Fallstudie: VII ABSL Konferenz
VII ABSL Konferenz, Kattowitz 2016. Eine internationale Großveranstaltung, fast tausend Teilnehmer, hohe Erwartungen. Wie haben wir die Organisation eines so komplexen Events gemeistert?
ABSL – Führend im Bereich moderner Unternehmensdienstleistungen
Bevor wir uns den organisatorischen Herausforderungen widmen, ist es wichtig, den Veranstalter zu verstehen. ABSL (Association of Business Service Leaders in Poland) ist eine führende Branchenorganisation, die den modernen Unternehmensdienstleistungssektor in Polen vertritt. Sie vereint über 170 globale Investoren, darunter Google, IBM, PwC und Shell, und unterstützt das Wachstum der Branche durch Konferenzen, Workshops und Networking-Veranstaltungen.
Warum hat sich ABSL für CONREGO entschieden?
Die Zusammenarbeit zwischen ABSL und CONREGO begann im Jahr 2013, erreichte jedoch 2016 eine globale Dimension, als wir die komplette Organisation der VII ABSL Konferenz übernahmen. Eine Veranstaltung dieser Größenordnung erforderte eine leistungsstarke technologische Infrastruktur – und genau das hat unser System geboten. Die Organisatoren benötigten eine zuverlässige Lösung für die Teilnehmerregistrierung, Zahlungsabwicklung, Kommunikation, Zugangskontrolle und Dokumentenverwaltung. Ein reibungsloser Check-in und die Vermeidung von Problemen bei der Ausgabe von Namensschildern sowie die Überwachung der Teilnehmerpräsenz waren ebenfalls von zentraler Bedeutung.
Dank CONREGO konnten sich die Organisatoren auf die strategische Planung des Events konzentrieren, während alle Kernprozesse automatisiert wurden.
Wie hat CONREGO die wichtigsten Herausforderungen gemeistert?
Automatisierte Registrierung und Ticketverkauf
Das Registrierungssystem wurde an die unterschiedlichen Teilnehmergruppen angepasst. Die Konferenz umfasste sowohl kostenpflichtige als auch exklusive, nur auf Einladung verfügbare Tickets. Die Preise variierten je nach Tickettyp und Zeitpunkt der Anmeldung. Zudem konnten Teilnehmer Zusatzoptionen wie den Zugang zu Begleitveranstaltungen wählen. Nach der abgeschlossenen Anmeldung erhielt jeder Teilnehmer eine Bestätigung, und bei kostenpflichtigen Tickets wurde automatisch eine Rechnung ausgestellt.
Dank der vollständigen Integration mit Zahlungsgateways verlief die Zahlungsabwicklung störungsfrei. Die Organisatoren mussten den Zahlungsstatus nicht mehr manuell überprüfen, was das Fehlerrisiko minimierte und eine effiziente Budgetverwaltung ermöglichte.
Effektive Kommunikation mit Teilnehmern
Gut informierte Teilnehmer sind entscheidend für eine erfolgreiche Konferenz. Mit CONREGO konnten die Organisatoren personalisierte E-Mails und SMS versenden, die über den Zeitplan und wichtige Änderungen informierten. Die Nachrichten wurden gezielt an verschiedene Gruppen – darunter Referenten, Sponsoren und VIPs – gesendet, sodass jeder genau die relevanten Informationen erhielt.
Die Flexibilität des Systems erlaubte es, kurzfristige Programmänderungen sofort zu kommunizieren. Falls Anpassungen erforderlich waren, konnten die Organisatoren die Teilnehmer in wenigen Minuten benachrichtigen und somit mögliche Missverständnisse vermeiden.
Schneller und unkomplizierter Check-in
Die Verwaltung der Teilnehmerrezeption war ein entscheidender Bestandteil des gesamten Ablaufs. Dank personalisierter QR-Code-Tickets verlief die Identifikation der Teilnehmer schnell und effizient. Die Teilnehmer konnten ihr Ticket entweder digital oder in Papierform vorlegen, und das System überprüfte ihre Anwesenheit in Echtzeit. Dies reduzierte die Wartezeiten an den Registrierungsschaltern erheblich und schloss unbefugten Zugang aus.
Das Zugangskontrollsystem erleichterte zudem die Steuerung der Teilnehmerbewegungen innerhalb verschiedener Veranstaltungsbereiche. Je nach Berechtigung konnten bestimmte Teilnehmer an geschlossenen Sitzungen oder Workshops teilnehmen. Die Organisatoren hatten jederzeit einen vollständigen Überblick darüber, wer sich wann in welchem Bereich befand, was die gesamte Logistik erheblich erleichterte.
Personalisierte Namensschilder und Dokumentenverwaltung
Die Namensschilder der Konferenz waren mehr als nur eine Möglichkeit zur Identifikation. Neben dem Namen enthielten sie auch das Unternehmen des Teilnehmers sowie einen individuellen QR-Code, der das Networking und die Zugangskontrolle erleichterte. Die Organisatoren konnten außerdem die Ausgabe von Simultanübersetzungsgeräten überwachen – das System registrierte, wer ein Gerät erhalten hatte und wann es zurückgegeben werden musste. Dies gewährleistete eine vollständige Kontrolle über die Geräteverwaltung und minimierte das Risiko von Verlusten.
Fazit – CONREGO als Schlüssel zum Erfolg
Die VII ABSL Konferenz war eine umfangreiche Veranstaltung, die eine präzise Koordination vieler Prozesse erforderte. Das System CONREGO optimierte nicht nur die Registrierung und Kommunikation, sondern ermöglichte den Organisatoren auch eine vollständige Kontrolle über das Event in Echtzeit.
Dank modernster Technologie konnten sich die Veranstalter darauf konzentrieren, den Teilnehmern hochwertige Inhalte und ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten, anstatt sich mit organisatorischen Herausforderungen auseinanderzusetzen. Jeder Eventmanager weiß, dass bei Veranstaltungen dieser Größenordnung kein Spielraum für Fehler besteht.
CONREGO bietet volle Kontrolle über den Veranstaltungsablauf und hebt die Teilnehmerbetreuung auf ein völlig neues Niveau.
Was kann man noch über die Organisation der VII ABSL Konferenz sagen? Vielleicht lassen wir die Geschäftsführung von ABSL selbst zu Wort kommen:
"Vielen Dank für Ihre Flexibilität und Ihre Hilfsbereitschaft, die die Zusammenarbeit mit Ihnen zu einem reinen Vergnügen gemacht haben. Ohne Ihr Engagement wäre unsere Konferenz nicht so herausragend gewesen."
Auch wir sagen Danke!