Case study: VII Konferencja ABSL

ABSL – liderzy nowoczesnych usług biznesowych

Zanim przejdziemy do wyzwań organizacyjnych, warto zrozumieć, kim jest organizator wydarzenia. ABSL (Association of Business Service Leaders in Poland) to czołowa organizacja branżowa, reprezentująca sektor nowoczesnych usług dla biznesu w Polsce. Zrzesza ponad 170 globalnych inwestorów, takich jak Google, IBM, PwC czy Shell, wspierając rozwój sektora poprzez organizację konferencji, warsztatów i spotkań networkingowych.

Dlaczego ABSL wybrało CONREGO?

Współpraca między ABSL a CONREGO rozpoczęła się w 2013 roku, ale dopiero w 2016 roku nabrała globalnego wymiaru, obejmując całościową obsługę VII Konferencji ABSL.

Wydarzenie tej skali wymagało solidnego zaplecza technologicznego, które zapewnił nasz system rejestracji uczestników. Organizatorzy musieli skutecznie zarządzać rejestracją uczestników, obsługą płatności, komunikacją, kontrolą dostępu i personalizacją identyfikatorów. Kluczowe było także sprawne funkcjonowanie recepcji i eliminacja problemów związanych z wydawaniem identyfikatorów oraz nadzorem nad frekwencją.

System CONREGO pozwolił organizatorom skupić się na strategii wydarzenia, zapewniając pełną automatyzację kluczowych procesów.

Jak CONREGO rozwiązało kluczowe wyzwania?

Automatyczna rejestracja i sprzedaż wejściówek

Rejestracja została dostosowana do zróżnicowanych grup uczestników. Konferencja obejmowała zarówno bilety płatne, jak i wejścia na zaproszenie, a ceny zmieniały się w zależności od typu wejściówki oraz terminu rejestracji. W procesie można było także wybierać opcje dodatkowe, np. udział w wydarzeniach towarzyszących. Po zakończeniu rejestracji każdy uczestnik otrzymywał potwierdzenie zgłoszenia, a w przypadku płatnych wejściówek – również fakturę.

Dzięki pełnej integracji systemu z bramkami płatności proces obsługi wpłat przebiegał bez zakłóceń. Organizatorzy nie musieli ręcznie sprawdzać statusu transakcji, co ograniczyło ryzyko błędów i pozwoliło na płynne zarządzanie budżetem wydarzenia.

Efektywna komunikacja z uczestnikami

Dobre przygotowanie uczestników to klucz do udanej konferencji. CONREGO pozwoliło organizatorom na prowadzenie komunikacji poprzez spersonalizowane e-maile i SMS-y, które informowały o harmonogramie i istotnych zmianach. Wiadomości były dopasowane do poszczególnych grup uczestników – prelegentów, sponsorów czy VIP-ów – dzięki czemu każda osoba otrzymywała dokładnie te informacje, które były dla niej najistotniejsze.

Elastyczność systemu umożliwiła także błyskawiczne reagowanie na ewentualne modyfikacje w planie konferencji. Jeśli pojawiła się nagła zmiana, organizatorzy mogli w kilka chwil powiadomić uczestników, eliminując ryzyko dezorganizacji.

Szybki i bezproblemowy check-in

Obsługa recepcji była kluczowym elementem całej operacji. Dzięki spersonalizowanym wejściówkom z kodami QR proces identyfikacji uczestników przebiegał błyskawicznie. Uczestnicy mogli okazać bilet w formie elektronicznej lub papierowej, a system weryfikował ich obecność w czasie rzeczywistym. To rozwiązanie nie tylko skróciło czas oczekiwania przy stanowiskach rejestracyjnych, ale również wyeliminowało możliwość nieautoryzowanego wejścia.

System kontroli dostępu umożliwił także zarządzanie przepływem uczestników w różnych strefach wydarzenia. W zależności od uprawnień, poszczególne osoby mogły brać udział w zamkniętych spotkaniach czy warsztatach. Organizatorzy mieli pełen podgląd na to, kto i kiedy znajdował się w danej przestrzeni, co znacząco ułatwiło logistykę.

Spersonalizowane identyfikatory i zarządzanie dokumentami

Identyfikatory konferencyjne pełniły więcej funkcji niż tylko oznaczenie uczestników. Zawierały nie tylko imię i nazwisko, ale także firmę oraz indywidualny kod QR, który ułatwiał networking oraz kontrolę dostępu. Organizatorzy mogli także monitorować wydawanie sprzętu do tłumaczeń symultanicznych – system odnotowywał, kto odebrał zestaw i kiedy powinien go zwrócić. To rozwiązanie pozwoliło na pełną kontrolę nad wyposażeniem, eliminując ryzyko zagubienia sprzętu.

Podsumowanie – CONREGO jako klucz do sukcesu

VII Konferencja ABSL była ogromnym przedsięwzięciem, które wymagało precyzyjnej koordynacji wielu procesów. System CONREGO nie tylko usprawnił rejestrację i komunikację, ale także pozwolił organizatorom na pełną kontrolę nad wydarzeniem w czasie rzeczywistym.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii organizatorzy mogli skupić się na dostarczeniu wartościowej treści i doświadczeń uczestnikom, zamiast na rozwiązywaniu problemów logistycznych. Każdy event manager wie, że nie ma miejsca na błędy, zwłaszcza w przypadku wydarzeń na skalę międzynarodową.

CONREGO zapewnia pełną kontrolę nad organizacją i pozwala przenieść jakość obsługi uczestników na zupełnie nowy poziom.

Cóż więcej możemy powiedzieć o organizacji VII Konferencji ABSL? Najlepiej będzie, jeśli oddamy głos samemu zarządowi ABSL:

„Dziękujemy (…) za elastyczność i gotowość do pomocy, które sprawiły, że współpraca z Państwem była czystą przyjemnością. Bez Państwa zaangażowania nasza Konferencja nie byłaby tak wspaniała”

I my dziękujemy!

Joanna Chrościechowska