Wirtualna konferencja – jak ją dobrze zorganizować?

Planujesz zorganizować konferencję online? To świetna decyzja – pod warunkiem, że dobrze przemyślisz strukturę wydarzenia. W przeciwieństwie do prostych webinarów, klasyczna konferencja online wymaga podziału na sesje, zarządzania dostępem do sal i jasnej komunikacji z uczestnikami.

Jak to wszystko ogarnąć, by nie pogubić ani prelegentów, ani gości?

Co wyróżnia konferencję online?

Przez konferencję rozumiemy tutaj duże wydarzenie złożone z wielu sesji – często równoległych. Uczestnicy już na etapie rejestracji deklarują, w których wykładach i warsztatach chcą wziąć udział. Dodatkowo mamy zazwyczaj sesję plenarną, dostępną dla wszystkich – np. otwarcie konferencji, keynote lub podsumowanie dnia.

Taka struktura wymaga precyzyjnej organizacji – i dokładnego rozdzielenia dostępu. Każdy uczestnik powinien widzieć tylko te pokoje, na które się zapisał, i tylko wtedy, gdy sesja trwa.

Jak podzielić program konferencji?

Zazwyczaj organizatorzy przygotowują trzy typy przestrzeni:

• Sesja plenarna – największe „pomieszczenie” na wirtualnej konferencji. Warto rozważyć transmisję z profesjonalnego studia lub odtworzenie wcześniej nagranego materiału – obie opcje gwarantują wysoką jakość i ograniczają ryzyko techniczne.
• Wykłady równoległe – ich liczba zależy od agendy. Każdy z nich to osobna sesja, do której uczestnicy mogą dołączyć w określonym czasie. Dobrą praktyką jest zapewnienie nieco większej pojemności sal, niż wynika to z liczby zapisanych uczestników – żeby uniknąć problemów przy nierównym rozkładzie zainteresowania.
• Warsztaty – kameralne spotkania, które wymagają większego zaangażowania. Jeśli planujesz aktywny udział uczestników (np. włączenie mikrofonów i kamer), ogranicz liczebność do maksymalnie 10 osób. Możesz też skorzystać z czatu lub dopuścić głos jedynie wybranym osobom – w zależności od formuły zajęć.

Zarządzanie dostępem i logistyka

Niezwykle ważnym elementem konferencji online jest zarządzanie dostępem do konkretnych sesji. Nie każdy uczestnik bierze udział w każdej części wydarzenia – dlatego musisz wiedzieć:

• kto zapisał się na daną sesję,
• kiedy dokładnie się ona odbywa,
• jaki link lub dostęp przekazać uczestnikom.

Właśnie dlatego system rejestracji uczestników powinien umożliwiać:

• wybór konkretnych punktów programu już podczas rejestracji,
• segmentację komunikacji (np. inne przypomnienia dla uczestników warsztatów, inne dla uczestników wykładów),
• integrację z platformą streamingową lub systemem spotkań online,
• generowanie czytelnych list i raportów.

Jeśli masz stronę wydarzenia przygotowaną w CONREGO, możesz tam zintegrować agendę z formularzem, umożliwić dynamiczne zapisy i – jeśli trzeba – ograniczyć dostęp tylko dla osób, które wykupiły odpowiedni typ biletu.

Co się sprawdza?

Z naszego doświadczenia najlepiej działają:

• zróżnicowane formaty sesji – transmisje na żywo, nagrania, spotkania interaktywne,
• jasny, prosty harmonogram – widoczny na stronie lub w mailu przypominającym,
• komunikaty wysyłane tuż przed rozpoczęciem sesji – np. SMS z linkiem o 9:50, jeśli keynote startuje o 10:00.

Uczestnicy doceniają też możliwość zadawania pytań na czacie, pobierania materiałów i szybkiego kontaktu z organizatorem w razie problemów z dostępem.

Podsumowanie

Wirtualna konferencja to nie tylko przeniesiony do internetu wykład. To złożone wydarzenie, które – przy dobrej strukturze i przemyślanej komunikacji – może być równie angażujące jak spotkanie na żywo.

System CONREGO może pomóc Ci uporządkować rejestrację, zarządzać dostępem, komunikować się z uczestnikami i usprawnić obsługę całego wydarzenia. A transmisję? Zorganizujesz tam, gdzie czujesz się najpewniej.

Tomasz Chrościechowski