Jedes System hat seine Grenzen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, lernen Sie die Einschränkungen von CONREGO kennen und prüfen Sie, ob sie zu Ihren organisatorischen Anforderungen passen.
Bei der Planung einer Veranstaltung stehen Sie vor vielen Entscheidungen. Eine der wichtigsten ist die Wahl des Teilnehmerregistrierungssystem – eines Tools, das die Erfahrungen Ihrer Gäste bereits vor Beginn der Veranstaltung direkt beeinflusst.
Bei CONREGO glauben wir, dass Transparenz Vertrauen schafft. Anstatt unsere Lösung als ideal für alle darzustellen, präsentieren wir ehrlich ihre Einschränkungen. Warum? Weil wir möchten, dass Sie bewusste Entscheidungen treffen und das System auswählen, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
In diesem Artikel erfahren Sie fünf wichtige Einschränkungen von CONREGO, die Sie vor der Auswahl unseres Systems berücksichtigen sollten. Für jede Einschränkung stellen wir auch alternative Lösungen vor und geben Tipps, wie Sie diese minimieren können.
Eine der häufigsten Fragen neuer Kunden lautet: "Kann ich das CONREGO-Formular direkt auf meiner Website einbetten?"
Leider kann das CONREGO-Anmeldeformular nicht direkt auf Ihrer Hauptwebsite funktionieren. Es muss auf einer separaten Domain laufen – das kann aber eine Subdomain Ihrer Website sein, zum Beispiel anmeldung.ihrekonferenz.de.
Weil CONREGO mehr als nur ein Formular ist. Es ist ein komplettes Registrierungstool, das den gesamten Prozess abwickelt – von der Anmeldung über Zahlungen und Kommunikation bis hin zu Berichten. Eine separate Domain garantiert Betriebsstabilität, Datensicherheit und keine Konflikte mit anderen Elementen Ihrer Website. Alles ist konsistent und funktioniert unabhängig.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Nutzung der Domain conrego.app – die einfachste und schnellste Lösung, sofort einsatzbereit. Erfordert keine technischen Maßnahmen und gewährleistet zudem eine hohe Zustellbarkeit von E-Mails.
Ihre eigene Domain oder Subdomain – Sie können Ihre eigene Domain verwenden (z.B. anmeldung.ihrekonferenz.de), aber dies erfordert:
Diese Einschränkung könnte ein Problem sein, wenn Sie:
In der Praxis ist die Verwendung einer separaten Domain bei den meisten professionellen Veranstaltungen jedoch Branchenstandard. Für Teilnehmer ist dies nichts Neues und wirkt sich nicht negativ auf ihre Erfahrung aus.
CONREGO bietet große Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, aber diese Flexibilität bedeutet, dass das System vor Arbeitsbeginn entsprechend konfiguriert werden muss. Es ist kein "Einschalten und sofort loslegen"-Tool.
Einige Systeme beschränken bewusst die Möglichkeiten, um möglichst einfach zu bedienen zu sein. CONREGO funktioniert anders – es gibt Ihnen die volle Kontrolle über den Registrierungsprozess, die Agenda, Zahlungen und Kommunikation. Um dies zu nutzen, müssen Sie jedoch etwas Zeit für die Konfiguration aufwenden – z.B. Formulare vorbereiten, verschiedene Tickettypen einrichten und Teilnahmebedingungen festlegen.
Selbständige Konfiguration – wenn Sie gerne alles unter Kontrolle haben, können Sie Ihre Veranstaltung selbst vorbereiten, unter Nutzung der Dokumentation und des technischen Supports.
Konfiguration durch unser Team – wenn Sie keine Zeit haben oder die Konfiguration lieber outsourcen möchten, können wir das System gemäß Ihren Anforderungen einrichten.
Veranstaltungsvorlagen – wenn Sie regelmäßige Veranstaltungen organisieren, können Sie eine Vorlage erstellen und bei nachfolgenden Ausgaben viel Zeit sparen.
Diese Einschränkung könnte wichtig sein, wenn Sie:
Andererseits zahlt sich diese Investition schnell aus – denn Sie erhalten ein System, das auf Ihre Veranstaltung und Teilnehmer zugeschnitten ist.
Wenn Sie mehrere Veranstaltungen im Rahmen eines CONREGO-Abonnements planen, sollten Sie eine wichtige Einschränkung kennen: Alle Veranstaltungen im selben Abonnement teilen sich das gleiche visuelle Design.
Die Architektur des CONREGO-Systems wurde für Veranstaltungszyklen konzipiert, die von einer Organisation durchgeführt werden. In solchen Fällen ist die visuelle Konsistenz keine Einschränkung – im Gegenteil, sie baut die Markenbekanntheit auf und vereinfacht das Management. Eine visuelle Vorlage für alle Veranstaltungen innerhalb eines Abonnements bedeutet weniger Arbeit, weniger Fehler und mehr Konsistenz in der Kommunikation.
Dedizierte Abonnements – wenn jede Veranstaltung eine völlig andere visuelle Identität erfordert (z.B. wenn Sie mit verschiedenen Kunden oder Marken arbeiten), sollten Sie erwägen, für jeden ein separates Abonnement zu erstellen.
Subtile Unterschiede – Innerhalb eines Abonnements können Sie bestimmte Änderungen vornehmen, wie das Ändern des Veranstaltungslogos, der Überschriftenfarben oder des Inhalts. Der allgemeine Stil und das Layout bleiben gemeinsam, aber der Teilnehmer wird die Unterschiede bemerken.
Branding-Konsolidierung – Die Vereinheitlichung des visuellen Designs Ihrer Veranstaltungen kann zu Ihrem Vorteil wirken. Ein konsistentes Erscheinungsbild hilft, Vertrauen aufzubauen, erhöht die Wiedererkennung und verkürzt die Vorbereitungszeit für weitere Ausgaben.
Diese Einschränkung könnte wichtig sein, wenn Sie:
Andererseits ist dies für Organisatoren, die Veranstaltungsreihen unter einer Marke durchführen, oft ein Vorteil – es ermöglicht ein einheitliches Erlebnis für die Teilnehmer und stärkt die Identität des Organisators.
Das CONREGO-System, obwohl in vielen Bereichen sehr flexibel, hat einige Einschränkungen bei der Handhabung von Rabatten und Steuern, die Sie vor der Implementierung kennen sollten.
Derzeit unterstützt CONREGO ausschließlich prozentuale Rabatte. Das bedeutet, dass Sie keinen Rabatt in einem bestimmten Betrag festlegen können – z.B. "50 Euro Rabatt". Rabatte müssen als Prozentsatz vom Ticketpreis oder einer zusätzlichen Dienstleistung angegeben werden.
Eine weitere Einschränkung ist die Möglichkeit, nur einen Mehrwertsteuersatz pro Veranstaltung zu verwenden. Wenn Sie verschiedene Dienstleistungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen anbieten – beispielsweise eine Schulung (MwSt.-befreit) und Catering (19%) – kann das System diese nicht korrekt unterscheiden und intern abrechnen.
Umrechnung von Betrags- in Prozentrabatte – Wenn Sie einen Rabatt von 50 Euro gewähren möchten, können Sie ihn je nach Preis des betreffenden Produkts oder der Dienstleistung in einen entsprechenden Prozentsatz umrechnen.
Externe Steuerverwaltung – In komplexeren Fällen empfiehlt es sich, CONREGO für die Registrierung und grundlegende Zahlungsabwicklung zu nutzen und die endgültigen Abrechnungen in einem externen Buchhaltungssystem durchzuführen.
Beratung mit dem Implementierungsteam – Unsere Spezialisten können Ihnen helfen, die praktischste Lösung zu finden, die auf Ihr Angebot und Ihre steuerlichen Anforderungen zugeschnitten ist.
Diese Einschränkungen könnten wichtig sein, wenn:
Eine der weniger offensichtlichen Einschränkungen des CONREGO-Systems ist die Art und Weise, wie Sie nach Abschluss der Registrierung zusätzliche Informationen von Teilnehmern sammeln können.
Der Registrierungsprozess selbst ist in CONREGO sehr flexibel – Sie können problemlos verschiedene Pfade für verschiedene Tickettypen erstellen und den Teilnehmern Fragen stellen, die auf ihre Rolle oder Auswahl zugeschnitten sind. Das Problem tritt auf, wenn Sie nach Abschluss der Registrierung nach weiteren Informationen fragen möchten – z.B. zu Ernährungspräferenzen, Workshopauswahl oder Rechnungsdaten.
Das System sieht keinen dedizierten Mechanismus vor, um später Daten auf automatisierte und sichere Weise zu sammeln. Dies kann natürlich umgangen werden, erfordert aber zusätzlichen Aufwand.
Versand einer E-Mail mit Bitte um Antwort – Die einfachste Lösung. Sie können eine E-Mail mit einer Frage senden, aber die Antworten müssen manuell in das System eingegeben oder außerhalb davon verarbeitet werden.
Erneute Bereitstellung des Formulars – Sie können das Formular mit einer hinzugefügten Frage erneut freigeben, aber der Teilnehmer sieht dann auch alle anderen Felder, die er zuvor ausgefüllt hat. Es besteht also das Risiko, dass er neben der Antwort auf die neue Frage auch frühere Daten oder Auswahlmöglichkeiten ändert – bewusst oder versehentlich.
Vorausplanung – Wenn Sie wissen, dass Daten benötigt werden, ist es am besten, sie gleich bei der Registrierung zu erfassen – auch wenn sie erst später verwendet werden. Dies ist die sicherste und zuverlässigste Lösung.
Diese Einschränkung könnte wichtig sein, wenn Sie:
Es gibt kein Registrierungssystem, das die perfekte Lösung für jede Veranstaltung darstellt. Jedes Tool hat seine Stärken und Einschränkungen. Bei CONREGO glauben wir, dass Offenheit beim Sprechen über diese Einschränkungen ein Ausdruck des Respekts gegenüber unseren Kunden ist – den bestehenden und zukünftigen.
Die Einschränkungen, die wir in diesem Artikel beschrieben haben, können mehr oder weniger bedeutsam sein – alles hängt von der Spezifik Ihrer Veranstaltung ab. Für viele Organisatoren überwiegen die Flexibilität, Stabilität und das Niveau des technischen Supports, die wir bieten, deutlich gegenüber den potenziellen Unannehmlichkeiten.
Wenn Sie die Implementierung von CONREGO in Betracht ziehen und sicherstellen möchten, dass es die richtige Wahl für Sie ist – kontaktieren Sie uns. Stellen Sie Fragen, erzählen Sie uns von Ihrer Veranstaltung. Wir helfen Ihnen, die Eignung unseres Systems für Ihre Bedürfnisse zu beurteilen – und wenn wir der Meinung sind, dass es nicht die Lösung für Sie ist, sagen wir das direkt.
Denken Sie daran, dass die Wahl eines Registrierungssystems mehr als nur eine Funktionsliste ist. Es geht darum, wie gut es zu Ihrer Arbeitsweise, dem Charakter der Veranstaltung und den Erwartungen der Teilnehmer passt. Manchmal lohnt es sich, auf eine Funktion zu verzichten, um Stabilität, zuverlässigen Service und mehr Kontrolle in Schlüsselbereichen zu gewinnen.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit CONREGO gemacht? Was hat sich für Sie als Einschränkung erwiesen, und was hat in der Praxis an Bedeutung gewonnen? Teilen Sie Ihre Beobachtungen in einem Kommentar – Ihre Erfahrung kann anderen Organisatoren helfen, eine informierte Entscheidung zu treffen.
Joanna Chrościechowska
