Eine Event-Website ist kein digitales Plakat. Sie ist eine Kommunikationszentrale, die von der Bekanntgabe des Veranstaltungstermins bis zur Veröffentlichung von Aufzeichnungen und Materialien genutzt wird. Potenzielle Teilnehmer beurteilen dort, ob das Programm ihren Bedürfnissen entspricht und ob es sich lohnt, Zeit und Geld in die Teilnahme zu investieren. Bereits angemeldete Personen kehren zurück, um das Programm, Anreisehinweise oder den Link zur Übertragung abzurufen. Der Veranstalter misst wiederum, welche Traffic-Quellen und Inhalte zu Anmeldungen führen.

Wie erstellt man Schritt für Schritt eine Event-Website?

  1. Zielgruppe und Hauptziel festlegen. Entscheiden Sie, ob der Verkauf von Tickets, die Gewinnung kostenloser Anmeldungen, die Betreuung geladener Gäste oder die Bereitstellung von Informationen für Teilnehmer Priorität hat.
  2. Überlegen, nach welchen Informationen potenzielle Teilnehmer suchen werden. Beginnen Sie mit den Fragen: Was, für wen, wann, wo, zu welchem Preis, wer tritt auf und wie kann man sich anmelden?
  3. Inhaltsstruktur planen. Platzieren Sie die wichtigsten Argumente und CTAs vor ergänzenden Inhalten.
  4. Website und Anmeldung verbinden. Formular, Zahlung, Bestätigung und die Möglichkeit, Daten später zu aktualisieren, sollten einen einheitlichen Prozess bilden.
  5. Mobile Version erstellen und testen. Testen Sie die Website auf verschiedenen Geräten und in gängigen Browsern.
  6. SEO, Barrierefreiheit und Analyse konfigurieren. Erledigen Sie dies vor der Veröffentlichung, nicht erst nach Beginn der Kampagne.
  7. Website während des gesamten Veranstaltungszyklus aktualisieren. Ändern Sie nach dem Event ihre Funktion, anstatt eine veraltete Aufforderung zur Anmeldung stehen zu lassen.

Welche Elemente sollte eine Event-Website enthalten?

Element Welche Frage beantwortet es? Was sollte es enthalten?
Hero Was ist das und betrifft es mich? Name, Nutzenversprechen, Datum, Ort oder Format und Haupt-CTA
Anmeldung Wie kann ich teilnehmen? Sichtbarer Button, kurzes Formular, Preise, Fristen und Teilnahmebedingungen
Programm Was steht auf dem Programm? Themen, Uhrzeiten, Sitzungsformate, Räume oder Tracks und Filtermöglichkeiten
Teilnahmevarianten Welche Option passt zu mir? Tickets, Pakete, Online-/Vor-Ort-Teilnahme, Leistungen und Limits
Referenten Wem werde ich zuhören? Fotos, kurze Biografien, Fachkompetenz und zugehörige Sessions
Partner Wer unterstützt die Veranstaltung? Rollen, Logos, Leistungen und Links, ohne den Inhalt zu dominieren
Praktische Informationen Wie bereite ich mich vor? Anreise, Parkmöglichkeiten, Unterkunft, Barrierefreiheit des Veranstaltungsortes, Kontakt und Teilnahmebedingungen
FAQ Was könnte meine Entscheidung aufhalten? Antworten zu Zahlungen, Rechnungen, Stornierungen, Mahlzeiten und Zugang

In den praktischen Informationen sollte ein Link zur Standortkarte enthalten sein. Ermöglichen Sie den Teilnehmern außerdem, den Veranstaltungstermin in ihren Kalender einzutragen. Bei einem umfangreichen Programm kann eine ähnliche Funktion auch für ausgewählte Sessions nützlich sein.

Fügen Sie auf einer internationalen Website Sprachversionen hinzu und mischen Sie nicht mehrere Sprachen in einer Benutzeroberfläche. Übersetzen Sie nicht nur die Texte, sondern auch Formulare, Fehlermeldungen, E-Mails und Dokumente. Bei einer Hybridveranstaltung sollten die Anweisungen für Online- und Vor-Ort-Teilnehmer klar voneinander getrennt sein.

Hero und CTA: die erste Entscheidung des Nutzers

Die Überschrift sollte das Ergebnis der Teilnahme beschreiben und nicht nur den Namen der Konferenz wiederholen. Geben Sie darunter das Datum, den Ort beziehungsweise den Hinweis „online“ sowie eine zentrale Handlungsaufforderung an, zum Beispiel „Jetzt anmelden“ oder „Ticket kaufen“. Nachrangige Aktionen wie das Herunterladen des Programms sollten visuell nicht mit der Anmeldung konkurrieren.

Wiederholen Sie den CTA nach dem Programm, den Preisvarianten und dem FAQ-Bereich. Verstecken Sie ihn nicht ausschließlich im Menü. Wenn die Anmeldung noch nicht begonnen hat, bieten Sie die Möglichkeit an, sich für eine Benachrichtigung einzutragen, und nennen Sie ein konkretes Startdatum statt der Aussage „Weitere Informationen folgen in Kürze“.

Anmeldung als Teil der Website, nicht als separates Hindernis

Beim Wechsel von der Website zum Anmeldeformular sollten Sprache, visuelle Identität und die bereits ausgewählte Ticketvariante erhalten bleiben. Fragen Sie nur Daten ab, die in der jeweiligen Phase benötigt werden. Abhängige Felder sollten erst erscheinen, wenn die Antwort des Teilnehmers sie erforderlich macht.

Testen Sie vor der Veröffentlichung den gesamten Prozess aus der Perspektive eines Teilnehmers: Ticketauswahl, Rabattcode, Zahlung, Meldung nach dem Absenden, Bestätigungs-E-Mail und die Möglichkeit, Daten zu korrigieren. Prüfen Sie außerdem, was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung, einem fehlerhaft ausgefüllten Formular oder einem ausgeschöpften Teilnehmerlimit geschieht.

Mobile UX, Leistung und Barrierefreiheit

Responsivität bedeutet mehr, als Inhalte auf einem kleinen Bildschirm unterzubringen. Nutzer sollten das Programm lesen, Tickets vergleichen und das Formular ohne Vergrößern der Ansicht ausfüllen können. Komprimieren Sie Bilder, beschränken Sie umfangreiche Skripte und vermeiden Sie Animationen, die den Zugang zu Informationen blockieren.

Achten Sie außerdem auf eine einfache und übersichtliche Navigation. Teilnehmer sollten Programm, Informationen zum Veranstaltungsort, Tickets, FAQ und Anmeldeformular finden können, ohne die gesamte Website durchsuchen zu müssen. Bei längeren Seiten empfiehlt es sich, direkte Sprünge zu den wichtigsten Abschnitten zu ermöglichen.

Orientieren Sie sich an WCAG 2.2. Sorgen Sie unter anderem für:

  • eine logische Überschriftenstruktur und vollständige Tastaturbedienung;
  • gut lesbare Kontraste und eine sichtbare Fokusmarkierung;
  • Alternativtexte für Bilder, die Informationen vermitteln;
  • Feldbezeichnungen und verständliche Fehlermeldungen;
  • Untertitel oder Transkripte für Videos;
  • keine Anleitung, die nur über Farbe verständlich ist.

Barrierefreiheit hilft Menschen mit Behinderungen, verbessert aber auch die Nutzbarkeit bei Sonnenlicht, Lärm, einer langsamen Verbindung und bei der einhändigen Bedienung des Smartphones.

SEO für die Event-Website

Wählen Sie eine zentrale Suchintention und formulieren Sie sie natürlich im Titel, in der H1-Überschrift, in der URL und in der Einleitung. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, eine feste Adresse für die Hauptseite der jeweiligen Ausgabe beizubehalten und frühere Programme unter separaten Adressen zu archivieren. So müssen Sie die Sichtbarkeit nicht jedes Jahr von Grund auf neu aufbauen.

Jede wichtige Unterseite sollte einen eindeutigen Titel und eine eigene Beschreibung haben. Veröffentlichen Sie zentrale Informationen in HTML und nicht ausschließlich in PDF-Dateien oder Grafiken. Verlinken Sie Programm, Referenten, FAQ und Anmeldung miteinander. Implementieren Sie strukturierte Veranstaltungsdaten nur dann, wenn sie den auf der Website sichtbaren Inhalten entsprechen, und aktualisieren Sie sie nach einer Änderung von Datum oder Ort.

Event-Website ohne Programmierung erstellen

Orientieren Sie sich bei der Wahl eines Event-Website-Baukastens nicht ausschließlich an der Zahl der verfügbaren Vorlagen. Er sollte die Anforderungen des konkreten Prozesses erfüllen. Prüfen Sie, ob er Folgendes bietet:

  • Blockbearbeitung oder die Möglichkeit, Seitenelemente per Drag-and-drop anzuordnen;
  • Programm, Referentenprofile, FAQ und Mehrsprachigkeit;
  • ein einheitliches Formular, Tickets, Zahlungen und automatische Bestätigungen;
  • eigene Domain, SEO-Einstellungen und Analyse;
  • die Möglichkeit, Teammitgliedern Berechtigungen zuzuweisen, Änderungen zu kontrollieren und schnell zu veröffentlichen;
  • barrierefreie Komponenten und eine angemessene Leistung.

Ein universeller Website-Baukasten bietet viel Freiheit, erfordert jedoch eine separate Verbindung zum Anmeldesystem und zur Teilnehmerdatenbank. Ein in ein Event-System integrierter Baukasten reduziert den Integrationsaufwand: Programmänderungen, Ticketlimits und Teilnehmerdaten können in einer gemeinsamen Umgebung verwaltet werden. Der Event-Website-Baukasten von CONREGO ist ein Beispiel für den zweiten Ansatz. Die Wahl sollte jedoch von den Anforderungen und nicht allein vom Namen des Werkzeugs abhängen.

Häufige Fehler

  • die Website als Plakat ohne klaren Weg zur Anmeldung behandeln;
  • unvollständige Informationen ohne Aktualisierungsdatum veröffentlichen;
  • das Programm ausschließlich als PDF anbieten;
  • zu umfangreiche Formulare und ein uneinheitlicher Übergang zu einer externen Zahlung;
  • unleserliche Grafiken und Tabellen auf dem Smartphone;
  • mehrere miteinander konkurrierende CTAs;
  • fehlende Sprachversionen für das Formular und die Systemnachrichten;
  • nach Programmänderungen alte Zeiten, Preise oder Links stehen lassen;
  • Barrierefreiheits- und End-to-End-Tests auslassen.

Was sollte nach dem Start gemessen werden?

Beurteilen Sie die Website nicht ausschließlich anhand der Seitenaufrufe. Messen Sie die Übergänge zum Formular, begonnene und abgeschlossene Anmeldungen, die Abbruchquote in den einzelnen Schritten sowie die Ergebnisse nach Gerät, Sprache, Ticket und Kampagnenquelle. Ergänzen Sie die quantitativen Daten durch Supportanfragen und Fragen der Teilnehmer—wiederkehrende Zweifel weisen auf Lücken im Inhalt hin.

Die beste Event-Website verkürzt den Weg von der Frage „Ist das etwas für mich?“ bis zur bestätigten Teilnahme. Wenn sie vollständige Informationen, eine einfache Anmeldung, eine barrierefreie Benutzeroberfläche und verlässliche Messung miteinander verbindet, wird sie zu einem echten Organisations- und Vertriebswerkzeug und nicht nur zu einer Visitenkarte.