Najczęstsze błędy w ankietach po szkoleniu i jak ich uniknąć

Ankiety po szkoleniach to klucz do wiedzy, która pozwala organizatorom stawać się z wydarzenia na wydarzenie coraz lepszymi. To jak mapa skarbów, która pokazuje, co poszło świetnie, a co wymaga jeszcze szlifów. Ale żeby ta mapa rzeczywiście zaprowadziła nas do celu, czyli do jeszcze lepszych, bardziej angażujących wydarzeń, musimy wiedzieć, jak jej używać, a przede wszystkim – czego unikać podczas jej tworzenia.

Jako ktoś, kto na co dzień wspiera organizatorów w budowaniu niezapomnianych doświadczeń, widziałam już wiele. Wiem, jak łatwo wpaść w pułapki, które sprawiają, że zebrane dane są… cóż, niezbyt użyteczne. Dziś opowiem Ci o najczęstszych błędach, które widzę przy tworzeniu ankiet po szkoleniach, i podpowiem, jak ich unikać, żeby Twój feedback był prawdziwym złotem.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy tworzeniu ankiet po szkoleniach?

Błąd nr 1: Brak jasnego celu badania

To fundamentalny błąd, a jednocześnie najprostszy do naprawienia. Zanim usiądziesz do pisania pierwszego pytania, zadaj sobie kluczowe pytanie: po co tworzę tę ankietę? Czy chcę ocenić satysfakcję uczestników? Zbieram sugestie dotyczące przyszłych tematów? Chcę dowiedzieć się, które elementy programu były najbardziej wartościowe? A może wszystko po trochu?

Bez wyraźnie określonego celu, pytania będą chaotyczne, ankieta za długa, a analiza wyników – męczarnią. Nie będziesz wiedzieć, na co zwrócić uwagę, co jest ważne, a co tylko szumem informacyjnym.

Jak tego uniknąć? Zdefiniuj jeden, maksymalnie dwa kluczowe cele przed rozpoczęciem pracy nad ankietą. Zapisz je. To będzie Twój kompas, który pomoże Ci wybrać odpowiednie pytania i utrzymać spójność. Pamiętaj też, że różnym grupom uczestników (np. prelegentom, słuchaczom, sponsorom) możesz zadawać inne pytania – dzięki temu uzyskasz trafniejsze, bardziej użyteczne dane.

Błąd nr 2: Zbyt wiele pytań (lub źle dobranych)

Gdy już mamy cel, często pojawia się pokusa, żeby przy okazji zapytać o… wszystko. Przecież mamy uczestnika "pod ręką", to grzech nie wykorzystać tej okazji, prawda? Niestety, ankieta, która przypomina przesłuchanie, zniechęca. Uczestnicy są zajęci, mają inne obowiązki i szybko tracą cierpliwość, widząc nieskończoną listę pytań. Efekt? Albo ankieta ląduje w koszu, albo dostajesz pospieszne, mało przemyślane odpowiedzi.

Dodatkowo, jeśli pytania są źle sformułowane – niejasne, dwuznaczne, sugerujące odpowiedź – zebrane dane będą bezwartościowe.

Jak tego uniknąć? Skup się na kluczowych aspektach zgodnych z Twoim celem. Każde pytanie powinno wnosić wartość i pomagać w osiągnięciu celu badania. Optymalna długość ankiety to zwykle od 6 do 12 pytań – tyle, ile uczestnik może wypełnić w 3–5 minut bez zniechęcenia. Używaj różnorodnych typów pytań (zamknięte, otwarte, skale ocen), ale stosuj je świadomie. Warto rozważyć np. pytanie NPS („Na ile prawdopodobne jest, że polecisz to szkolenie znajomym?”), które może być samodzielnym minimum ankietowym.

Błąd nr 3: Chaotyczna struktura ankiety

Nawet najlepsze pytania mogą stracić swój potencjał, jeśli zostaną wrzucone do ankiety bez ładu i składu. Przeskakiwanie z tematu na temat, brak logicznego flow, pytania o dane demograficzne na samym początku – to wszystko buduje frustrację uczestnika.

Jak tego uniknąć? Zaprojektuj ankietę z logiczną strukturą i podziałem na sekcje tematyczne. Zaczynaj od pytań ogólnych, które łatwo odpowiedzieć i które zaangażują uczestnika. Bardziej szczegółowe, wymagające zastanowienia pytania umieść w środku ankiety. Pytania demograficzne, jeśli są konieczne, zostaw na koniec. Dbaj o przejrzysty układ i czytelność.

Błąd nr 4: Brak testowania ankiety

To błąd, który zdarza się częściej, niż myślisz. Tworzysz ankietę, wysyłasz i… okazuje się, że jedno pytanie jest niejasne, link nie działa, albo ankieta jest tak długa, że nikt jej nie kończy.

Jak tego uniknąć? Zawsze, ale to zawsze, przetestuj ankietę przed wysyłką do wszystkich uczestników. Poproś kilku znajomych lub współpracowników (najlepiej takich, którzy nie uczestniczyli w tworzeniu ankiety), aby ją wypełnili i dali Ci szczerą informację zwrotną. Zapytaj, czy pytania były jasne, czy ankieta nie była za długa, czy wszystko działało poprawnie.

Błąd nr 5: Trudna dystrybucja lub niedostosowana forma

Ankieta musi dotrzeć do uczestników i być dla nich łatwa do wypełnienia. Wysłanie jej w niewygodnym formacie, bez linku, tylko do części osób, lub niedostosowanie jej do urządzeń mobilnych to prosta droga do niskiego wskaźnika odpowiedzi.

Jak tego uniknąć? Wybierz odpowiedni kanał dystrybucji – email jest standardem, ale możesz też rozważyć media społecznościowe czy umieszczenie linku na stronie wydarzenia. Co więcej, w systemach takich jak CONREGO, ankietę możesz zintegrować bezpośrednio z komunikacją po wydarzeniu – system sam wyśle odpowiedni link tylko do osób, które faktycznie brały udział. Zadbaj też o odpowiedni timing – najlepszy moment na wysyłkę to 1–2 dni po zakończeniu wydarzenia, kiedy opinie są jeszcze świeże, ale emocje już trochę opadły.

Błąd nr 6: Ignorowanie wyników i brak działania

To chyba najgorszy z błędów. Zebranie danych to dopiero pierwszy krok. Jeśli ankieta trafi do szuflady i nikt nigdy nie przeanalizuje wyników ani nie wdroży żadnych wniosków, to cały wysiłek idzie na marne. Gorzej – uczestnicy, którzy poświęcili swój czas, poczują, że ich opinia się nie liczy.

Jak tego uniknąć? Po zebraniu odpowiedzi, przeanalizuj je. Szukaj trendów, powtarzających się uwag, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Wyciągnij konkretne wnioski i – co najważniejsze – zaplanuj działania na ich podstawie. A następnie… poinformuj uczestników o tych działaniach! Krótki mail z podziękowaniem za feedback i informacją, co zmienisz w przyszłych edycjach dzięki ich opiniom, buduje ogromne zaangażowanie i pokazuje, że naprawdę słuchasz.

Błąd nr 7: Niewykorzystanie danych, które już posiadasz

Często organizatorzy zadają w ankiecie pytania, które padły już w formularzu rejestracyjnym. Powtarzanie tych pytań jest niepotrzebne i wydłuża ankietę.

Jak tego uniknąć? Zintegrowany system zarządzania wydarzeniem, taki jak CONREGO, zbiera wszystkie dane uczestnika w jednym miejscu. Wykorzystaj to! Ankieta powinna skupić się na subiektywnych odczuciach i opiniach, których nie uzyskasz z danych rejestracyjnych. Analizując wyniki, możesz segmentować odpowiedzi według typu uczestnika czy innych danych zebranych wcześniej, co daje cenne, bardziej precyzyjne wnioski.

Błąd nr 8: Nieinformowanie uczestników o efektach ankiety

Zbieranie feedbacku to tylko połowa sukcesu. Druga połowa to pokazanie, że ten głos został wysłuchany. Jeśli uczestnicy poświęcili czas na odpowiedzi, a potem nie dowiadują się, czy cokolwiek się z tym wydarzyło – to zaufanie do całego procesu spada. A razem z nim spada też szansa, że w przyszłości wypełnią kolejną ankietę.

Jak tego uniknąć? Krótkie podsumowanie wysłane po zakończeniu analizy może zdziałać cuda. Np. mail z informacją: „Na podstawie Waszych opinii dodamy więcej przykładów praktycznych i wydłużymy sesję Q\&A” – to nie tylko budowanie zaangażowania, ale i realna wartość dla przyszłych edycji.

Jak CONREGO wspiera Cię w tworzeniu ankiet?

Choć stworzenie idealnej ankiety wymaga przemyślenia, narzędzia mogą znacząco ułatwić ten proces. W systemach takich jak CONREGO, moduł komunikacji i zarządzania danymi uczestników pozwala na łatwe tworzenie i dystrybucję ankiet. Możesz stworzyć formularz ankietowy, który jest spójny wizualnie ze stroną Twojego wydarzenia, wysłać go do wybranej grupy uczestników i zebrać wszystkie odpowiedzi w jednym miejscu. Co ważne, CONREGO pomaga zarządzać danymi i generować raporty, co ułatwia analizę wyników. System może też automatycznie wysłać ankietę tylko do tych osób, które faktycznie wzięły udział w wydarzeniu – bez Twojej dodatkowej pracy.

Tworzenie ankiet po szkoleniach to sztuka i nauka jednocześnie. Sztuka zadawania właściwych pytań we właściwy sposób i nauka analizowania zebranych danych. Unikając tych kilku podstawowych błędów, możesz przekształcić ankietę z formalności w potężne narzędzie rozwoju, które pomoże Ci budować jeszcze lepsze wydarzenia i umacniać relacje z uczestnikami. Pamiętaj, feedback to prezent – uszanuj go, słuchaj uważnie i działaj! Twoi uczestnicy (i przyszłe edycje Twojego wydarzenia) z pewnością to docenią.

Joanna Chrościechowska