Wann haben Sie zuletzt das Wort "DSGVO" im Kontext der Veranstaltungsorganisation gehört und leichte Unruhe verspürt? Sie sind nicht allein. Für viele Event-Manager ist die Datenschutz-Grundverordnung gleichbedeutend mit bürokratischem Albtraum, potenziellen Strafen und endlosen Formalitäten.
Die Wahrheit ist jedoch eine ganz andere – die DSGVO wurde nicht geschaffen, um Ihnen das Leben zu erschweren, sondern um die Daten der Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen zu schützen. Mit dem richtigen Tool kann die Erfüllung der DSGVO-Pflichten sogar nahezu vollautomatisch erfolgen.
"Ich habe keine Zeit, mich in rechtliche Komplexitäten zu vertiefen, ich muss eine erfolgreiche Veranstaltung organisieren" – diesen Satz hören wir sehr oft von Veranstaltern. Genau deshalb übernehmen Registrierungssysteme die Last der Gesetzeskonformität.
Bevor wir weitergehen, machen wir uns bewusst, welchen Reichtum an Informationen über Teilnehmer Sie während des Registrierungsprozesses sammeln:
Jede dieser Kategorien unterliegt dem Schutz, und Sie als Organisator sind rechtlich für deren Sicherheit verantwortlich. Stellen Sie sich die Konsequenzen einer Datenpanne vor – von Vertrauensverlust bei Teilnehmern bis hin zu erheblichen finanziellen Strafen.
Die Rolle des Veranstaltungsorganisators besteht nicht nur darin, ein interessantes Programm und eine reibungslose Logistik zu gewährleisten. Im Lichte der DSGVO-Vorschriften sind Sie auch Verantwortlicher für personenbezogene Daten mit allen daraus resultierenden Pflichten:
Sie sammeln ausschließlich die Daten, die für die Erreichung des Zwecks, nämlich die Organisation der Veranstaltung und die Betreuung der Teilnehmer, erforderlich sind. Die Frage nach der Lieblingsfarbe oder dem Hobby eines Teilnehmers ist, wenn sie nicht mit dem Charakter der Veranstaltung zusammenhängt, überflüssig und verstößt gegen den Grundsatz der Minimierung.
Jede Person, die sich für Ihre Veranstaltung registriert, muss ausdrücklich und freiwillig der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen. Dies gilt insbesondere für Marketingeinwilligungen – standardmäßig angekreuzte Checkboxen sind ein einfacher Weg, gegen die DSGVO zu verstoßen.
Sie müssen die Teilnehmer klar darüber informieren, welche Daten Sie sammeln, zu welchem Zweck und wie lange Sie diese aufbewahren werden. Die Datenschutzerklärung ist keine Formalität – sie ist das Fundament der Transparenz.
Teilnehmer haben das Recht auf:
Sie sind verpflichtet, ihnen die Ausübung dieser Rechte zu ermöglichen – und zwar innerhalb einer bestimmten Frist.
Sie sind verantwortlich für technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen. Die Speicherung einer Teilnehmerliste in einer ungesicherten Excel-Tabelle stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen diesen Grundsatz dar.
Im Falle einer Überprüfung müssen Sie nachweisen können, dass Sie DSGVO-konform handeln – das bedeutet das Führen von Verarbeitungsverzeichnissen, die Dokumentation von Einwilligungen und Vorfällen.
Beim Lesen dieser Liste können Sie zunehmende Beunruhigung verspüren – das sind wirklich viele Verpflichtungen. Aber keine Sorge – genau hier kommt ein professionelles Teilnehmerregistrierungssystem zu Hilfe.
Stellen Sie sich vor, dass die meisten der oben genannten Verpflichtungen automatisch erfüllt werden, ohne Ihr direktes Eingreifen. Genau so funktionieren moderne Registrierungssysteme, die mit Blick auf die DSGVO-Konformität entwickelt wurden:
Das Registrierungssystem speichert automatisch alle von den Teilnehmern erteilten Einwilligungen – sowohl diejenigen, die die Verarbeitung der für die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Daten betreffen, als auch optionale Marketingeinwilligungen. Darüber hinaus speichert es das genaue Datum und die Uhrzeit der Einwilligung sowie den Wortlaut der Klausel, der der Teilnehmer zugestimmt hat.
Eine Organisatorin einer großen Branchenkonferenz erzählte uns von einer Situation, in der ein Teilnehmer die Tatsache seiner Marketingeinwilligung in Frage stellte. Dank des Registrierungssystems konnte sie innerhalb weniger Sekunden ein vollständiges Aktivitätsprotokoll vorlegen und die Angelegenheit ohne weitere Komplikationen abschließen.
Moderne Systeme geben den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Daten selbst über einen personalisierten Link oder ein Teilnehmerkonto zu bearbeiten. Das bedeutet:
Das ist nicht nur die Umsetzung des Rechts auf Zugang und Berichtigung von Daten, sondern auch eine erhebliche Entlastung für Ihr Team, das diese Änderungen nicht manuell vornehmen muss.
Alle Teilnehmerdaten werden in einer zentralen und angemessen gesicherten Datenbank gespeichert. Dies eliminiert typische Risiken im Zusammenhang mit:
Nicht jedes Mitglied des Organisationsteams benötigt vollen Zugriff auf personenbezogene Daten. Ein gutes Registrierungssystem ermöglicht es, genau festzulegen, wer einzelne Kategorien von Informationen sehen und bearbeiten kann.
Eine solche Granularität der Berechtigungen ist nicht nur eine Frage der DSGVO-Konformität, sondern auch eine gute organisatorische Praxis.
Jede Änderung an den Daten eines Teilnehmers wird zusammen mit Informationen darüber registriert, wer sie wann vorgenommen hat. Diese Funktionalität ist unbezahlbar bei:
Das Registrierungssystem berücksichtigt automatisch Marketingeinwilligungen beim Versand von Mitteilungen an Teilnehmer. Das bedeutet:
Dies eliminiert das Risiko einer versehentlichen Verletzung der Teilnehmerpräferenzen, die zu Beschwerden oder sogar Strafen führen könnte.
Wenn Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist, gewinnt der Datenschutz eine zusätzliche Dimension. Teilnehmer vertrauen Ihnen nicht nur ihre persönlichen, sondern auch ihre finanziellen Daten an. Hier kommt wieder ein professionelles Registrierungssystem zur Hilfe:
Gute Registrierungssysteme verarbeiten Kreditkartendaten nicht selbst, sondern integrieren sich mit zertifizierten Zahlungsgateways wie Stripe, PayPal oder PayU. Das bedeutet:
Das Registrierungssystem ermöglicht es, genau festzulegen, wer im Team Zugriff auf Zahlungsdaten hat. In der Regel sind diese Informationen nur für Personen sichtbar, die sich mit den Finanzen der Veranstaltung befassen, was das Risiko einer Datenpanne minimiert.
Das System generiert und speichert automatisch alle erforderlichen Finanzdokumente:
Dies ist nicht nur eine Erleichterung für die Buchhaltung, sondern auch die Erfüllung der Pflicht zur Dokumentation von Operationen mit personenbezogenen Daten im Kontext der DSGVO.
Um die Vorteile der Automatisierung von DSGVO-Prozessen besser zu verstehen, betrachten wir typische Risiken im Zusammenhang mit der manuellen Verarbeitung von Teilnehmerdaten:
Die Speicherung von Teilnehmerdaten in ungesicherten Excel-Tabellen ist eine Praxis, die bei vielen Organisatoren noch anzutreffen ist. Was sind die Risiken?
Das Versenden von Teilnehmerlisten per E-Mail an Subunternehmer (Catering, Firma für Namensschilder usw.) ist ein weiteres ernstes Risiko:
Ein gutes Registrierungssystem ermöglicht die sichere Weitergabe nur der notwendigen Daten an Subunternehmer durch eingeschränkte Zugriffskonten oder gesicherte Exporte.
Ohne ein automatisiertes System wird die Umsetzung des Rechts auf Löschung oder Aktualisierung von Daten zu einer echten Herausforderung:
Ein manueller Registrierungsprozess führt oft zu Situationen, in denen der Organisator keine vollständige Dokumentation der Teilnehmereinwilligungen hat:
Im Falle einer Überprüfung durch die Datenschutzbehörde oder eines Streits mit einem Teilnehmer kann das Fehlen solcher Dokumentation schwerwiegende Folgen haben.
Wie Sie sehen, ist ein professionelles Registrierungssystem nicht nur ein Tool zum Sammeln von Anmeldungen und zur Verwaltung von Teilnehmern. Es ist eine umfassende Lösung, die die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften automatisiert, das Risiko von Verstößen minimiert und Ihnen den mit dem Datenschutz verbundenen Stress erspart.
Denken Sie daran, dass das Registrierungssystem wie Ihr persönlicher DSGVO-Assistent funktioniert, der:
Dadurch können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist – die Schaffung einer wertvollen und ansprechenden Veranstaltung für Ihre Teilnehmer.
In einer Ära des zunehmenden Bewusstseins für Datenschutz ist die Gewährleistung eines hohen Schutzniveaus für die Teilnehmer nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein Element des Aufbaus von Vertrauen in Ihre Marke als Organisator.
Denken Sie daran – die DSGVO wurde nicht geschaffen, um Ihnen das Leben zu erschweren, sondern um die Privatsphäre Ihrer Teilnehmer zu schützen. Mit dem richtigen Tool wird dieser Schutz zu einem integralen, problemlosen Teil des Veranstaltungsorganisationsprozesses.
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.
