Profesjonalna obsługa uczestników wydarzenia zaczyna się od dobrze przygotowanej recepcji i sprawnej kontroli dostępu. Kluczowe znaczenie ma tu nie tylko system rejestracji, ale także sprzęt, z którego korzystasz.
W tym poradniku nie będziemy mówić o personelu i metodach jego szkolenia — do tego tematu wrócimy przy innej okazji. Skupmy się na technicznym aspekcie obsługi uczestników: urządzeniach, które organizator wydarzenia powinien mieć pod ręką, by zapewnić szybki i bezbłędny check-in.
System rejestracji uczestników CONREGO oferuje funkcje recepcji oraz kontroli dostępu, które umożliwiają błyskawiczną weryfikację danych uczestników i przydzielonych im praw. Aby jednak w pełni wykorzystać potencjał systemu, nie obejdzie się bez odpowiedniego sprzętu. Jakie urządzenia sprawdzą się najlepiej? Idealny zestaw recepcyjny, który umożliwi oznaczanie obecności i personalizację identyfikatorów za pomocą etykiet samoprzylepnych, to komputer, skaner kodów QR i drukarka.
Choć można sięgnąć po komputery stacjonarne lub all-in-one, my rekomendujemy laptopy — najlepiej kompaktowe modele z ekranem 11–13 cali i dwoma standardowymi portami USB. Dlaczego? Pierwszy port USB zajmie skaner kodów QR, a drugi — drukarka do identyfikatorów. Laptopy są mobilne, nie zajmują dużo miejsca i mają własne zasilanie, co może okazać się zbawienne w przypadku awarii prądu. Nadają się do pracy na stanowisku recepcyjnym i kontroli dostępu, więc w razie potrzeby możesz przenieść laptop z recepcji przed wejście na jedną z sal wykładowych i wykorzystać istniejące zasoby bez dodatkowych kosztów.
Poszukując laptopów (niekiedy zwanych netbookami), zwracaj uwagę na rozmiar, liczbę portów USB, zainstalowany system operacyjny i oczywiście cenę. Najlepszym rozwiązaniem są laptopy z systemem Linux, zwłaszcza lekkimi dystrybucjami takimi jak Xubuntu. Dlaczego? Z doświadczenia wiem, że nie ma nic gorszego niż automatyczny Windows Update, który włącza się właśnie wtedy, gdy trzeba obsłużyć uczestnika, obciąża laptopa, sieć i uniemożliwia pracę.
Dostępne na rynku laptopy bez systemu operacyjnego (na których możesz zainstalować Linux) lub z systemem Linux są znacznie tańsze niż ich odpowiedniki z Windows lub macOS. Jedyne oprogramowanie, jakiego potrzebujesz, to przeglądarka Google Chrome lub Mozilla Firefox. Aktualizacje systemu Linux nie są wymuszane w losowych momentach. Skoro Ty decydujesz o tym, kiedy system zostanie zaktualizowany, to nie spędzisz też długich godzin na aktualizacji systemu na kilku lub kilkunastu urządzeniach przed kolejną edycją wydarzenia. Oczywiście, z powodów bezpieczeństwa należy zadbać o aktualizacje, ale znacznie lepiej jest robić je w wybranym przez siebie czasie i miejscu.
Gdy organizator wydarzenia zamawia w CONREGO obsługę recepcji na evencie (dostarczamy wówczas zestawy sprzętowe, szkolimy hostessy i sprawujemy pieczę nad przebiegiem obsługi uczestników), stosujemy wyłącznie laptopy spełniające powyższe kryteria. Jestem wielkim fanem optymalizacji, więc nasze laptopy (różnych marek) działają błyskawicznie, a jedyne, co musimy zrobić przed wyjazdem na realizację, to dodanie na pulpicie skrótów do aplikacji CONREGO dla danego wydarzenia.
Tablety na stanowisku recepcyjnym są świetnym rozwiązaniem, jeśli nie planujesz za pomocą CONREGO drukować identyfikatorów, ponieważ zostały spersonalizowane na etapie produkcji w drukarni. W takiej sytuacji możesz na tabletach z systemem Android lub iOS zainstalować aplikację CONREGO Check-in i błyskawicznie notować obecność uczestników na miejscu.
Urządzenia mobilne to doskonałe narzędzie do kontroli dostępu. Dzięki aplikacji CONREGO Check-In na Androida i iOS, smartfon lub tablet z kamerą zastąpi czytnik kodów QR i komputer. To idealne rozwiązanie do pracy w ruchu — na wejściu do sali czy strefy VIP. Co ważne, aplikacja działa bez konieczności konfiguracji dodatkowego sprzętu.
W CONREGO korzystamy z tabletów Apple iPad z systemem iOS, ponieważ lubię ten ekosystem. Nie ma jednak większego znaczenia, czy wyposażysz hostessy w tablety z systemem iOS czy Android, bo kluczowe jest to, jak długo te urządzenia mogą pracować bez zasilania. Jeśli wynajmujesz sprzęt od zewnętrznego dostawcy, sprawdź żywotność zainstalowanych baterii, ponieważ niska żywotność może utrudnić pracę przez konieczność stałego dostępu do zasilania.
Przed 2024 rokiem starsza wersja systemu CONREGO oferowała również obsługę kodów kreskowych, lecz porzuciliśmy ich wsparcie w najnowszej wersji, ponieważ kody kreskowe nie są tak funkcjonalne jak kody QR. Dzięki zastosowaniu kodów QR nasz system rejestracji oferuje jednoczesną możliwość obsługi uczestników za pomocą urządzeń mobilnych oraz laptopów z podłączonym skanerem QR. Jeśli planujesz druk identyfikatorów na miejscu lub nie chcesz stosować na recepcji tabletów lub smartfonów to musisz zaopatrzyć się w skanery sprzętowe.
Skanery kodów QR działają jak klawiatura - odczytany kod jest konwertowany do ciągu znaków (konkretnie: linku). Płynne skanowanie kodów QR w systemie CONREGO wymaga jednak, by po zeskanowanym kodzie dodawany był tabulator (taka sama akcja jak po kliknięciu przycisku TAB na klawiaturze).
Do pracy z systemem CONREGO nadają się wszystkie modele skanerów 2D, które można "zaprogramować", by dodawały po kodach tabulator. Większość nowoczesnych skanerów kodów QR oferuje możliwość dodania sufiksu, takiego jak Tab, po zeskanowaniu. Proces konfiguracji zazwyczaj polega na zeskanowaniu odpowiednich kodów z przewodnika programowania dostarczonego przez producenta. Zalecam zapoznanie z dokumentacją konkretnego modelu skanera zanim dokonasz zakupu. Znane nam modele programowalne to:
Personalizacja identyfikatorów na miejscu wymaga drukarek, których typ zależny będzie od typu identyfikatorów. CONREGO jako aplikacja webowa generuje pliki PDF i wysyła je do drukarki w sposób automatyczny, więc kompatybilność nie jest problemem. Poza typem identyfikatorów zwróć uwagę na to, czy dla wybranego typu i modelu drukarki dostępne są sterowniki kompatybilne z Twoim systemem operacyjnym. Zweryfikuj to zwłaszcza w przypadku użycia systemu operacyjnego Linux.
Jeśli planujesz druk kart plastikowych, polecamy drukarki firmy Evolis — szybkie, niezawodne i oferujące druk w jakości 300 dpi. Nie drukuj jednak kart z dziurką — grozi to uszkodzeniem głowicy.
Naszym faworytem od lat pozostaje Brother i seria drukarek oznaczona symbolem QL— małe, szybkie, tanie i niezawodne drukarki do etykiet. Te drukarki obsługują etykiety samoprzylepne o wymiarach: 62 x 100 mm, 38 x 90 mm i innych, a nawet etykiet w formacie 20 x 20 mm, które możesz naklejać na papierowe opaski na nadgarstek.
Szybkość druku, niskie koszty zakupu oraz eksploatacji oraz dostępność sterowników dla systemu Linux czynią z tych drukarek rozwiązanie idealne.
Jeśli potrzebujesz etykiet o większej trwałości, poszukaj modeli oferowanych pod marką Zebra, które oferują druk w wysokiej rozdzielczości (300 dpi) i szerokości 104 mm.
Jeśli nie możesz polegać na sieci Wi-Fi udostępnionej przez obiekt, warto zabrać własny router LTE z kartą SIM. Dobrym wyborem będzie np. TP-Link M7350 lub Zyxel NR2101, które zapewniają stabilne połączenie i pozwalają jednocześnie obsłużyć kilka urządzeń. Upewnij się, że karta SIM działa w miejscu wydarzenia, a limit danych jest wystarczający na cały dzień. Jeśli chcesz zwiększyć niezawodność połączenia, rozważ router z obsługą dwóch kart SIM (dual SIM failover).
A jeśli lokalizacja wydarzenia budzi jakiekolwiek wątpliwości co do zasilania — UPS to obowiązkowy element wyposażenia recepcji. Przezorny zawsze ubezpieczony!
Na tym zakończę nasze zestawienie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o obsłudze recepcji i kontroli dostępu na wydarzeniach, zajrzyj do naszego poradnika Jak przygotować skuteczną recepcję eventową?.
Zobacz gotowy zestaw podczas pracy i oceń czy spełnia on Twoje oczekiwania:
Tomasz Chrościechowski
