Czy uczestnik hybrydowy ma jeszcze sens?

Wydarzenia wróciły na żywo, ale nie wszyscy wrócili z nimi

Kiedy ostatni raz organizowałeś wydarzenie, prawdopodobnie część osób zapytała: „A będzie transmisja online?" To nie kwestia lenistwa czy braku zaangażowania. Dla wielu profesjonalistów uczestnictwo zdalne stało się świadomym wyborem – oszczędza czas, eliminuje koszty podróży i daje większą elastyczność.

Uczestnik hybrydowy to dziś nie „gorszy uczestnik". To uczestnik z innymi potrzebami, który może przynieść Twojemu wydarzeniu większy zasięg i długoterminową wartość. Pytanie brzmi: czy wiesz, jak go obsłużyć?

Kiedy model hybrydowy ma rzeczywisty sens?

Zanim zdecydujesz się na hybrydę, szczerze odpowiedz sobie na pytanie: po co Ci to? Model hybrydowy wymaga dodatkowych zasobów i uwagi – ma sens tylko wtedy, gdy przynosi konkretne korzyści.

Postaw na hybrydę, gdy:

• Twoje wydarzenie ma zasięg krajowy lub międzynarodowy – nie każdy może przyjechać fizycznie
• Zależy Ci na zwiększeniu dostępności dla rodziców małych dzieci, osób z niepełnosprawnościami czy pracujących w różnych strefach czasowych
• Część Twojego zespołu lub klientów jest rozproszona geograficznie
• Chcesz, by wydarzenie miało "długie życie" – nagrania mogą służyć jako materiały szkoleniowe przez miesiące

Nie rób hybrydy, gdy:

• Podstawowym celem jest networking i nieformalne rozmowy
• Wydarzenie opiera się na warsztatach wymagających fizycznego uczestnictwa
• Nie masz budżetu ani zespołu, który zadba o jakość doświadczenia online

Pamiętaj: źle zrobiona hybryda to strata pieniędzy i reputacji.

Czego naprawdę oczekuje dzisiejszy uczestnik online?

Uczestnik hybrydowy to często osoba doświadczona w uczestnictwie w wydarzeniach zdalnych. Wie, czego chce i szybko rozpozna, czy traktujesz go poważnie.

Jego podstawowe oczekiwania to:

Płynny dostęp techniczny – link do transmisji powinien działać od pierwszego kliknięcia, bez konieczności instalowania dziwnych wtyczek czy rejestrowania się w ostatniej chwili.

Profesjonalna jakość audio-video – to nie może być kamera ustawiona w kącie sali. Jeśli nie słyszy prowadzącego albo nie widzi prezentacji, odejdzie po 5 minutach.

Możliwość rzeczywistej interakcji – pytania do prelegentów, głosowania, czat z innymi uczestnikami. Chce uczestniczyć, nie tylko oglądać.

Dostęp do materiałów – prezentacje do pobrania, dodatkowe zasoby, możliwość obejrzenia nagrania później, jeśli coś przegapił.

Równe traktowanie – prowadzący powinien aktywnie włączać uczestników online, odczytywać ich pytania, odnosić się do ich komentarzy.

Najczęstsze błędy, które niszczą doświadczenie hybrydowe

Brak dedykowanej osoby odpowiedzialnej za online – ktoś musi monitorować czat, zbierać pytania, reagować na problemy techniczne. Nie może to być prelegent ani główny organizator.

Podejście "ustawimy kamerę i jakoś będzie" – to przepis na katastrofę. Zła jakość obrazu i dźwięku to główny powód, dla którego ludzie wyłączają transmisję.

Ignorowanie różnic w tempie i energii – to, co świetnie działa w sali pełnej ludzi, może być nudne dla osoby siedzącej przed komputerem. Prezentacje online potrzebują innego rytmu, częstszych interakcji, krótszych bloków.

Zero możliwości zadawania pytań – uczestnik online często ma ciekawsze pytania niż ci w sali (ma więcej czasu na przemyślenie), ale nie ma jak ich zadać.

Brak follow-up – wydarzenie kończy się i uczestnik online zostaje z niczym. Nie ma materiałów, kontaktów, możliwości dalszej dyskusji.

Jak zrobić hybrydę dobrze przy ograniczonych zasobach?

Skup się na kluczowych momentach – nie wszystko musi być streamowane. Wybierz 2-3 najważniejsze sesje (keynote, główny panel) i zrób je naprawdę dobrze.

Zadbaj o dźwięk – to najważniejszy element. Lepiej mieć przeciętny obraz i świetny dźwięk niż odwrotnie. Zainwestuj w profesjonalny mikrofon dla prowadzącego.

Stwórz prosty kanał komunikacji – nawet zwykły formularz Google do zbierania pytań od uczestników online jest lepszy niż nic.

Przygotuj cyfrowy pakiet powitalny – e-mail z agendą, dodatkowymi materiałami, instrukcjami technicznymi. Uczestnik online powinien czuć się tak samo zadbany jak ten, który otrzymał pakiet konferencyjny.

Testuj wszystko wcześniej – zrób próbną transmisję dzień przed wydarzeniem. Sprawdź, jak wygląda i brzmi wszystko z perspektywy uczestnika.

Planuj interakcje – co 15-20 minut prelegent powinien odnosić się do uczestników online – odczytać pytanie, zapytać o opinię, zrobić szybkie głosowanie.

Jak system rejestracji może ułatwić Ci życie?

Dobry system rejestracji to nie tylko zbieranie danych – to narzędzie do zarządzania całym doświadczeniem uczestnika hybrydowego.

Segmentacja od samego początku – dziel uczestników na online i onsite już podczas rejestracji. To pozwala na dostosowaną komunikację – inny e-mail dla osoby przyjeżdżającej do hotelu, inny dla uczestniczącej z domu.

Zbieranie pytań z wyprzedzeniem – formularz rejestracyjny może zawierać pole na pytania do prelegentów. Uczestnik online często wolał przemyśleć pytanie wcześniej niż improwizować na żywo.

Centralne miejsce dostępu – link do transmisji, materiały, agenda – wszystko dostępne z poziomu jednej platformy, bez szukania po różnych e-mailach.

Kontrolowany dostęp do materiałów – nagrania i prezentacje dostępne tylko dla zarejestrowanych uczestników, możliwość śledzenia, kto i kiedy je oglądał.

Follow-up na podstawie rzeczywistego uczestnictwa – różne e-maile dla osób, które obejrzały całe wydarzenie, i tych, które dołączyły tylko na część.

Hybryda to narzędzie dostępności, nie relikt pandemii

Wydarzenia online nigdy nie zastąpią tych na żywo – energia sali, spontaniczne rozmowy przy kawie, możliwość nawiązania prawdziwych relacji biznesowych to coś, czego nie da się przełożyć na ekran.

Ale model hybrydowy, gdy zrobisz go dobrze, może dać Ci coś więcej: szerszy zasięg, większą dostępność i długoterminową wartość. Uczestnik, który nie może przyjechać na Twoją konferencję w Warszawie, ale może dołączyć online z Wrocławia, następnym razem może zdecydować się na przyjazd na miejsce.

Jeśli podejdziesz do uczestnika hybrydowego z taką samą uwagą jak do tego w pierwszym rzędzie, zdobędziesz nie tylko jego zaangażowanie, ale także lojalność. A to w dzisiejszym świecie pełnym wydarzeń jest na wagę złota.

Pytanie nie brzmi więc "czy warto jeszcze robić hybrydę?", ale "czy stać Cię na to, by jej nie robić?". Twoi konkurenci prawdopodobnie już poznali odpowiedź.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.