Fallstudie: Medizinisches Forum
Erfahren Sie, wie das CONREGO-System die Registrierung, Zahlungsabwicklung und Zugangskontrolle bei einer der größten Veranstaltungen der Medizinbranche unterstützt hat.
Das RhinoForum ist eine renommierte Konferenz, die von der Polnischen Rhinologischen Gesellschaft organisiert wird und seit 2012 die Event-Management-Software CONREGO zur Veranstaltungsverwaltung einsetzt. Jede Ausgabe dieser internationalen Veranstaltung bringt neue organisatorische Herausforderungen mit sich, denen sich CONREGO erfolgreich stellt.
Herausforderung Nr. 1: Erstellung und Aktualisierung der Event-Website
Jede Ausgabe des RhinoForums bringt neue Werbematerialien und eine veränderte visuelle Identität mit sich. Die Organisatoren erwarteten, dass die Konferenz-Website nicht nur responsiv und auf allen Geräten lesbar, sondern auch an das aktuelle Branding angepasst ist.
Lösung:
Das CONREGO-System ermöglichte die schnelle Implementierung einer dedizierten Event-Website basierend auf den vom Veranstalter bereitgestellten Materialien. Dank des CMS-Moduls konnten Organisatoren Inhalte problemlos aktualisieren, das Programm hinzufügen sowie Rednerprofile und organisatorische Informationen einfügen.
Herausforderung Nr. 2: Mehrsprachige Teilnehmerregistrierung
Das RhinoForum zieht Experten aus der ganzen Welt an, sodass eine mehrsprachige Teilnehmerregistrierung unerlässlich war.
Lösung:
CONREGO unterstützt mehrsprachige Registrierungsformulare, sodass Teilnehmer die Website sowohl auf Polnisch als auch auf Englisch durchsuchen und sich registrieren konnten. Automatische Bestätigungs-E-Mails wurden in der bevorzugten Sprache des Teilnehmers gesendet.
Herausforderung Nr. 3: Dynamisches Rabattmanagement
Die Organisatoren benötigten ein Tool, das die Einführung von Rabatten ermöglichte – sowohl zeitabhängige (Early Bird) als auch auf den Teilnehmerstatus bezogene Rabatte (z. B. Ermäßigungen für Studierende oder Mitglieder der Gesellschaft).
Lösung:
Das CONREGO-System ermöglicht eine flexible Rabattverwaltung. Das RhinoForum konnte verschiedene Gebührenstufen je nach Anmeldezeitpunkt festlegen und die entsprechenden Rabatte automatisch den Teilnehmern zuweisen, die die festgelegten Kriterien erfüllten.
Herausforderung Nr. 4: Effiziente Zahlungs- und Rechnungsabwicklung
Als kostenpflichtige Veranstaltung erforderte das RhinoForum eine reibungslose Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung.
Lösung:
CONREGO ermöglichte die Integration mit Online-Zahlungssystemen, sodass schnelle und sichere Transaktionen per Kreditkarte oder Banküberweisung durchgeführt werden konnten. Zusätzlich generierte und versendete das System automatisch Pro-forma-Rechnungen und Mehrwertsteuerrechnungen an die Teilnehmer, wodurch der manuelle Verwaltungsaufwand entfiel.
Herausforderung Nr. 5: Workshop-Anmeldung und Platzbegrenzung
Die Konferenz umfasste eine Reihe von Workshops und thematischen Sitzungen mit begrenzten Plätzen. Die zentrale Herausforderung bestand darin, doppelte Anmeldungen für zeitgleich stattfindende Sitzungen zu vermeiden und die Registrierung automatisch zu schließen, sobald das Limit erreicht war.
Lösung:
Das CONREGO-System ermöglichte den Teilnehmern die Auswahl von Workshops während der Anmeldung und blockierte automatisch die Möglichkeit, sich für zwei zeitgleich stattfindende Sitzungen anzumelden. Sobald das Platzlimit erreicht war, wurde die Anmeldung für diese Veranstaltung geschlossen, um organisatorische Probleme zu vermeiden.
Herausforderung Nr. 6: Effektive Zugangskontrolle und Empfangsmanagement
Die Verwaltung einer großen Anzahl von Teilnehmern erforderte Tools für eine effiziente Abwicklung an der Rezeption und eine Zugangskontrolle zu einzelnen Sitzungen.
Lösung:
Mit dem CONREGO-System erhielt jeder Teilnehmer einen einzigartigen QR-Code, der beim Betreten der Konferenz und beim Zugang zu einzelnen Sitzungen gescannt werden konnte. Kontrollpunkte, die mit Laptops und QR-Scannern ausgestattet waren, ermöglichten eine schnelle Bestätigung der Teilnehmerpräsenz, eliminierten Warteschlangen und gaben den Organisatoren Echtzeit-Einblicke in die Teilnehmerstatistiken.
Fazit und Ergebnisse
Das CONREGO-System spielte eine entscheidende Rolle bei der Organisation des RhinoForums, indem es Prozesse rund um die Registrierung, Zahlungsabwicklung, Zugangskontrolle und Teilnehmerkommunikation optimierte. Dank der implementierten Lösungen:
- wurde die Effizienz der Registrierungs- und Zahlungsverwaltung erhöht,
- wurden Fehler durch manuelle Prozesse eliminiert,
- wurde ein reibungsloser Informationsfluss und ein hoher Servicestandard für die Teilnehmer sichergestellt.
So konnten sich die Organisatoren auf die inhaltlichen Aspekte der Veranstaltung konzentrieren und sicher sein, dass alle technischen Angelegenheiten unter Kontrolle waren.
Wenn Sie eine Veranstaltung planen und deren Organisation optimieren möchten, kontaktieren Sie uns. Finden Sie heraus, wie CONREGO Ihnen helfen kann, Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten!
Joanna Chrościechowska