Virtuelle Konferenz – Wie organisiert man sie richtig?

Du planst eine Online-Konferenz? Großartig – vorausgesetzt, du durchdenkst die Struktur des Events. Im Gegensatz zu einfachen Webinaren erfordert eine virtuelle Konferenz die Aufteilung in Sessions, Zugangskontrolle und klare Kommunikation mit den Teilnehmenden.

Wie lässt sich das alles organisieren, ohne Referierende oder Gäste zu verlieren?

Was zeichnet eine virtuelle Konferenz aus?

Wir sprechen hier von großen Veranstaltungen mit mehreren – oft parallelen – Sessions. Teilnehmende wählen bei der Anmeldung, an welchen Vorträgen oder Workshops sie teilnehmen möchten. Zusätzlich gibt es meist eine Plenarsitzung, offen für alle – z. B. eine Keynote oder ein Tagesfazit.

Diese Struktur erfordert präzise Organisation – und genaues Management der Zugänge. Jede Person sollte nur die Sessions sehen, für die sie sich angemeldet hat – und nur dann, wenn diese stattfinden.

Wie strukturiert man das Programm?

In der Praxis bewährt sich eine Einteilung in drei Raumtypen:

• Plenarsitzung – der größte „Raum“ der Konferenz. Hier empfiehlt sich ein Livestream aus dem Studio oder ein vorab produziertes Video – beides sorgt für Qualität und reduziert Risiken.
• Parallele Vorträge – ihre Anzahl ergibt sich aus der Agenda. Jede Session ist ein eigener virtueller Raum, der zu bestimmten Zeiten verfügbar ist. Gute Praxis: Plane etwas mehr Kapazität als notwendig ein, da die Interessen nicht gleichmäßig verteilt sein werden.
• Workshops – kleine, interaktive Formate mit höherem Engagement. Wenn Kameras und Mikrofone zum Einsatz kommen, sollten max. 10 Personen teilnehmen. Alternativ: Chat nutzen oder gezielt einzelne Personen zu Wort kommen lassen.

Zugangssteuerung & Logistik

Ein kritischer Aspekt jeder Online-Konferenz ist die Zugangsverwaltung zu den einzelnen Sessions. Nicht alle Teilnehmenden nehmen an allen Programmpunkten teil. Deshalb brauchst du einen Überblick:

• wer sich für welche Session angemeldet hat,
• wann diese genau stattfindet,
• und welche Zugangsdaten du verschicken musst.

Eine gute Event-Management-Software sollte dir ermöglichen:

• Programmpunkte bereits bei der Anmeldung auszuwählen,
• Kommunikationsgruppen zu segmentieren (z. B. unterschiedliche Erinnerungen für Workshop- und Vortragsteilnehmer),
• Streaming- oder Meeting-Plattformen zu integrieren,
• und klare Listen & Berichte zu generieren.

Wenn du eine Konferenz-Website mit CONREGO nutzt, kannst du die Agenda direkt einbinden, Anmeldungen live steuern und – falls nötig – Zugänge je nach Tickettyp beschränken.

Was funktioniert in der Praxis?

Unsere Erfahrung zeigt: Erfolgreiche Konferenzen setzen auf:

• vielfältige Formate – Livestreams, Aufzeichnungen, interaktive Sessions,
• einen klaren Zeitplan – sichtbar auf der Website oder per E-Mail,
• zeitnahe Erinnerungen – z. B. eine SMS um 9:50 vor der Keynote um 10:00.

Pluspunkte gibt es für Chats, Materialdownloads und schnelle Hilfe bei Zugangsproblemen.

Fazit

Eine virtuelle Konferenz ist mehr als ein Vortrag im Internet. Sie ist ein durchdachtes Event, das – mit klarer Struktur und guter Kommunikation – genauso fesselnd sein kann wie ein Präsenztreffen.

Das System von CONREGO hilft dir, Anmeldungen zu organisieren, Zugänge zu steuern, Teilnehmende zu informieren und das Event reibungslos durchzuführen. Und die Übertragung? Die gestaltest du dort, wo es für dich am besten passt.

Tomasz Chrościechowski