Ein professioneller Empfang Ihrer Teilnehmer beginnt mit einer gut ausgestatteten Check-in-Station und einem zuverlässigen System zur Zugangskontrolle. Neben einer leistungsfähigen Software brauchen Sie dafür auch das passende technische Equipment.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die technische Seite der Teilnehmerverwaltung vor Ort: Welche Geräte sollten Sie am Empfang und an Kontrollpunkten einsetzen, damit der Einlass schnell, sicher und stressfrei abläuft?
Das Teilnehmerregistrierungssystem von CONREGO bietet spezielle Module für Check-in und Zugangskontrolle. Damit können Sie Zugriffsrechte prüfen und Anwesenheiten sekundenschnell erfassen. Doch erst mit der richtigen Hardware schöpfen Sie das volle Potenzial aus. Die ideale Check-in-Station besteht aus einem Laptop, einem QR-Code-Scanner und einem Etikettendrucker.
Desktop-PCs oder All-in-One-Geräte sind grundsätzlich einsetzbar – wir empfehlen jedoch kompakte Laptops mit 11–13 Zoll Bildschirmdiagonale und mindestens zwei USB-Anschlüssen. Warum zwei? Einer für den QR-Scanner, einer für den Drucker. Laptops sind mobil, platzsparend und verfügen über einen integrierten Akku – besonders hilfreich bei Stromausfällen. Bei Bedarf können Sie das Gerät sogar flexibel zwischen Empfang und Zugangskontrolle einsetzen.
Achten Sie beim Kauf auf Größe, USB-Anzahl, Betriebssystem und Preis. Am effizientesten arbeiten Sie mit Linux-Laptops, zum Beispiel mit der leichtgewichtigen Distribution Xubuntu. Warum? Weil Windows-Updates zur Unzeit echte Showstopper sein können – genau dann, wenn es hektisch wird.
Linux-basierte Geräte (oder solche ohne vorinstalliertes Betriebssystem) sind nicht nur günstiger, sondern auch zuverlässiger. Eine moderne Browser-App wie CONREGO reicht völlig aus – Sie benötigen nur Chrome oder Firefox. Und Updates? Führen Sie sie durch, wann Sie es wollen, nicht das System. So sparen Sie sich stundenlange Vorbereitungen vor jedem Event.
Wenn CONREGO für Ihre Veranstaltung den Check-in-Service vor Ort übernimmt, bringen wir genau solche Laptops mit – leistungsstark, vorkonfiguriert und mit direktem Zugriff auf die CONREGO-App.
Wenn Sie Ihre Badges im Vorfeld drucken lassen und vor Ort keine Drucker benötigen, können Tablets eine gute Option für den Empfang sein. Installieren Sie einfach die App CONREGO Check-In auf Android- oder iOS-Geräten und erfassen Sie die Ankunft der Teilnehmer mit wenigen Klicks.
Auch für die Zugangskontrolle bieten sich mobile Geräte hervorragend an. Die App CONREGO Check-In nutzt die Kamera Ihres Smartphones oder Tablets als QR-Scanner – ganz ohne zusätzliche Hardware. Perfekt für VIP-Zonen, Workshops oder separate Vortragsräume.
Wir bei CONREGO setzen bevorzugt auf iPads mit iOS, aber auch Android-Geräte leisten gute Dienste. Entscheidend ist die Akkulaufzeit – gerade bei gemieteter Hardware. Prüfen Sie also vorab, ob die Geräte einen ganzen Eventtag durchhalten.
Bis 2024 unterstützte CONREGO auch klassische Barcodes. Seitdem setzen wir ausschließlich auf QR-Codes, weil sie flexibler sind. Sie funktionieren sowohl mit Smartphones als auch mit Laptops und externen Scannern – und sie erlauben Direktverlinkungen, z. B. zu personalisierten Teilnehmerseiten.
Externe QR-Scanner agieren wie Tastaturen: Sie lesen den Code aus und geben ihn als Zeichenfolge weiter – typischerweise als URL. Wichtig: Damit CONREGO optimal funktioniert, muss der Scanner am Ende des Codes ein Tabulatorzeichen senden, genau wie beim Drücken der Tab-Taste.
Achten Sie beim Kauf darauf, dass der Scanner programmierbar ist – also in der Lage, nach dem Scan ein Tab-Zeichen zu senden. Meist geschieht dies über die Anleitung des Herstellers. Bewährte Modelle sind:
Wenn Sie Namensschilder vor Ort drucken möchten, brauchen Sie einen passenden Drucker – je nach Badge-Typ. CONREGO generiert automatisch PDF-Dateien und sendet sie an den Standarddrucker. Wichtig ist nur, dass es passende Treiber für Ihr Betriebssystem gibt – vor allem unter Linux.
Für Kunststoffkarten empfehlen wir Evolis-Drucker mit 300 dpi Auflösung. Achtung: Karten mit vorgestanzten Löchern können die Druckköpfe beschädigen – besser unperforiert drucken und erst danach stanzen.
Unsere Top-Empfehlung: die Brother QL-Serie. Kompakt, schnell, zuverlässig und mit vielen Etikettengrößen kompatibel (z. B. 62×100 mm, 38×90 mm oder sogar 20×20 mm – ideal für Armbänder).
Hohe Druckgeschwindigkeit, geringe Kosten und Treiberunterstützung für Linux machen diese Serie zum idealen Begleiter für den Event-Einsatz.
Wenn Sie besonders langlebige Etiketten benötigen, empfehlen wir Geräte von Zebra mit 300 dpi und bis zu 104 mm Breite.
Verlassen Sie sich nicht blind auf das WLAN im Veranstaltungsort. Bringen Sie lieber einen LTE-Router mit eigener SIM-Karte mit. Bewährte Modelle: TP-Link M7350 oder Zyxel NR2101. Diese Geräte versorgen mehrere Stationen stabil mit Internet. Wichtig: SIM vorab testen, Datenvolumen prüfen. Noch besser: Router mit Dual-SIM-Funktion für automatisches Failover.
Und falls es am Strom hapert? Ein USV-Gerät (unterbrechungsfreie Stromversorgung) schützt Ihre Technik und Nerven. Lieber gut vorbereitet als offline!
Das war unsere Checkliste für Ihre Event-Hardware. Wenn Sie mehr über das Teilnehmermanagement mit CONREGO erfahren möchten, lesen Sie auch unseren Beitrag: Wie Sie eine perfekte Konferenzrezeption gestalten?.
Sehen Sie sich das komplette Setup im Einsatz an und prüfen Sie, ob es Ihren Erwartungen entspricht:
Tomasz Chrościechowski
