Multimedia-Event-Center – alles an einem Ort

Chaos nach der Veranstaltung – kennen Sie dieses Gefühl?

Ihre Konferenz ist gerade zu Ende gegangen. Die Teilnehmer sind zufrieden, das Feedback positiv, aber schon am nächsten Tag beginnen die Fragen: "Wo finde ich die Präsentation aus der Trends-Session?", "Wann wird die Aufzeichnung der Expertenrunde verfügbar sein?", "Können Sie uns die Fotos vom Networking-Dinner schicken?"

Derweil sind die Materialien über verschiedene Plattformen verstreut – Präsentationen in E-Mails, Aufzeichnungen auf YouTube, Fotos auf Google Drive und zusätzliche Materialien irgendwo in Ordnern auf dem Computer. Sie verlieren Zeit mit der Beantwortung derselben Fragen, und die Teilnehmer sind frustriert, weil sie nicht schnell auf die für sie interessanten Inhalte zugreifen können.

Das muss nicht so sein. Ein multimediales Event-Center ist die Lösung, die dieses Chaos ordnet und eine professionelle Erfahrung für alle Beteiligten schafft.

Warum ein zentrales Material-Center alles verändert

Stellen Sie sich vor, ein Teilnehmer Ihrer Veranstaltung erhält einen einzigen Link, unter dem er absolut alles findet – von Präsentationen über Aufzeichnungen bis hin zu zusätzlichen Materialien und Fotos. Er muss weder sein E-Mail-Postfach durchsuchen noch verschiedene Zugangsdaten merken.

Für den Teilnehmer bedeutet das:

• Schneller Zugang zu allen Materialien an einem Ort
• Möglichkeit, jederzeit zu den Inhalten zurückzukehren
• Höhere Zufriedenheit mit der Veranstaltungsteilnahme
• Einfacheres Teilen der Materialien mit dem Team

Für Sie als Veranstalter bedeutet das:

• Vollständige Kontrolle darüber, was und wann Sie veröffentlichen
• Zeitersparnis – Schluss mit der Beantwortung von Fragen zu Materialien
• Professionelles Image und konsistente Kommunikation
• Möglichkeit, die Lebensdauer der Veranstaltung zu verlängern

Wenn Materialien zentralisiert sind, gewinnt Ihre Veranstaltung an Wert. Teilnehmer kehren gerne zu den Inhalten zurück, teilen sie mit anderen, und das führt zu größerer Reichweite und besserem ROI für das gesamte Projekt.

Wie funktioniert ein multimediales Center in der Praxis?

Die Multimedia-Plattform ist ein Bereich, der alle Inhalte Ihrer Veranstaltung sammelt. Sie können dort verschiedenste Materialien platzieren:

Video-Aufzeichnungen – sowohl vollständige Sessions als auch ausgewählte Ausschnitte oder Zusammenfassungen Präsentationen – im PDF-Format oder als interaktive Versionen Zusätzliche Materialien – Berichte, Whitepapers, Kontaktlisten Fotogalerien – professionelle Fotografien der Veranstaltung Externe Links – zu zusätzlichen Ressourcen oder Tools

Eine Schlüsselfunktion ist der Veröffentlichungsplan. Nicht alles muss sofort verfügbar sein. Sie können planen, dass Aufzeichnungen eine Woche nach der Veranstaltung erscheinen und zusätzliche Materialien schrittweise über die folgenden Wochen bereitgestellt werden. Das ermöglicht es, das Engagement der Teilnehmer länger aufrechtzuerhalten.

Der Zugang zur Plattform erfolgt über einen personalisierten Link, den jeder Teilnehmer automatisch erhält. Sie können auch den Zugang zu ausgewählten Bereichen beschränken – beispielsweise VIP-Materialien nur für Teilnehmer bestimmter Sessions.

Vorteile, die jede Seite zu schätzen weiß

Der Teilnehmer gewinnt Komfort und Sicherheit. Er weiß, dass er alle Materialien an einem Ort findet und mehrfach darauf zugreifen kann. Das erhöht seine Zufriedenheit mit der Teilnahme und sorgt dafür, dass Ihre Veranstaltung länger in Erinnerung bleibt.

Sie gewinnen Kontrolle und Professionalität. Anstatt chaotisch Materialien per E-Mail zu versenden oder sie auf verschiedenen Plattformen zu veröffentlichen, haben Sie einen einheitlichen, konsistenten Bereich. Sie können verfolgen, welche Inhalte auf das größte Interesse stoßen, und diese Daten bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen nutzen.

Beide Seiten gewinnen Zeit. Teilnehmer müssen nicht nach Materialien an verschiedenen Orten suchen, und Sie müssen nicht dutzende Fragen zum Zugang zu bestimmten Inhalten beantworten.

Diese Lösung bewährt sich besonders gut bei hybriden Veranstaltungen, wo ein Teil der Teilnehmer vor Ort war und ein Teil online teilgenommen hat. Alle haben gleichberechtigten Zugang zu allen Materialien, unabhängig von der Teilnahmeform.

Das multimediale Center ist eine Investition in Ihr Image

Wenn ein Teilnehmer Zugang zu einer professionell vorbereiteten Materialplattform erhält, sieht er sofort, dass er es mit einer Organisation zu tun hat, die auf Details achtet. Das baut Vertrauen auf und sorgt dafür, dass er gerne an Ihren zukünftigen Veranstaltungen teilnimmt.

Zentralisierte Materialien sind auch ein ausgezeichneter Weg, die Lebensdauer einer Veranstaltung zu verlängern. Anstatt mit dem Ende der letzten Session zu enden, lebt Ihre Konferenz oder Schulung wochenlang und monatelang weiter. Teilnehmer kehren zu den Materialien zurück, teilen sie mit anderen, und Sie gewinnen zusätzliche Reichweite und Wert aus der gesamten Investition.

Ein Center, alle Materialien, maximaler Komfort – das ist das Rezept für Veranstaltungen, die man lange in Erinnerung behält.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.