Łódź, 2017 – Die 8. ABSL-Konferenz. Über 1.000 Teilnehmer, mehr als 40 Diskussionspanels und eine enorme organisatorische Herausforderung. Wie jedes Jahr wurde diese bedeutende Wirtschaftskonferenz vollständig durch das CONREGO-System unterstützt.
Großveranstaltungen stellen erhebliche logistische Herausforderungen dar und erfordern eine präzise Koordination von Teilnehmerregistrierung, Kommunikation, Zahlungsabwicklung und Vor-Ort-Management. Die Association of Business Service Leaders in Poland (ABSL) organisiert seit Jahren eine der wichtigsten Konferenzen für den modernen Business-Services-Sektor in Polen. Seit 2013 ist CONREGO ihr Technologiepartner und stellt ein umfassendes System zur Teilnehmerregistrierung bereit. Der entscheidende Durchbruch erfolgte jedoch 2016, als CONREGO in alle Aspekte der Konferenzregistrierung integriert wurde.
Die Organisation einer Veranstaltung dieser Größenordnung bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, die eine sorgfältige Planung und fortschrittliche technologische Lösungen erfordern. Die ABSL-Konferenz zieht Tausende von Teilnehmern aus verschiedenen Ländern an, die unterschiedlichen Gruppen angehören – von Standardteilnehmern über Referenten bis hin zu Sponsoren und VIP-Gästen. Jede dieser Gruppen hat individuelle Anforderungen und benötigt einen maßgeschneiderten Registrierungsprozess. Die Organisatoren mussten daher ein reibungsloses und intuitives Registrierungssystem bereitstellen, das Fehler minimiert und den gesamten Ablauf optimiert.
Ein weiteres großes Thema war die Verwaltung von Zahlungen und Rechnungen. Bei einer so hohen Teilnehmerzahl wäre eine manuelle Zahlungsprüfung nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig gewesen. Ebenso wichtig war eine effiziente Kommunikation mit den Teilnehmern. Sie mussten rechtzeitig mit allen relevanten Informationen versorgt werden – sowohl vor als auch während der Veranstaltung. Um dies zu gewährleisten, war eine Automatisierung der E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen erforderlich.
Ein zentrales Thema war zudem die Vor-Ort-Logistik. Die Organisatoren mussten eine schnelle Identifikation der Teilnehmer an der Rezeption gewährleisten und gleichzeitig einen reibungslosen Zugang zu den verschiedenen Veranstaltungsbereichen und Sitzungen sicherstellen. Auch die Ausgabe von Konferenzausrüstung, wie Simultandolmetscher-Sets, musste genau dokumentiert werden, um den Überblick darüber zu behalten, wer welches Gerät erhalten und zurückgegeben hatte. Um all diese Anforderungen zu erfüllen, war eine Lösung gefragt, die nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Die Registrierung für die Veranstaltung erfolgte über eine Website, die mit dem CONREGO-System ausgestattet war. Dadurch konnten die Organisatoren Teilnehmer in verschiedene Gruppen einteilen und spezifische Registrierungswege bereitstellen. VIP-Gäste erhielten eine vereinfachte Registrierung, während Standardteilnehmer zwischen kostenpflichtigen und kostenlosen Optionen wählen konnten. Zudem war eine Hotelbuchung direkt im Registrierungsformular möglich, was die gesamte Veranstaltungslogistik erleichterte.
Um eine manuelle Überprüfung der Zahlungen zu vermeiden, wurde das System mit Online-Zahlungsanbietern integriert. Teilnehmer konnten ihre Gebühren direkt begleichen, während das System automatisch Rechnungen generierte und per E-Mail versendete. Die Organisatoren hatten jederzeit eine vollständige Übersicht über den Zahlungsstatus und konnten bei Problemen schnell reagieren.
Dank des E-Mail- und SMS-Moduls von CONREGO konnten die Organisatoren die Kommunikation mit den Teilnehmern automatisieren. Diese erhielten rechtzeitig Erinnerungen an das bevorstehende Event, wichtige organisatorische Hinweise sowie digitale Eintrittskarten. Falls es kurzfristige Änderungen im Programm gab, ermöglichte das System eine sofortige Benachrichtigung der betroffenen Teilnehmer.
Bei einer so großen Anzahl von Teilnehmern war eine schnelle und reibungslose Ausgabe von Namensschildern unerlässlich. CONREGO ermöglichte die automatische Erstellung personalisierter Teilnehmerausweise mit QR-Codes, die beim Einlass gescannt wurden. Dadurch konnten Wartezeiten an der Rezeption erheblich reduziert werden.
Bestimmte Programmpunkte und Veranstaltungsbereiche waren nur für ausgewählte Teilnehmergruppen zugänglich. CONREGO ermöglichte eine präzise Zugangskontrolle durch das Scannen von QR-Codes, sodass der Status eines Teilnehmers innerhalb weniger Sekunden überprüft werden konnte. Darüber hinaus erleichterte das System die Verwaltung von Simultandolmetscher-Sets – jedes Gerät wurde einem bestimmten Teilnehmer zugeordnet, was eine lückenlose Kontrolle über die Rückgabe gewährleistete.
Dank der Implementierung von CONREGO konnten die Organisatoren der ABSL-Konferenz die vollständige Kontrolle über die Teilnehmerregistrierung und das Event-Management übernehmen. Die wichtigsten Vorteile der Lösung waren:
CONREGO erleichtert nicht nur die Organisation von Großveranstaltungen, sondern ermöglicht es den Organisatoren, sich auf die strategischen Aspekte der Konferenz zu konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verlieren. ABSL ist nur ein Beispiel dafür, wie ein gut durchdachtes Teilnehmerregistrierungssystem die Qualität und Effizienz des Event-Managements erheblich verbessern kann.
