Ist der hybride Teilnehmer noch sinnvoll?

Events sind live zurück, aber nicht alle sind mit ihnen zurückgekehrt

Als Sie zuletzt eine Veranstaltung organisierten, fragte wahrscheinlich ein Teil der Personen: „Wird es eine Online-Übertragung geben?" Das ist keine Frage der Faulheit oder mangelnden Engagements. Für viele Fachkräfte ist die Remote-Teilnahme zu einer bewussten Entscheidung geworden – sie spart Zeit, eliminiert Reisekosten und bietet mehr Flexibilität.

Der hybride Teilnehmer ist heute kein „schlechterer Teilnehmer". Es ist ein Teilnehmer mit anderen Bedürfnissen, der Ihrer Veranstaltung größere Reichweite und langfristigen Wert bringen kann. Die Frage lautet: Wissen Sie, wie Sie ihn betreuen können?

Wann macht das Hybridmodell wirklich Sinn?

Bevor Sie sich für Hybrid entscheiden, beantworten Sie sich ehrlich die Frage: Wozu brauchen Sie das? Das Hybridmodell erfordert zusätzliche Ressourcen und Aufmerksamkeit – es macht nur Sinn, wenn es konkrete Vorteile bringt.

Setzen Sie auf Hybrid, wenn:

• Ihre Veranstaltung nationale oder internationale Reichweite hat – nicht jeder kann physisch anreisen
• Ihnen die Verbesserung der Zugänglichkeit für Eltern kleiner Kinder, Menschen mit Behinderungen oder in verschiedenen Zeitzonen Arbeitende wichtig ist
• Ein Teil Ihres Teams oder Ihrer Kunden geografisch verstreut ist
• Sie möchten, dass die Veranstaltung ein „langes Leben" hat – Aufzeichnungen können monatelang als Schulungsmaterialien dienen

Machen Sie kein Hybrid, wenn:

• Das Hauptziel Networking und informelle Gespräche sind
• Die Veranstaltung auf Workshops basiert, die physische Teilnahme erfordern
• Sie weder Budget noch Team haben, das für die Qualität der Online-Erfahrung sorgt

Denken Sie daran: Schlecht gemachtes Hybrid ist Geld- und Reputationsverschwendung.

Was erwartet der heutige Online-Teilnehmer wirklich?

Der hybride Teilnehmer ist oft eine in der Remote-Teilnahme an Veranstaltungen erfahrene Person. Er weiß, was er will, und erkennt schnell, ob Sie ihn ernst nehmen.

Seine grundlegenden Erwartungen sind:

Reibungsloser technischer Zugang – der Link zur Übertragung sollte beim ersten Klick funktionieren, ohne seltsame Plugins installieren oder sich in letzter Minute registrieren zu müssen.

Professionelle Audio-Video-Qualität – das kann nicht eine in der Ecke des Saals aufgestellte Kamera sein. Wenn er den Moderator nicht hört oder die Präsentation nicht sieht, ist er nach 5 Minuten weg.

Möglichkeit zur echten Interaktion – Fragen an Referenten, Abstimmungen, Chat mit anderen Teilnehmern. Er möchte teilnehmen, nicht nur zuschauen.

Zugang zu Materialien – herunterladbare Präsentationen, zusätzliche Ressourcen, Möglichkeit, die Aufzeichnung später anzusehen, falls etwas verpasst wurde.

Gleichbehandlung – Moderatoren sollten Online-Teilnehmer aktiv einbeziehen, ihre Fragen vorlesen, auf ihre Kommentare eingehen.

Die häufigsten Fehler, die das hybride Erlebnis zerstören

Fehlende dedizierte Person für Online-Betreuung – jemand muss den Chat überwachen, Fragen sammeln, auf technische Probleme reagieren. Das kann nicht der Referent oder Hauptorganisator sein.

Ansatz „wir stellen eine Kamera auf und irgendwie wird's schon" – das ist ein Rezept für die Katastrophe. Schlechte Bild- und Tonqualität ist der Hauptgrund, warum Menschen die Übertragung ausschalten.

Ignorieren von Unterschieden in Tempo und Energie – was in einem voller Menschen funktioniert, kann für jemanden vor dem Computer langweilig sein. Online-Präsentationen brauchen einen anderen Rhythmus, häufigere Interaktionen, kürzere Blöcke.

Null Möglichkeiten zum Fragenstellen – der Online-Teilnehmer hat oft interessantere Fragen als die im Saal (er hat mehr Zeit zum Nachdenken), aber kann sie nicht stellen.

Kein Follow-up – die Veranstaltung endet und der Online-Teilnehmer bleibt mit nichts zurück. Keine Materialien, Kontakte, Möglichkeit zur weiteren Diskussion.

Wie macht man Hybrid bei begrenzten Ressourcen richtig?

Konzentrieren Sie sich auf Schlüsselmomente – nicht alles muss gestreamt werden. Wählen Sie 2-3 wichtigste Sessions (Keynote, Hauptpanel) und machen Sie sie wirklich gut.

Sorgen Sie für den Ton – das ist das wichtigste Element. Besser durchschnittliches Bild und großartigen Ton als umgekehrt. Investieren Sie in ein professionelles Mikrofon für den Moderator.

Schaffen Sie einen einfachen Kommunikationskanal – sogar ein einfaches Google-Formular zum Sammeln von Fragen von Online-Teilnehmern ist besser als nichts.

Bereiten Sie ein digitales Begrüßungspaket vor – E-Mail mit Agenda, zusätzlichen Materialien, technischen Anweisungen. Der Online-Teilnehmer sollte sich genauso gut betreut fühlen wie der, der ein Konferenzpaket erhalten hat.

Testen Sie alles vorher – machen Sie eine Probeübertragung einen Tag vor der Veranstaltung. Prüfen Sie, wie alles aus Teilnehmersicht aussieht und klingt.

Planen Sie Interaktionen – alle 15-20 Minuten sollte der Referent sich auf Online-Teilnehmer beziehen – eine Frage vorlesen, nach Meinung fragen, schnelle Abstimmung machen.

Wie kann ein Registrierungssystem Ihnen das Leben erleichtern?

Ein gutes Registrierungssystem sammelt nicht nur Daten – es ist ein Werkzeug zur Verwaltung der gesamten hybriden Teilnehmererfahrung.

Segmentierung von Anfang an – teilen Sie Teilnehmer bereits bei der Registrierung in Online und Vor-Ort auf. Das ermöglicht angepasste Kommunikation – andere E-Mail für jemanden, der ins Hotel anreist, andere für den Heimteilnehmer.

Fragen im Voraus sammeln – das Registrierungsformular kann ein Feld für Fragen an Referenten enthalten. Online-Teilnehmer denken oft lieber vorher über Fragen nach, statt live zu improvisieren.

Zentraler Zugangsort – Link zur Übertragung, Materialien, Agenda – alles von einer Plattform aus zugänglich, ohne in verschiedenen E-Mails zu suchen.

Kontrollierter Materialzugang – Aufzeichnungen und Präsentationen nur für registrierte Teilnehmer verfügbar, Verfolgung, wer was wann angesehen hat.

Follow-up basierend auf tatsächlicher Teilnahme – verschiedene E-Mails für Personen, die die gesamte Veranstaltung gesehen haben, und die, die nur teilweise dabei waren.

Hybrid ist ein Zugänglichkeitswerkzeug, kein Pandemie-Relikt

Online-Veranstaltungen werden nie Live-Events ersetzen – die Energie des Saals, spontane Gespräche beim Kaffee, die Möglichkeit echter Geschäftsbeziehungen lassen sich nicht auf den Bildschirm übertragen.

Aber das Hybridmodell kann Ihnen, wenn Sie es richtig machen, mehr geben: größere Reichweite, bessere Zugänglichkeit und langfristigen Wert. Ein Teilnehmer, der nicht zu Ihrer Konferenz nach Berlin kommen kann, aber online aus München teilnehmen kann, entscheidet sich beim nächsten Mal vielleicht für die Anreise vor Ort.

Wenn Sie den hybriden Teilnehmer mit derselben Aufmerksamkeit behandeln wie den in der ersten Reihe, gewinnen Sie nicht nur sein Engagement, sondern auch seine Loyalität. Und das ist in der heutigen Welt voller Veranstaltungen Gold wert.

Die Frage lautet also nicht „lohnt es sich noch, Hybrid zu machen?", sondern „können Sie es sich leisten, es nicht zu machen?". Ihre Konkurrenten kennen wahrscheinlich bereits die Antwort.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.