Hybride Events ohne Chaos – CONREGO Multimedia-Plattform

Woher kommt das Kommunikationschaos bei Online-Events?

Kennen Sie das Gefühl? Das Event ist vorbei, die Teilnehmer waren mit den Inhalten zufrieden, aber Ihr E-Mail-Postfach explodiert vor Fragen: „Wo finde ich die Aufzeichnung der Q&A-Session?", „Der Link zur Präsentation funktioniert nicht", „Ist die Fotogalerie schon verfügbar?"

Das ist nicht Ihr Fehler. Es ist die natürliche Folge einer zerstreuten Kommunikation, die zur Plage von Online- und Hybrid-Events geworden ist. Der Link zum Live-Stream landet in einer E-Mail, Präsentationen in einer anderen, Aufzeichnungen kommen in die Cloud und Fotos veröffentlichen Sie in den sozialen Medien. Die Teilnehmer verlieren sich in diesem Informationslabyrinth und Sie verlieren die Kontrolle darüber, wie Ihre Gäste das Event wahrnehmen.

Zerstreuung ist nicht nur ein logistisches Problem – es gefährdet das professionelle Image Ihres Events. Wenn ein Teilnehmer dutzende E-Mails durchsuchen muss, um eine einzige Datei zu finden, verschlechtert sich seine Erfahrung mit Ihrem Event erheblich.

Multimedia-Plattform – das Zentrum Ihres Hybrid-Events

Stellen Sie sich einen Ort vor, an dem jeder Teilnehmer alles findet, was er braucht – vom Live-Stream bis zu herunterladbaren Materialien. Genau das bietet die Multimedia-Plattform im CONREGO-System.

Es ist kein weiteres Tool für Ihre Sammlung, sondern die Kommandozentrale Ihres Events. Live-Streams, Session-Aufzeichnungen, Referenten-Präsentationen, zusätzliche Materialien, Fotogalerien – alles an einem Ort, für Teilnehmer über einen einzigen, personalisierten Link zugänglich.

Entscheidend ist hier die Möglichkeit der Publikationsplanung. Sie müssen nicht alles sofort verfügbar machen – Sie können planen, wann bestimmte Materialien zugänglich werden. Die Aufzeichnung der Morgensession kann am Nachmittag erscheinen und die Fotogalerie einen Tag nach dem Event. Sie haben volle Kontrolle darüber, was Ihre Teilnehmer wann sehen.

Wichtig ist auch, dass der Zugang keine Anmeldung oder Registrierung erfordert – jeder Teilnehmer erhält seinen einzigartigen, sicheren Link. Das eliminiert eine weitere Barriere, die von der Nutzung der Materialien abhalten könnte.

Wie profitieren Ihre Teilnehmer?

Für die Teilnehmer Ihres Events bedeutet die Multimedia-Plattform vor allem Komfort und Sicherheit. Anstatt im E-Mail-Postfach zu wühlen oder verschiedene Websites zu besuchen, haben sie einen einzigen Zugangspunkt zu allen Event-bezogenen Inhalten.

Es vermittelt auch das Gefühl professioneller Betreuung. Wenn ein Teilnehmer sieht, dass alles organisiert und leicht zugänglich ist, steigt automatisch sein Vertrauen in Ihre Organisation. Er muss sich keine Sorgen machen, etwas zu verpassen – alles ist griffbereit.

Gleichzeitig wichtig ist die zeitliche Flexibilität. Teilnehmer können jederzeit zu den Materialien zurückkehren – sei es, um sich die Morgenpräsentation noch einmal anzusehen oder zusätzliche Dokumente eine Woche nach dem Event herunterzuladen. Ihr Event lebt länger als nur am Tag seiner Durchführung.

Vorteile für Sie als Veranstalter

Der größte Vorteil ist die Rückgewinnung der Kontrolle über die Kommunikation. Anstatt auf Chaos zu reagieren, verwalten Sie proaktiv den Informationsfluss. Sie planen, was wann verfügbar gemacht wird, und die Teilnehmer wissen genau, wo sie suchen müssen.

Drastisch sinkt auch die Anzahl der Teilnehmeranfragen. Schluss mit E-Mails wie „wo finde ich den Link?" oder „wird die Aufzeichnung verfügbar sein?". Teilnehmer haben alles an einem Ort, also bombardieren sie Sie natürlich nicht mehr mit Fragen.

Die Plattform ermöglicht auch Inhaltssegmentierung. Sie können separate Bereiche für VIPs, Partner oder Sponsoren erstellen. Jede Gruppe erhält Zugang zu den für sie relevanten Materialien, ohne Inhalte zu sehen, die für andere Segmente bestimmt sind.

Es ist auch ein deutlich besseres Image für Ihr Event. Konsistenz, Ordnung und einfacher Zugang sind Elemente, die Teilnehmer in Erinnerung behalten und für die sie Ihre Organisation schätzen werden. Es ist eine Investition in langfristige Beziehungen zu Ihren Teilnehmern.

Ein Content-Zentrum = Ruhe für den Veranstalter

Kommunikationschaos ist kein unvermeidlicher Bestandteil von Online- und Hybrid-Events. Es ist ein zu lösendes Problem, nicht eine Realität, mit der man sich abfinden muss.

Die Multimedia-Plattform in CONREGO ist der Weg, die Kontrolle darüber zurückzugewinnen, wie Ihre Teilnehmer das Event erleben. Ein Ort, alle Inhalte, volle Kontrolle über die Publikation und zufriedene Teilnehmer, die nicht die Nadel im Heuhaufen suchen müssen.

Denken Sie daran: Ihre Teilnehmer bewerten nicht nur die Inhalte des Events, sondern die gesamte damit verbundene Erfahrung. Professionelle Organisation von Multimedia-Inhalten ist eine Investition in die Teilnehmerzufriedenheit und das Image Ihrer Marke.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.