Fallstudie: MICE Poland Persönlichkeit des Jahres Gala 2015
Ende 2015 wurden wir eingeladen, bei der Organisation der MICE Poland Persönlichkeit des Jahres Gala 2015 mitzuwirken.
Unsere Aufgabe war es, ein Teilnehmerregistrierungssystem bereitzustellen und den Empfangsbereich während der Gala zu unterstützen. Die Organisation einer prestigeträchtigen Veranstaltung wie der MICE Poland Persönlichkeit des Jahres Gala 2015 erfordert eine effiziente Verwaltung von Registrierung, Einladungen und Gästebetreuung vor Ort. Ende 2015 wandte sich MICE Poland an uns mit der Bitte, eine Event-Management-Software bereitzustellen und den Empfang während der Veranstaltung zu unterstützen.
Unser Ziel war es, einen reibungslosen Akkreditierungsprozess für Hunderte von eingeladenen Gästen sicherzustellen, um Warteschlangen zu vermeiden und Fehler bei der Teilnehmerverwaltung zu eliminieren.
Herausforderungen bei der Organisation
1. Exklusiver Charakter der Veranstaltung
Die Gala war eine geschlossene, nur auf Einladung zugängliche Veranstaltung, bei der ausschließlich geladene Gäste teilnehmen konnten. Es war daher notwendig, eine Lösung zu entwickeln, die eine vollständige Kontrolle über die Registrierung und Verifizierung der Teilnehmer ermöglicht und unerlaubte Registrierungen ausschließt.
2. Einheitliche und professionelle Kommunikation
Die Organisatoren wollten eine elegante und moderne Lösung für den Versand der Einladungen, um manuelle Teilnehmerlistenverwaltung und den manuellen Versand der Einladungen zu vermeiden.
3. Effiziente Teilnehmerregistrierung am Empfang
Ein zentraler Aspekt der Veranstaltung war ein effizienter Check-in-Prozess, der eine schnelle Bestätigung der Teilnehmeranwesenheit sowie eine reibungslose Ausgabe von Namensschildern ermöglichte. Die Priorität bestand darin, Warteschlangen zu vermeiden und die Logistik vor Ort zu optimieren.
Wie CONREGO diese Herausforderungen gemeistert hat
1. Eine maßgeschneiderte Registrierungsplattform
Einen Monat vor der Veranstaltung richteten wir eine Registrierungswebsite ein, die mit der visuellen Identität der Gala abgestimmt war. Der Zugang zur Plattform war nur für Personen mit einem einzigartigen Einladungscode möglich. Dadurch behielten die Organisatoren volle Kontrolle über die Gästeliste, und nicht autorisierte Anmeldungen wurden verhindert.
2. Automatisierter Versand von Einladungen und Eintrittskarten
Durch die Integration unseres Systems mit dem Teilnehmermanagementprozess erstellten wir über 1.000 einzigartige Einladungscodes, die auf elegante Einladungskarten gedruckt wurden und von MICE Poland verteilt wurden. Jeder bestätigte Teilnehmer erhielt am Tag vor der Veranstaltung eine personalisierte QR-Code-Eintrittskarte im PDF-Format, die er entweder ausdrucken oder auf seinem Smartphone vorzeigen konnte.
Das Endergebnis ist im folgenden Screenshot zu sehen.
3. Effiziente Empfangsverwaltung mit dem Check-in-System
Während der Gala setzten wir das Check-in-Modul ein, das eine schnelle und fehlerfreie Teilnehmeridentifikation ermöglichte. Am Empfangsbereich installierten wir Laptops und QR-Code-Scanner, wodurch eine sofortige Teilnehmerverifizierung möglich war und der Akkreditierungsprozess erheblich beschleunigt wurde.
Dadurch:
- konnten Teilnehmer ohne manuelle Namenssuche auf Papierlisten einchecken,
- hatten Organisatoren in Echtzeit einen Überblick über den Check-in-Status der Gäste,
- wurde das Risiko von unbefugtem Zugang vollständig ausgeschlossen.
Endergebnis
Die achte Ausgabe der MICE Poland Persönlichkeit des Jahres Gala fand im EXPO XXI in Warschau statt und brachte fast 600 Fachleute der Eventbranche zusammen. Aus 40 Nominierten wurden die Gewinner in vier Hauptkategorien gekürt: Kunde, Dienstleister, Veranstalter und Venue-Manager.
Dank der Implementierung von CONREGO konnten die Veranstalter:
- den Registrierungsprozess optimieren, indem Fehler und Verzögerungen eliminiert wurden,
- den Versand von Einladungen und Eintrittskarten automatisieren,
- einen schnellen und reibungslosen Check-in-Prozess gewährleisten,
- die Gästeliste in Echtzeit überwachen.
Die MICE Poland Persönlichkeit des Jahres Gala 2015 war ein weiteres Beispiel dafür, wie effektive Teilnehmerregistrierungs- und Management-Tools dazu beitragen können, jede Veranstaltung professioneller und effizienter zu gestalten.