihrem RFP eine Form zu geben und den Prozess zur Auswahl des Anbieters festzulegen.
Standardstruktur eines RFP-Dokuments
Ihr RFP sollte enthalten:
- Einführung - kurze Beschreibung Ihrer Organisation und Veranstaltungen.
- Zeitplan - Termine für Angebotsabgabe, Präsentationen, Anbieterauswahl.
- Funktionale Anforderungen - detaillierte Liste der Funktionen nach Kategorien.
- Technische Anforderungen - technische Spezifikationen, Sicherheit, Integrationen.
- Geschäftsbedingungen - Erwartungen zum Preismodell.
- Auswahlprozess - Bewertungskriterien, Auswahlphasen.
- Antwortformular - standardisiertes Format zur Erleichterung des Angebotsvergleichs.
Bewertungskriterien mit Gewichtung
Es ist wichtig zu definieren, welche Elemente für Sie am wichtigsten sind. Beispielhafte Gewichtungsstruktur:
- Funktionalität - 40%
- Technischer Support - 20%
- Preis - 15%
- Erfahrung des Anbieters - 15%
- Intuitive Benutzeroberfläche - 10%
Mit diesem Ansatz vermeiden Sie Situationen, in denen ein attraktiver Preis funktionale Mängel oder schwachen Support überdeckt.
Prozess zum Vergleich von Angeboten
Beschränken Sie sich nicht auf schriftliche Antworten. Planen Sie:
- System-Demo mit Fokus auf Ihre Schlüsselanforderungen.
- Testphase für ausgewählte Lösungen.
- Gespräche mit bestehenden Kunden des Anbieters.
Viele Organisatoren haben bedauert, dass sie das System nicht vor dem Kauf getestet haben. Erst in der Praxis zeigte sich, dass eine für den Verkäufer intuitive Benutzeroberfläche für den durchschnittlichen Benutzer kompliziert sein kann.
Zusammenfassung: RFP als Ihr Wegweiser zum Erfolg
Ein gut vorbereitetes RFP ist nicht nur eine Formalität - es ist das Fundament einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Anbieter von Event-Technologie. Dieses Dokument erfüllt mehrere Schlüsselfunktionen:
- Es hilft Ihnen, Ihre eigenen Bedürfnisse detailliert zu analysieren.
- Es sorgt für Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote.
- Es schützt vor unvorhergesehenen Kosten und Einschränkungen.
- Es dient als Referenzpunkt während der Implementierung und Nutzung.
Denken Sie daran, dass die Auswahl eines Event-Management-Systems kein einmaliger Kauf ist, sondern der Beginn einer Partnerschaft. Der Anbieter, der am besten auf Ihr RFP antwortet, wird wahrscheinlich auch der beste Partner für eine langfristige Zusammenarbeit sein.
Die Erstellung eines umfassenden RFP erfordert Zeit und Aufwand, aber es ist eine Investition, die sich mehrfach auszahlen wird. Veranstalter, die ihre Bedürfnisse genau definieren, wechseln seltener die Systeme und nutzen deren Möglichkeiten effizienter.
Ich ermutige Sie, den Prozess der Auswahl eines Event-Systems als strategische Entscheidung zu betrachten. Testen Sie verschiedene Lösungen, stellen Sie schwierige Fragen und scheuen Sie sich nicht, die Bedingungen zu verhandeln. Ein Event-System sollte ein Tool sein, das Ihre Arbeit erleichtert und nicht zusätzliche Probleme verursacht.
Und wenn Sie zusätzliche Hinweise benötigen oder Fragen zur Vorbereitung eines RFP haben, helfen wir Ihnen gerne. Jahre der Erfahrung mit Hunderten von Veranstaltern haben uns gelehrt, dass es keine zwei identischen Veranstaltungen gibt und damit auch keine zwei identischen Anforderungssätze.
Tomasz Chrościechowski