1. Beschreibung der Veranstaltung
Die Professional Piercers Poland Conference richtet sich an professionelle Piercerinnen und Piercer. Die in dieser Fallstudie beschriebene Ausgabe umfasst vier Tage: 23.–26. September 2026.
Die Veranstaltung verbindet ein Konferenzprogramm mit fachlicher Weiterbildung und Erfahrungsaustausch. Aufgrund ihrer internationalen Ausrichtung erfolgen Kommunikation und Anmeldung auf Polnisch und Englisch. CONREGO unterstützt mehrere Ausgaben der Konferenz und deckt dabei die Veranstaltungswebsite, den Ticketverkauf, die Kommunikation und den Zugang zu zusätzlichen Materialien ab.
2. Herausforderungen des Kunden
Die Organisation einer mehrtägigen Konferenz für Teilnehmende aus Polen und dem Ausland erforderte die Verbindung eines umfangreichen Teilnahmeangebots mit Zahlungen, Rechnungsstellung und zweisprachiger Kommunikation. Der Veranstalter benötigte unter anderem:
- mehrere Ticketkategorien, darunter Anmeldewege, die erst nach Eingabe eines Passworts zugänglich sind,
- zahlreiche kostenpflichtige und kostenlose Zusatzoptionen mit Teilnehmerlimits,
- Preise in PLN und EUR,
- Online-Zahlungen über PayU und Rechnungsstellung über Fakturownia.pl,
- ein umfangreiches Formular für Teilnehmerdaten,
- E-Mail-Kommunikation, Berichte, Zertifikate und Namensschilder,
- einen geschützten Zugang zu Schulungsmaterialien,
- eine Veranstaltungswebsite auf Polnisch und Englisch.
Teilnehmerdaten, gebuchte Leistungen, Zahlungen, Rechnungen und Dokumente mussten in einem einzigen System miteinander verknüpft bleiben.
3. Die Lösung mit CONREGO
In CONREGO wurden mehrere Ticketkategorien eingerichtet, darunter Anmeldevarianten, die nur nach Eingabe eines Passworts zugänglich sind. Das umfangreiche Formular erfasst die für die Betreuung der Teilnehmenden erforderlichen Daten, während das System die Limits der einzelnen Zusatzoptionen überwacht.
PayU-Zahlungen wurden mit der Dokumentenerstellung über Fakturownia.pl verknüpft. Website und Anmeldung stehen in zwei Sprachen zur Verfügung und unterstützen Preise in PLN und EUR. CONREGO dient außerdem der Kommunikation, der Erstellung von Zertifikaten und Namensschildern sowie der exklusiven Bereitstellung von Materialien für registrierte Personen über die Multimedia-Plattform.
PPP Conference: Veranstaltungswebsite und Anmeldung für ein internationales Publikum
4. Ergebnisse
Der Veranstalter wickelt mehrere Ausgaben in einer bewährten Umgebung ab, ohne den gesamten Prozess jedes Mal neu aufzubauen. In einem einzigen System verwaltet er Teilnahmeoptionen, Zahlungen, Rechnungen, Kommunikation und Teilnehmerdokumente.
Ticketkategorien, Passwörter und Teilnehmerlimits ermöglichen die gezielte Steuerung des Zugangs zu verschiedenen Teilnahmeoptionen. Eine zweisprachige Website und Preise in PLN und EUR erleichtern die Betreuung von Interessierten aus verschiedenen Ländern. Die Multimedia-Plattform stellt Schulungsmaterialien sicher und gezielt den richtigen Personen bereit.
5. Kundenstimme
Wir nutzen CONREGO inzwischen Jahr für Jahr. Bei der Organisation unserer Konferenz ist es uns wichtig, sie auf höchstem Niveau umzusetzen. Wir wissen, dass der erste Eindruck der Teilnehmenden eine entscheidende Rolle spielt – und in diesem Fall beginnt er bereits bei der Anmeldung. Mit CONREGO können wir von Anfang an für einen professionellen Auftritt der Konferenz sorgen.
Neben der Anmeldung selbst nutzen wir weitere Funktionen, die unsere organisatorische Arbeit deutlich vereinfachen und beschleunigen. Namensschilder und Zertifikate für die Teilnehmenden lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, ohne jedes Dokument einzeln vorbereiten zu müssen. Mehrere Anmeldevorlagen ermöglichen es uns, die Anmeldung für Aussteller und Konferenzteilnehmende gleichzeitig durchzuführen. Die verfügbaren Statistiken geben uns zudem jederzeit einen aktuellen Überblick über unsere Finanzen.
CONREGO erleichtert uns die Organisation der Konferenz erheblich und ermöglicht es uns, zahlreiche Prozesse effizient an einem Ort zu verwalten.
6. Zusammenfassung
Die PPP Conference zeigt, wie CONREGO mehrere Ausgaben einer spezialisierten internationalen Veranstaltung mit einem umfangreichen Teilnahmeangebot unterstützt.
Der größte Mehrwert liegt darin, eine einmal eingerichtete Lösung wiederzuverwenden und weiterzuentwickeln. Statt die Infrastruktur für jede Ausgabe von Grund auf neu aufzubauen, aktualisiert der Veranstalter das bestehende System und passt es selbstständig an die einzelnen Konferenzen an.
