Warunki uczestnictwa w wydarzeniu i przetwarzania danych osobowych muszą być jasne. Publikując dobrze napisany regulamin uczestnictwa i poprawne klauzule o przetwarzaniu danych chronisz zarówno siebie, jak i swoich klientów.
Rejestracja uczestników na wydarzenie – niezależnie od jego skali – to nie tylko kwestia logistyki. To również moment, w którym zaczynają obowiązywać Cię konkretne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, świadczenia usług i komunikacji z uczestnikami.
Dlatego jeśli publikujesz formularz rejestracyjny bez regulaminu i odpowiednich klauzul – prosisz się o kłopoty. Na szczęście ich uniknięcie nie musi być ani trudne, ani czasochłonne.
W tym artykule pokazuję, jak zadbać o bezpieczeństwo prawne Twojego wydarzenia i komfort uczestników, a na końcu udostępniam gotowe wzory dokumentów do pobrania.
Znana wszystkim, często traktowana po macoszemu. Zwykle brzmi:
„Przeczytałem i akceptuję regulamin uczestnictwa w wydarzeniu” – i to wystarczy, o ile faktycznie dajesz uczestnikowi szansę, by ten regulamin przeczytać.
Pamiętaj, by link do regulaminu był aktywny i otwierał się w nowym oknie. Brzmi banalnie, ale zaskakująco często ten element nie działa – a wtedy trudno mówić o świadomej zgodzie.
To fundament – dokument, który opisuje usługę udziału w wydarzeniu. Co powinien zawierać? Przede wszystkim:
Dobrze napisany regulamin nie tylko porządkuje relację z uczestnikiem – to Twoje zabezpieczenie na wypadek sytuacji spornych. W CONREGO często widzimy, że organizatorzy, którzy przeszli „przez jedno trudne wydarzenie”, zaczynają traktować regulamin jak polisę. I słusznie.
To drugi najważniejszy element. Musisz poinformować uczestnika:
Możesz ją wkleić pod formularzem lub podlinkować – ale niezależnie od formy, uczestnik musi mieć dostęp do pełnej treści przed wysłaniem zgłoszenia.
W systemie CONREGO masz możliwość umieszczenia tej klauzuli jako osobnej zgody, z wymagalnością. To oznacza, że użytkownik nie przejdzie dalej, jeśli jej nie zaakceptuje – co jest w pełni zgodne z przepisami.
Podczas gdy klauzula informacyjna dotyczy danych zebranych w formularzu, polityka prywatności to szerszy dokument. Opisuje sposób, w jaki przetwarzasz dane osób odwiedzających Twoją stronę internetową – również tych, które nie zarejestrowały się na wydarzenie.
Powinna obejmować m.in.:
Nie masz jeszcze swojej polityki? Użyj klauzuli informacyjnej jako punktu wyjścia. A jeśli korzystasz z CONREGO, pamiętaj: każda strona rejestracyjna ma miejsce na link do polityki prywatności.
To temat, który regularnie budzi wątpliwości. Dlatego jedna zasada, której warto się trzymać, brzmi: zgoda marketingowa nie może być obowiązkowa.
Oznacza to, że nie wolno uzależniać możliwości udziału w wydarzeniu od wyrażenia zgody na otrzymywanie newsletterów czy ofert handlowych.
Jeśli więc pod formularzem rejestracyjnym planujesz umieścić checkbox w stylu „Chcę otrzymywać informacje o przyszłych wydarzeniach”, to świetnie – pod warunkiem, że będzie on opcjonalny.
W systemie CONREGO możesz automatycznie filtrować osoby, które zgodziły się na komunikację marketingową – dzięki czemu nie narazisz się na zarzut wysyłki niechcianych treści.
Wiesz już, co powinien zawierać formularz rejestracyjny i dokumenty towarzyszące. A teraz coś, co pozwoli Ci ruszyć z miejsca natychmiast:
Pobierz gotowe zestawy dokumentów, dostosowane do różnych typów wydarzeń – znajdziesz w nich:
Wystarczy uzupełnić dane Twojego wydarzenia i wgrać pliki do formularza rejestracyjnego w CONREGO lub dodać linki do strony www.
W dobrze skonstruowanym formularzu rejestracyjnym nie chodzi tylko o dane. Chodzi o zaufanie – uczestnika do organizatora. I o Twoje bezpieczeństwo jako podmiotu, który przetwarza dane osobowe i świadczy usługi.
Nie musisz być prawnikiem, żeby przygotować dokumenty, które będą działać – wystarczy zrozumienie kilku podstawowych zasad i dostęp do sprawdzonych szablonów.
Jeśli chcesz, by cały proces – od rejestracji, przez płatności, aż po komunikację – był nie tylko zgodny z prawem, ale i komfortowy dla Ciebie i uczestników, przetestuj CONREGO. Za darmo i bez zobowiązań.
Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.
