Häufige Fehler in Schulungsumfragen und wie man sie vermeidet

Feedback-Umfragen nach Schulungen sind der Schlüssel zu Erkenntnissen, die Veranstalter von einem Event zum nächsten besser werden lassen. Sie sind wie eine Schatzkarte, die zeigt, was hervorragend lief und was noch geschliffen werden muss. Aber damit diese Karte uns wirklich zum Ziel führt – zu besseren, ansprechenderen Veranstaltungen – müssen wir wissen, wie man sie benutzt. Und vor allem: welche Fehler man bei der Erstellung vermeiden sollte.

Als jemand, der Veranstalter täglich dabei unterstützt, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, habe ich schon vieles gesehen. Ich weiß, wie schnell man in Fallen tappt, die dazu führen, dass die gesammelten Daten... nun ja, wenig brauchbar sind. In diesem Artikel zeige ich dir die häufigsten Fehler bei der Erstellung von Feedback-Umfragen nach Schulungen – und wie du sie vermeidest, damit dein Feedback wirklich Gold wert ist.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Erstellung von Feedback-Umfragen nach Schulungen?

Fehler Nr. 1: Kein klares Ziel der Umfrage

Das ist ein grundlegender Fehler – und zugleich der einfachste, den man beheben kann. Bevor du die erste Frage formulierst, stelle dir selbst eine zentrale Frage: Warum erstelle ich diese Umfrage? Möchte ich die Zufriedenheit der Teilnehmer messen? Themenvorschläge für zukünftige Schulungen sammeln? Herausfinden, welche Programmpunkte am wertvollsten waren? Oder alles auf einmal?

Ohne ein klar definiertes Ziel werden die Fragen chaotisch, die Umfrage zu lang und die Auswertung zur Qual. Du wirst nicht wissen, worauf du achten sollst, was wichtig ist und was nur Rauschen.

So vermeidest du das: Definiere ein oder zwei Hauptziele, bevor du mit der Erstellung beginnst. Schreib sie auf – sie sind dein Kompass bei der Auswahl der passenden Fragen. Und denk daran: Verschiedene Zielgruppen (z. B. Teilnehmende, Referierende, Sponsoren) brauchen unter Umständen unterschiedliche Fragen – so gewinnst du gezieltere und nützlichere Daten.

Fehler Nr. 2: Zu viele (oder schlecht formulierte) Fragen

Hat man einmal das Ziel festgelegt, ist die Versuchung groß, alles Mögliche abzufragen. Schließlich hat man die Teilnehmer „am Haken“ – da wäre es doch schade, nicht alles mitzunehmen, oder? Leider führt eine Umfrage, die sich wie ein Verhör anfühlt, schnell zu Frust. Die Leute sind beschäftigt und verlieren die Geduld, wenn sie eine endlos lange Liste sehen. Ergebnis? Die Umfrage wird ignoriert oder nur halbherzig beantwortet.

Sind die Fragen dann auch noch unklar, doppeldeutig oder suggestiv formuliert, ist das Feedback praktisch wertlos.

So vermeidest du das: Beschränke dich auf die für dein Ziel relevanten Aspekte. Jede Frage sollte einen klaren Nutzen bringen. Optimal sind 6 bis 12 Fragen – das reicht für 3–5 Minuten Bearbeitungszeit und überfordert niemanden. Verwende verschiedene Fragetypen (geschlossene, offene, Skalen), aber mit Bedacht. Ein gutes Beispiel für eine kompakte, aber aussagekräftige Frage ist der sogenannte NPS (Net Promoter Score): „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Schulung weiterempfehlen?“

Fehler Nr. 3: Unstrukturierter Aufbau der Umfrage

Selbst die besten Fragen nützen nichts, wenn sie ohne System aneinandergereiht werden. Themenwechsel ohne Übergang, kein logischer Fluss, demografische Fragen direkt zu Beginn – das alles sorgt für Irritation.

So vermeidest du das: Gliedere deine Umfrage logisch und unterteile sie in thematische Blöcke. Starte mit einfachen, allgemeinen Fragen, die zum Mitmachen einladen. Komplexere Fragen gehören in die Mitte. Demografische Angaben (falls nötig) kommen zum Schluss. Achte auf Übersichtlichkeit und einfache Navigation – besonders auf mobilen Geräten.

Fehler Nr. 4: Keine Testphase vor dem Versand

Dieser Fehler passiert öfter, als man denkt. Du erstellst die Umfrage, verschickst sie – und plötzlich funktioniert ein Link nicht, eine Frage ist missverständlich oder die Umfrage ist so lang, dass kaum jemand sie zu Ende bringt.

So vermeidest du das: Teste deine Umfrage immer – wirklich immer – bevor du sie an alle versendest. Bitte einige Kolleg\:innen oder Bekannte (idealerweise ohne Vorwissen) um einen Probelauf. Frag nach: Waren die Fragen verständlich? War die Umfrage zu lang? Hat technisch alles funktioniert?

Fehler Nr. 5: Schlechte Verteilung oder ungeeignetes Format

Eine Umfrage muss ihre Zielgruppe erreichen – und zwar so, dass sie auch bequem auszufüllen ist. Wenn du sie im falschen Format verschickst, ohne klickbaren Link, nur an einen Teil der Teilnehmenden oder ohne mobile Optimierung, bekommst du garantiert eine schwache Rücklaufquote.

So vermeidest du das: Nutze den richtigen Kommunikationskanal – E-Mail ist Standard, aber auch ein Link auf der Eventseite oder in sozialen Medien kann sinnvoll sein. In Systemen wie CONREGO kannst du die Umfrage direkt in die Eventkommunikation einbauen – automatisch, individuell und nur an tatsächliche Teilnehmende. Und ganz wichtig: Timing! Der beste Zeitpunkt für den Versand ist 1–2 Tage nach dem Event – dann sind die Eindrücke noch frisch, aber der Stress ist abgeklungen.

Fehler Nr. 6: Ergebnisse werden nicht genutzt

Das ist wohl der schwerwiegendste Fehler. Feedback zu sammeln ist nur der erste Schritt. Wenn du es anschließend ignorierst und nichts änderst, war der ganze Aufwand umsonst. Schlimmer noch: Teilnehmende, die sich Zeit genommen haben, fühlen sich nicht ernst genommen. Das untergräbt das Vertrauen und senkt die Bereitschaft, erneut Feedback zu geben.

So vermeidest du das: Werten die Antworten aus – gezielt, aber ohne Perfektionismus. Achte auf wiederkehrende Themen, positive wie negative. Leite konkrete Maßnahmen daraus ab – und teile diese mit deinen Teilnehmenden. Ein kurzer Dankesmail mit einem Satz wie „Wir haben Ihr Feedback gehört und planen beim nächsten Mal eine längere Fragerunde ein“ wirkt Wunder.

Fehler Nr. 7: Abfragen von bereits bekannten Daten

Oft fragen Veranstalter in der Umfrage Informationen ab, die sie bereits durch das Anmeldeformular kennen: Geschlecht, Alter, Tickettyp (z. B. Zuhörer\:in, Referent\:in, VIP), oder gewählte Workshops. Das verlängert die Umfrage unnötig.

So vermeidest du das: Ein integriertes Teilnehmermanagement-System wie CONREGO sammelt alle Daten zentral. Nutze das! Die Umfrage sollte sich auf subjektive Eindrücke konzentrieren, nicht auf bereits bekannte Fakten. Bei der Auswertung kannst du dann die Antworten nach Teilnehmertyp oder anderen Kriterien segmentieren – für noch präzisere Erkenntnisse.

Fehler Nr. 8: Teilnehmende nicht über die Ergebnisse informieren

Feedback einzuholen ist nur die halbe Miete. Genauso wichtig ist es zu zeigen, dass es gehört wurde. Wenn Teilnehmende ihre Meinung äußern, aber nie erfahren, was damit passiert, verlieren sie schnell das Vertrauen – und füllen beim nächsten Mal vielleicht nichts mehr aus.

So vermeidest du das: Sende eine kurze Rückmeldung – z. B. per E-Mail – sobald du die Ergebnisse ausgewertet hast. Ein Satz wie „Dank Ihres Feedbacks werden wir in Zukunft mehr Praxisbeispiele einbauen“ zeigt: Du hörst zu. Das stärkt die Beziehung zu deinem Publikum und motiviert zum Mitmachen.

Wie unterstützt dich CONREGO bei der Erstellung von Umfragen?

Eine durchdachte Umfrage zu erstellen kostet Zeit – aber moderne Tools können diesen Prozess deutlich erleichtern. In CONREGO kannst du deine Umfrage direkt im System gestalten und mit der Teilnehmerkommunikation verknüpfen. Du erstellst ein Formular im passenden Design, versendest es automatisch an gezielte Gruppen und erhältst alle Antworten an einem Ort. Noch besser: Das System versendet die Umfrage nur an bestätigte Teilnehmende – ganz ohne Mehraufwand.

Feedback-Umfragen nach Schulungen sind eine Kombination aus Handwerk und Analyse. Wer die richtigen Fragen stellt – und anschließend aufmerksam zuhört – verwandelt ein einfaches Formular in ein strategisches Werkzeug zur Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen. Denk daran: Feedback ist ein Geschenk. Nimm es ernst, höre genau hin und handle. Deine Teilnehmenden (und deine nächsten Events) werden es dir danken.

Joanna Chrościechowska