Organizacja wydarzeń online daje mnóstwo możliwości, ale równie wiele pułapek. Trudniej przyciągnąć uwagę uczestników, zaangażować ich i sprawić, by po wydarzeniu zostało coś więcej niż tylko certyfikat.
W tym artykule pokażę Ci 6 pomysłów, które pomogą Ci stworzyć wydarzenie online, o którym będą mówić jeszcze długo po jego zakończeniu.
Zmiana tradycyjnego środowiska eventowego, w którym wydarzenia odbywają się w hotelach czy centrach konferencyjnych na środowisko internetowe rzutuje na wszystkie aspekty organizacji i samego udziału. Konsekwencją tej zmiany jest szereg wyzwań jakie konferencje online stawiają przed organizatorem, któremu zależy na tym, by jego event wyróżnił się spośród tysięcy innych.
Internet stał się głównym kanałem promocji wydarzeń, co oznacza też większą konkurencję. Promując własne wydarzenie, konkurujesz nie tylko z organizatorami innych wydarzeń o podobnej tematyce, lecz wszystkich wydarzeń i aktywności dostępnych online. Dobrze zaprojektowana kampania wideo może być Twoją przewagą.
Popularne aplikacje do komunikacji wideo nie zapewnią odpowiedniego poziomu zabezpieczeń, interakcji z uczestnikami i komfortu. Wyjątkowość Twojego wydarzenia zależy między innymi od ekskluzywności dostępu. Konieczna w każdym przypadku (choćby z powodów związanych z ochroną danych osobowych) rejestracja uczestników na wydarzenie powinna być zintegrowana z platformą wideo konferencji na poziomie, który zagwarantuje:
Wydarzenia online muszą być krótsze, bardziej dynamiczne i bardziej angażujące niż ich stacjonarne odpowiedniki. Żaden uczestnik nie spędzi ośmiu godzin przed ekranem, nawet jeśli temat jest pasjonujący. Jak więc zbudować doświadczenie, które uczestnicy zapamiętają?
Gdy promujesz wydarzenie online, trudno przebić się przez szum informacyjny. Uczestnik widzi dziesiątki webinarów dziennie – jak sprawić, by kliknął właśnie w Twój link?
Nie bez powodu wytwórnie filmowe promują swoje produkcje tzw. trailerami. Jedną z najmocniejszych stron Twojego marketingu powinna być dobrze zaprojektowana, nagrana i zmontowana produkcja wideo zapowiadająca konferencję, jakby była premierą kinową. Taka produkcja nie musi rujnować Twojego budżetu. Będzie kosztować od kilku do kilkunastu tysięcy, zależnie od zawartości i wykonawcy.
Zaproszenie w tej formie jest łatwe do dystrybucji w niemal każdym kanale – od social media, po stronę promocyjną wydarzenia. Zainteresowanie, jakie wzbudzisz, zamieni odbiorców w uczestników i pomoże Ci pozyskać sponsorów.
Strategię promocji wydarzenia za pomocą materiałów wideo warto zbudować w oparciu o kilka produkcji prezentowanych uczestnikom na różnych poziomach lejka sprzedażowego:
W każdym przypadku potrzebna będzie mocna narracja osoby, która reprezentuje markę. Jeśli reprezentant nie jest dobrym mówcą, to zaangażuj kogoś, kto spełni swoją rolę – profesjonalnego lektora lub jednego z prelegentów.
O skuteczności wideo marketingu przeczytasz w innym wpisie: Jak wykorzystać wideo do promocji eventu?
W wielu debatach bierze udział grupa prelegentów podzielających opinie lub prezentujących podobne poglądy na omawiany temat. Tego typu spotkania trudno uznać za interesujące, bo nie polegają na wymianie zdań, skoro każdy uczestnik posiada podobne. Zadbaj więc o to, by debata budziła zainteresowanie poprzez różnorodność opinii, wymianę argumentów, a może nawet emocje. To właśnie rywalizacja jest tym, co przyciąga zainteresowanie widzów.
Postaw naprzeciw siebie dwa obozy reprezentujące odmienne opinie oraz daj uczestnikom możliwość głosowania, by mogli udzielić poparcia bliższej im opcji. Taka debata, z taką interakcją będzie z pewnością ciekawsza niż oglądanie „kółka wzajemnej adoracji”.
Dodatkowym motorem ciekawej debaty generującym zainteresowanie i emocje jest właściwy moderator, który nie będzie się obawiał zadać właściwych pytań.
Oglądanie konferencji online może przebiegać jak seans filmowy. W tym przypadku zalecamy faktyczne odtworzenie filmu. Nagraj cały materiał w studio, które na potrzeby publikacji całość świetnie zmontuje i doda elementy animowane. Wysokiej jakości materiał po prostu udostępnij uczestnikom do oglądania. Nie oczekuj jednak, że uczestnicy odbiorą to tak jak wydarzenie, na którego przebieg mają jakikolwiek wpływ.
Znacznie ciekawsze doświadczenie zaoferujesz uczestnikom, zapewniając:
Ich poczynania mogą zostać zmotywowane jakąś formą grywalizacji. Odpowiednie narzędzie umożliwi Ci obsługę konferencji online, uwzględniając analitykę każdej istotnej aktywności. Na podstawie zestawienia danych możesz naliczać uczestnikom punkty, np. za udział w każdej sesji, za poprawne odpowiedzi podczas testu, za sumaryczny czas uczestnictwa w wydarzeniu. Przeliczone punkty będą podstawą do wydania nagród.
Jednym z głównych powodów udziału w wydarzeniach zawsze był networking. W dobie wydarzeń online mamy problem, by „przełamać lody” i rozmawiać z osobami, których nie znamy za pośrednictwem syntetycznych kanałów.
Większość uczestników posiada jednak konta na platformach LinkedIn lub Facebook. Wykorzystaj to. Stwórz grupę na wybranej platformie i zaangażuj uczestników w rozmowę. Link do grupy umożliwiający dołączenie do grona powinien być dostępny na stronie internetowej wydarzenia oraz w każdej wiadomości e-mail potwierdzającej rejestrację lub zakup biletów.
Podczas check-in na konferencji odbywających się w tradycyjnej formule rozdawaliśmy uczestnikom jakieś upominki w pakietach powitalnych. To bardzo dobra praktyka wizerunkowa, o ile torba nie była wypełniona tylko broszurami sponsorów. Poświęć czas i część budżetu na zapewnienie tego doświadczenia uczestnikom eventu online.
Wielu uczestników, którzy chcieliby zabrać głos podczas konferencji, może zakłócić jej przebieg poprzez brak podłączonych słuchawek, które pozwolą uniknąć echa. Najbardziej oczywistym upominkiem jest więc zestaw słuchawkowy. Niedrogie, lecz niezwykle przydatne, zwłaszcza do udziału w wydarzeniach online. Słuchawki to jednak nie jedyna opcja. Nadal na czasie będą koszulki, kubki, świeczki i ekologiczne torby.
Upominek to nie tylko fizyczny przedmiot, może nim być także kod rabatowy na zakupy przygotowany przez jednego ze sponsorów.
Widzieliśmy wiele konferencji, po których następowała cisza. Uczestnicy tracili kontakt z organizatorem oraz marką i zapominali o dniu, w którym odbyło się wydarzenie. Eventy to często marketing, a ten nigdy nie będzie skuteczny, jeśli jego strategia bazuje na jednorazowym wysiłku, który ma przynieść chwilowe zainteresowanie. Zintegrowana komunikacja e-mail i SMS w CONREGO ułatwia utrzymanie relacji po wydarzeniu – od podziękowań po zapowiedzi kolejnych edycji.
Utrzymuj długoterminową relację z uczestnikami, złóż obietnicę i jej dotrzymaj, bo marka to właśnie obietnica.
Tomasz Chrościechowski
