Case study: Forum Medyczne

RhinoForum to prestiżowa konferencja organizowana przez Polskie Towarzystwo Rynologiczne - Stowarzyszenie, które od 2012 roku stosuje system rejestracji uczestników CONREGO do zarządzania wydarzeniem. Każda edycja tego międzynarodowego wydarzenia wiąże się z nowymi wyzwaniami organizacyjnymi, którym CONREGO skutecznie stawia czoła.

Wyzwanie nr 1: Przygotowanie i aktualizacja strony internetowej wydarzenia

Każda edycja RhinoForum to nowe materiały promocyjne i identyfikacja wizualna. Organizatorzy oczekiwali, że strona internetowa konferencji będzie nie tylko responsywna i czytelna na każdym urządzeniu, ale również spójna z aktualnym brandingiem.

Rozwiązanie:

System CONREGO umożliwił szybkie wdrożenie dedykowanej strony internetowej wydarzenia, bazującej na materiale dostarczonym przez organizatora. Dzięki modułowi CMS, organizatorzy mogli w prosty sposób aktualizować treści, dodawać program, sylwetki prelegentów oraz informacje organizacyjne.

Wyzwanie nr 2: Wielojęzyczna rejestracja uczestników

RhinoForum przyciąga ekspertów z całego świata, dlatego kluczową potrzebą była rejestracja uczestników w różnych językach.

Rozwiązanie:

CONREGO obsługuje wielojęzyczne formularze rejestracyjne, dzięki czemu uczestnicy mogli przeglądać stronę i dokonywać zapisów zarówno po polsku, jak i po angielsku. Automatyczne e-maile potwierdzające rejestrację były wysyłane w języku zgodnym z preferencjami uczestnika.

Wyzwanie nr 3: Dynamiczne zarządzanie rabatami

Organizatorzy potrzebowali narzędzia, które umożliwiłoby wprowadzenie rabatów, zarówno tych zależnych od terminu rejestracji (early bird), jak i związanych z typem uczestnictwa (np. zniżki dla studentów czy członków stowarzyszenia).

Rozwiązanie:

System CONREGO pozwala na elastyczne zarządzanie rabatami. RhinoForum mogło ustawić różne poziomy opłat w zależności od terminu zgłoszenia oraz automatycznie przypisywać odpowiednie zniżki do uczestników spełniających określone kryteria.

Wyzwanie nr 4: Sprawna obsługa płatności i faktur

Jako wydarzenie płatne, RhinoForum wymagało skutecznej obsługi transakcji i generowania faktur.

Rozwiązanie:

CONREGO umożliwiło integrację z systemami płatności online, co pozwoliło na szybkie i bezpieczne transakcje kartą kredytową lub przelewem. Dodatkowo, system automatycznie generował i wysyłał faktury faktury pro forma oraz faktury VAT do uczestników, eliminując konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów.

Wyzwanie nr 5: Rejestracja na warsztaty i kontrola limitów miejsc

Konferencja obejmowała szereg warsztatów i sesji tematycznych z ograniczoną liczbą miejsc. Istotnym wyzwaniem było uniknięcie podwójnych rejestracji na sesje odbywające się w tym samym czasie oraz automatyczne zamykanie zapisów po wyczerpaniu miejsc.

Rozwiązanie:

System CONREGO umożliwił uczestnikom wybór warsztatów podczas rejestracji, automatycznie blokując możliwość zapisania się na dwie sesje kolidujące czasowo. Po osiągnięciu limitu miejsc rejestracja na dane wydarzenie była zamykana, co zapobiegło problemom organizacyjnym.

Wyzwanie nr 6: Efektywna kontrola dostępu i obsługa recepcji

Zarządzanie dużą liczbą uczestników wymagało narzędzi do sprawnej obsługi recepcji i kontroli wejść na poszczególne sesje.

Rozwiązanie:

Dzięki systemowi CONREGO każdy uczestnik otrzymał unikalny kod QR, który mógł być skanowany przy wejściu na teren konferencji oraz na poszczególne sesje. Punkty kontrolne wyposażone w laptopy i skanery QR pozwoliły na szybkie potwierdzenie obecności uczestników, eliminując kolejki i zapewniając organizatorom wgląd w statystyki frekwencji w czasie rzeczywistym.

Wnioski i efekty

System CONREGO odegrał kluczową rolę w organizacji RhinoForum, usprawniając procesy związane z rejestracją, obsługą płatności, kontrolą dostępu i komunikacją z uczestnikami. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom:

• zwiększono efektywność zarządzania rejestracją i płatnościami,
• wyeliminowano błędy wynikające z ręcznej obsługi procesów,
• zapewniono sprawny przepływ informacji i wysoki poziom obsługi uczestników.

Dzięki temu organizatorzy mogli skupić się na merytorycznej stronie wydarzenia, mając pewność, że kwestie techniczne są pod pełną kontrolą.

Jeśli planujesz wydarzenie i chcesz usprawnić jego organizację, zapraszamy do kontaktu. Sprawdź, jak CONREGO może pomóc w realizacji Twojego eventu!

Joanna Chrościechowska