Jak kody QR usprawniają eventy?

Kody QR – technologia, która usprawnia wydarzenia

Kody QR już od lat ułatwiają życie w różnych branżach, a ich rola w eventach nieustannie rośnie. Umożliwiają błyskawiczną identyfikację uczestników, eliminują kolejki i pozwalają na sprawniejszą organizację wydarzeń. W CONREGO po raz pierwszy wdrożyliśmy je już w 2013 roku podczas Forum Wyzwania IT dla Hewlett-Packard Polska, gdzie wykorzystaliśmy je do personalizacji identyfikatorów, obsługi recepcji, kontroli dostępu i interakcji przy stoiskach wystawców. Od tego czasu stały się one nieodłącznym elementem naszego systemu rejestracji.

Dlaczego kody QR sprawdzają się lepiej niż tradycyjne rozwiązania? Ich odczyt działa pod dowolnym kątem, co eliminuje problemy z odbiciami światła, a w przeciwieństwie do klasycznych kodów kreskowych, świetnie radzą sobie na ekranach smartfonów. To niewielki szczegół, który robi ogromną różnicę w dynamicznym środowisku eventowym.

Jak kody QR usprawniają wydarzenia?

Jednym z najważniejszych wyzwań organizatora jest sprawna obsługa uczestników – zwłaszcza w dniu wydarzenia. Dzięki kodom QR procesy rejestracji i kontroli dostępu przebiegają płynnie i bez zbędnych opóźnień. Wystarczy, że uczestnik otrzyma swój unikalny kod już na etapie rejestracji, a przy wejściu na event zostanie on zeskanowany za pomocą aplikacji mobilnej lub czytnika. To błyskawiczne rozwiązanie, które eliminuje ręczne wyszukiwanie nazwisk na listach obecności i redukuje ryzyko błędów.

Oprócz uproszczonego check-inu kody QR świetnie sprawdzają się również w zarządzaniu dostępem do poszczególnych stref wydarzenia. Jeśli część sesji jest przeznaczona tylko dla wybranych gości, system rejestracji uczestników automatycznie weryfikuje, czy dana osoba ma uprawnienia do wejścia. Pozwala to nie tylko na zwiększenie bezpieczeństwa, ale także na dokładne monitorowanie frekwencji i analizę popularności poszczególnych prelekcji.

Identyfikatory, bilety i nowoczesny networking

Personalizacja to klucz do lepszego doświadczenia uczestników, dlatego w CONREGO kody QR można osadzać na identyfikatorach, biletach oraz w wiadomościach e-mail z potwierdzeniem rejestracji. Dzięki temu uczestnicy nie muszą drukować wejściówek – wystarczy, że okażą swój kod na ekranie telefonu. Co więcej, organizatorzy mogą wykorzystać je do ułatwienia networkingu, kierując kody do automatycznie generowanych wizytówek w formacie VCF. To oznacza, że skanując kod na identyfikatorze rozmówcy, uczestnicy mogą w kilka sekund zapisać jego dane kontaktowe w telefonie – bez potrzeby wymiany fizycznych wizytówek.

Dostęp do treści i aplikacji mobilnych

Kody QR mogą również pełnić funkcję interaktywnych linków, prowadząc uczestników do ważnych materiałów czy aplikacji mobilnych. Można je skonfigurować tak, by kierowały użytkowników na stronę wydarzenia, do harmonogramu prelekcji, biogramów prelegentów, a nawet do konkursów czy ankiet oceniających wystąpienia. To świetny sposób na angażowanie uczestników i zapewnienie im dostępu do kluczowych informacji w najbardziej wygodny sposób.

Nie masz skanera QR? Wystarczy smartfon

Zaawansowane technologie często kojarzą się z wysokimi kosztami, ale w przypadku kodów QR jest zupełnie inaczej. Do ich obsługi nie trzeba inwestować w drogie urządzenia – wystarczy smartfon lub tablet z aplikacją CONREGO Check-in. To narzędzie pozwala na skanowanie kodów, zarządzanie uczestnikami i obsługę recepcji bez potrzeby korzystania z komputera. Dzięki temu organizatorzy mogą z łatwością kontrolować przebieg wydarzenia, a uczestnicy cieszyć się sprawną i bezproblemową obsługą.

Podsumowanie

Kody QR w eventach to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim sposób na efektywną organizację. Z ich pomocą można przyspieszyć check-in, kontrolować dostęp do stref, udostępniać uczestnikom istotne materiały i ułatwiać networking. W połączeniu z systemem CONREGO stają się potężnym narzędziem, które pozwala oszczędzić czas, wyeliminować błędy i podnieść komfort uczestników.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak mogą usprawnić Twój event, przetestuj system CONREGO i przekonaj się, jak działa nowoczesna automatyzacja w praktyce!

Joanna Chrościechowska