Virtuelle Konferenz – Wie organisiert man sie richtig?

Eine virtuelle Konferenz ist mehr als nur ein Webinar. Wir zeigen dir, wie du parallele Sessions planst, Zugänge steuerst und für ein rundes Erlebnis sorgst.

Virtuelle Konferenz – Wie organisiert man sie richtig?

Du planst eine Online-Konferenz? Großartig – vorausgesetzt, du durchdenkst die Struktur des Events. Im Gegensatz zu einfachen Webinaren erfordert eine virtuelle Konferenz die Aufteilung in Sessions, Zugangskontrolle und klare Kommunikation mit den Teilnehmenden.

Wie lässt sich das alles organisieren, ohne Referierende oder Gäste zu verlieren?

Was zeichnet eine virtuelle Konferenz aus?

Wir sprechen hier von großen Veranstaltungen mit mehreren – oft parallelen – Sessions. Teilnehmende wählen bei der Anmeldung, an welchen Vorträgen oder Workshops sie teilnehmen möchten. Zusätzlich gibt es meist eine Plenarsitzung, offen für alle – z. B. eine Keynote oder ein Tagesfazit.

Diese Struktur erfordert präzise Organisation – und genaues Management der Zugänge. Jede Person sollte nur die Sessions sehen, für die sie sich angemeldet hat – und nur dann, wenn diese stattfinden.

Wie strukturiert man das Programm?

In der Praxis bewährt sich eine Einteilung in drei Raumtypen:

Zugangssteuerung & Logistik

Ein kritischer Aspekt jeder Online-Konferenz ist die Zugangsverwaltung zu den einzelnen Sessions. Nicht alle Teilnehmenden nehmen an allen Programmpunkten teil. Deshalb brauchst du einen Überblick:

Eine gute Event-Management-Software sollte dir ermöglichen:

Wenn du eine Konferenz-Website mit CONREGO nutzt, kannst du die Agenda direkt einbinden, Anmeldungen live steuern und – falls nötig – Zugänge je nach Tickettyp beschränken.

Was funktioniert in der Praxis?

Unsere Erfahrung zeigt: Erfolgreiche Konferenzen setzen auf:

Pluspunkte gibt es für Chats, Materialdownloads und schnelle Hilfe bei Zugangsproblemen.

Fazit

Eine virtuelle Konferenz ist mehr als ein Vortrag im Internet. Sie ist ein durchdachtes Event, das – mit klarer Struktur und guter Kommunikation – genauso fesselnd sein kann wie ein Präsenztreffen.

Das System von CONREGO hilft dir, Anmeldungen zu organisieren, Zugänge zu steuern, Teilnehmende zu informieren und das Event reibungslos durchzuführen. Und die Übertragung? Die gestaltest du dort, wo es für dich am besten passt.

Tomasz Chrościechowski