CONREGO bez tajemnic: ograniczenia, o których musisz wiedzieć

Każdy system ma swoje limity. Zanim podejmiesz decyzję poznaj ograniczenia CONREGO i sprawdź, czy pasują do Twoich potrzeb organizacyjnych.

CONREGO bez tajemnic: ograniczenia, o których musisz wiedzieć

Planując wydarzenie, stoisz przed wieloma decyzjami. Jedną z ważniejszych jest wybór systemu do rejestracji uczestników – narzędzia, które bezpośrednio wpłynie na doświadczenia Twoich gości jeszcze przed rozpoczęciem eventu.

W CONREGO wierzymy, że transparentność buduje zaufanie. Dlatego zamiast prezentować nasze rozwiązanie jako idealne dla wszystkich, uczciwie przedstawiamy jego ograniczenia. Dlaczego? Ponieważ chcemy, byś podejmował świadome decyzje i wybrał system najlepiej dopasowany do Twoich potrzeb.

W tym artykule poznasz pięć kluczowych ograniczeń CONREGO, które warto wziąć pod uwagę przed wyborem naszego systemu. Dla każdego ograniczenia przedstawimy również alternatywne rozwiązania i podpowiemy, jak je zminimalizować.

1. Formularz rejestracyjny wymaga osobnej domeny

Jednym z najczęściej zadawanych pytań przez nowych klientów jest: "Czy mogę osadzić formularz CONREGO bezpośrednio na mojej stronie internetowej?"

Niestety, formularz rejestracyjny CONREGO nie może działać bezpośrednio na Twojej stronie głównej. Musi być uruchomiony na osobnej domenie – ale może to być subdomena Twojej strony, na przykład rejestracja.twojakonferencja.pl.

Dlaczego tak jest?

Bo CONREGO to coś więcej niż tylko formularz. To kompletne narzędzie do rejestracji, które obsługuje cały proces – od zapisów, przez płatności i komunikację, aż po raporty. Oddzielna domena gwarantuje stabilność działania, bezpieczeństwo danych i brak konfliktów z innymi elementami Twojej strony. Wszystko jest spójne i działa niezależnie.

Jakie masz opcje?

Masz dwie możliwości:

  1. Korzystanie z domeny conrego.app – najprostsze i najszybsze rozwiązanie, gotowe od ręki. Nie wymaga żadnych działań technicznych, a do tego zapewnia wysoką skuteczność dostarczania wiadomości e-mail.

  2. Twoja własna domena lub subdomena – możesz użyć własnej domeny (np. rejestracja.twojakonferencja.pl), ale wymaga to:

    • Zakupu domeny (jeśli jeszcze jej nie masz),
    • Jednorazowej konfiguracji technicznej (zazwyczaj trwa 1-3 dni roboczych),
    • Ewentualnego dopracowania ustawień, by wiadomości e-mail nie trafiały do spamu.

Dla kogo to może być problem?

To ograniczenie może być problemem, jeśli:

W praktyce jednak – w przypadku większości profesjonalnych wydarzeń – korzystanie z osobnej domeny to branżowy standard. Dla uczestników to nic nowego i nie wpływa negatywnie na ich doświadczenie.

2. System wymaga konfiguracji – nie jest rozwiązaniem "plug-and-play"

CONREGO oferuje dużą elastyczność i możliwości dostosowania, ale ta elastyczność oznacza, że przed rozpoczęciem pracy system trzeba odpowiednio skonfigurować. To nie jest narzędzie typu „uruchom i działaj od razu”.

Dlaczego tak jest?

Niektóre systemy celowo ograniczają możliwości, by były jak najprostsze w obsłudze. CONREGO działa inaczej – daje Ci pełną kontrolę nad procesem rejestracji, agendą, płatnościami i komunikacją. Ale żeby z tego skorzystać, trzeba poświęcić chwilę na konfigurację – np. przygotować formularze, ustawić różne typy wejściówek i określić warunki udziału.

Jakie masz opcje?

  1. Samodzielna konfiguracja – jeśli lubisz mieć wszystko pod kontrolą, możesz samodzielnie przygotować wydarzenie, korzystając z dokumentacji i wsparcia technicznego.

  2. Konfiguracja przez nasz zespoł – jeśli nie masz czasu albo po prostu wolisz zlecić za zewnątrz konfigurację, możemy przygotować system zgodnie z Twoimi wymaganiami.

  3. Szablony wydarzeń – jeśli organizujesz cykliczne wydarzenia, możesz stworzyć szablon i przy kolejnych edycjach oszczędzić sporo czasu.

Dla kogo to może być problem?

To ograniczenie może mieć znaczenie, jeśli:

Z drugiej strony, ta inwestycja szybko się zwraca – bo zyskujesz system skrojony na miarę Twojego wydarzenia i uczestników.

3. Jednolita stylistyka wizualna dla wielu wydarzeń w jednej subskrypcji

Jeśli planujesz organizować wiele wydarzeń w ramach jednej subskrypcji CONREGO, musisz wiedzieć o istotnym ograniczeniu: wszystkie wydarzenia w tej samej subskrypcji będą dzielić tę samą stylistykę wizualną.

Dlaczego tak jest?

Architektura systemu CONREGO została zaprojektowana z myślą o cyklach wydarzeń realizowanych przez jedną organizację. W takich przypadkach spójność wizualna nie jest ograniczeniem – wręcz przeciwnie, buduje rozpoznawalność marki i upraszcza zarządzanie. Jeden szablon graficzny dla wszystkich wydarzeń w ramach jednej subskrypcji to mniej pracy, mniej pomyłek i większa konsekwencja w komunikacji.

Jakie masz opcje?

  1. Dedykowane subskrypcje – jeśli każde wydarzenie wymaga zupełnie innej identyfikacji wizualnej (np. pracujesz z różnymi klientami lub markami), warto rozważyć stworzenie osobnej subskrypcji dla każdego z nich.

  2. Subtelne różnice – w ramach jednej subskrypcji możesz wprowadzać pewne modyfikacje, takie jak zmiana logo wydarzenia, kolorów nagłówków czy treści. Ogólny styl i układ pozostaną wspólne, ale uczestnik zauważy różnice.

  3. Konsolidacja brandingu – ujednolicenie stylistyki wizualnej Twoich wydarzeń może działać na Twoją korzyść. Spójny wygląd pomaga budować zaufanie, zwiększa rozpoznawalność i skraca czas przygotowań kolejnych edycji.

Dla kogo to może być problem?

To ograniczenie może mieć znaczenie, jeśli:

Z drugiej strony, dla organizatorów prowadzących cykle wydarzeń pod jedną marką jest to często zaleta – pozwala stworzyć spójne doświadczenie dla uczestników i wzmacnia tożsamość organizatora.

4. Ograniczenia w obsłudze rabatów i podatków

System CONREGO, choć bardzo elastyczny w wielu obszarach, ma kilka ograniczeń związanych z obsługą rabatów i podatków, które warto znać przed jego wdrożeniem.

Rabaty tylko procentowe

W tej chwili CONREGO obsługuje wyłącznie rabaty procentowe. Oznacza to, że nie można ustawić rabatu w konkretnej kwocie – np. „50 zł zniżki”. Zniżki muszą być określone jako procent od ceny wejściówki lub dodatkowej usługi.

Jedna stawka VAT na wydarzenie

Kolejne ograniczenie to możliwość zastosowania tylko jednej stawki VAT w ramach danego wydarzenia. Jeśli oferujesz różne usługi objęte różnymi stawkami VAT – na przykład szkolenie (zwolnione z VAT) i catering (23%) – system nie pozwoli ich poprawnie rozróżnić i rozliczyć wewnętrznie.

Jakie masz opcje?

  1. Przeliczenie rabatów kwotowych na procentowe – jeśli chcesz udzielić zniżki 50 zł, możesz ją przeliczyć na odpowiedni procent w zależności od ceny danego produktu lub usługi.

  2. Zewnętrzne zarządzanie podatkami – w bardziej złożonych przypadkach warto wykorzystać CONREGO do rejestracji i podstawowej obsługi płatności, a końcowe rozliczenia prowadzić w zewnętrznym systemie księgowym.

  3. Konsultacja z zespołem wdrożeniowym – nasi specjaliści mogą pomóc Ci znaleźć najpraktyczniejsze rozwiązanie dopasowane do Twojej oferty i wymogów podatkowych.

Dla kogo to może być problem?

Te ograniczenia mogą mieć znaczenie, jeśli:

5. Wyzwania przy zbieraniu dodatkowych danych po rejestracji

Jednym z mniej oczywistych ograniczeń systemu CONREGO jest sposób, w jaki można zbierać dodatkowe informacje od uczestników po zakończeniu rejestracji.

Dlaczego to wyzwanie?

Sam proces rejestracji w CONREGO jest bardzo elastyczny – możesz z łatwością tworzyć różne ścieżki dla różnych typów wejściówek i zadawać uczestnikom pytania dostosowane do ich roli czy wyborów. Problem pojawia się wtedy, gdy po zamknięciu rejestracji chcesz dopytać o coś więcej – np. o preferencje dietetyczne, wybór warsztatów czy dane do faktury.

System nie przewiduje dedykowanego mechanizmu do późniejszego zbierania danych w sposób zautomatyzowany i bezpieczny. Można to oczywiście obejść, ale wymaga to dodatkowej pracy.

Jakie masz opcje?

  1. Wysyłka maila z prośbą o odpowiedź – najprostsze rozwiązanie. Możesz wysłać e-mail z pytaniem, ale odpowiedzi trzeba będzie wprowadzać ręcznie do systemu lub przetwarzać poza nim.

  2. Ponowne udostępnienie formularza – Możesz ponownie udostępnić formularz z dodanym pytaniem, ale uczestnik zobaczy wtedy również wszystkie inne pola, które wypełniał wcześniej. Istnieje więc ryzyko, że oprócz odpowiedzi na nowe pytanie zmieni też wcześniejsze dane lub wybory – świadomie lub przypadkowo.

  3. Planowanie z wyprzedzeniem – jeśli wiesz, że dane będą potrzebne, najlepiej zebrać je od razu podczas rejestracji – nawet jeśli będą użyte dopiero później. To najpewniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie.

Dla kogo to może być problem?

To ograniczenie może mieć znaczenie, jeśli:

Podsumowanie: Transparentność buduje zaufanie

Nie istnieje system rejestracji, który byłby idealnym rozwiązaniem dla każdego wydarzenia. Każde narzędzie ma swoje mocne strony i ograniczenia. W CONREGO wierzymy, że otwartość w mówieniu o tych ograniczeniach to wyraz szacunku wobec naszych klientów – obecnych i przyszłych.

Ograniczenia, które opisaliśmy w tym artykule, mogą mieć większe lub mniejsze znaczenie – wszystko zależy od specyfiki Twojego wydarzenia. Dla wielu organizatorów elastyczność, stabilność i poziom wsparcia technicznego, jaki oferujemy, zdecydowanie przeważają nad potencjalnymi niedogodnościami.

Jeśli rozważasz wdrożenie CONREGO i chcesz upewnić się, że to dobry wybór dla Ciebie – skontaktuj się z nami. Zadaj pytania, opowiedz o swoim wydarzeniu. Pomożemy Ci ocenić dopasowanie naszego systemu do Twoich potrzeb – i jeśli uznamy, że to nie jest rozwiązanie dla Ciebie, powiemy to wprost.

Pamiętaj, że wybór systemu rejestracji to coś więcej niż tylko lista funkcji. To kwestia dopasowania do Twojego sposobu pracy, charakteru wydarzenia i oczekiwań uczestników. Czasem warto zrezygnować z jednej funkcji, by zyskać stabilność, zaufaną obsługę i większą kontrolę w kluczowych obszarach.

A może masz już doświadczenia z CONREGO? Co dla Ciebie okazało się ograniczeniem, a co zyskało na znaczeniu dopiero w praktyce? Podziel się swoimi obserwacjami w komentarzu – Twoje doświadczenie może pomóc innym organizatorom w podjęciu świadomej decyzji.

Joanna Chrościechowska

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie