Fallstudie: Tiermedizinkongress

Der XXIV Internationale PSAVA-Kongress brachte Hunderte von Tierärzten, Referenten und Ausstellern zusammen und stellte die Organisatoren vor zahlreiche logistische Herausforderungen. Eine effiziente Teilnehmerregistrierung, ein reibungsloses Zugangskontrollsystem und eine klare Kommunikation erforderten Werkzeuge, die in jeder Phase der Veranstaltung zuverlässige Unterstützung bieten. Wie konnte CONREGO diese Herausforderungen bewältigen?

Herausforderung 1: Effiziente Teilnehmerregistrierung

Der PSAVA-Kongress zieht verschiedene Teilnehmergruppen an – Tierärzte, Studenten, Sponsoren und Aussteller. Jede dieser Gruppen hatte spezifische Registrierungsanforderungen, die von den Organisatoren berücksichtigt werden mussten.

Lösung

Das CONREGO-System ermöglichte die Erstellung eines maßgeschneiderten Registrierungsformulars, das sich dynamisch an das Teilnehmerprofil anpasste. Dadurch erhielten Tierärzte andere Optionen als Studenten, und Sponsoren konnten sich mit zusätzlichen Vorteilen registrieren.

Zusätzlich ermöglichte die Integration mit der Przelewy24-Zahlungsschnittstelle die automatische Zahlungsabwicklung, wodurch die manuelle Überwachung von Transaktionen entfiel und das Fehlerrisiko minimiert wurde.

Herausforderung 2: Effektive Anwesenheitskontrolle

Bei einer Großveranstaltung kann die manuelle Überprüfung der Teilnehmerpräsenz zu Verzögerungen und langen Warteschlangen führen. Die Organisatoren benötigten eine Lösung, die den Check-in-Prozess beschleunigt.

Lösung

Die Nutzung des Empfangs- und Zugangskontrollmoduls im CONREGO-System ermöglichte eine schnelle QR-Code-Überprüfung der Teilnehmerausweise. Dadurch verlief der Check-in-Prozess reibungslos, und die Organisatoren hatten in Echtzeit Zugriff auf Anwesenheitsdaten.

Zudem ermöglichte die Event-Management-Software das direkte Drucken personalisierter Namensschilder vor Ort, wodurch Fehler minimiert und der Teilnehmerfluss optimiert wurden.

Herausforderung 3: Multikanal-Kommunikation mit Teilnehmern

Während der Veranstaltung benötigen Teilnehmer oft aktuelle Informationen zu Programmänderungen, verfügbaren Vorträgen oder der Lage von Ausstellerständen. Die Organisatoren mussten sicherstellen, dass diese Informationen in Echtzeit übermittelt werden.

Lösung

Das CONREGO-System verfügt über ein integriertes Kommunikationsmodul, das den Massenversand von E-Mails und SMS ermöglicht. Dadurch erhielten die Teilnehmer jederzeit aktuelle Informationen über die wichtigsten Aspekte des Kongresses.

Zusätzlich diente die Veranstaltungswebsite, die mit der CONREGO-Plattform erstellt wurde, als zentrale Informationsquelle, wo Teilnehmer die Agenda, Details zu Referenten und Standorte der Ausstellerstände einsehen konnten.

Herausforderung 4: Organisation des Zugangs zu verschiedenen Bereichen

Der Kongress umfasste verschiedene Bereiche – Vorträge, Diskussionspanels, VIP-Zonen und eine Ausstellungshalle. Die Organisatoren mussten sicherstellen, dass die Teilnehmer nur Zugang zu den Veranstaltungen hatten, für die sie sich registriert hatten.

Lösung

CONREGO implementierte das Zugangskontrollmodul, das es den Organisatoren ermöglichte, den Zugang zu einzelnen Vortrags- und Workshop-Räumen gezielt zu steuern. Jeder Teilnehmer erhielt einen personalisierten Ausweis mit einem QR-Code, der ausschließlich für die registrierten Veranstaltungen gültig war.

Dank dieses Systems konnten:

• Teilnehmer sich nur in den Bereichen aufhalten, für die sie berechtigt waren.
• Aussteller Besucher ihrer Stände effizient erfassen und deren Kontaktdaten sammeln.

Herausforderung 5: Technischer Support und Datensicherheit

Eine Veranstaltung dieser Größenordnung erforderte nicht nur die richtigen Werkzeuge, sondern auch die Sicherheit, dass alles reibungslos funktioniert. Die Organisatoren mussten sicherstellen, dass sie bei Bedarf sofortige technische Unterstützung erhalten.

Lösung

CONREGO stellte technischen Support vor Ort bereit, indem zwei Spezialisten die Einrichtung der Hardware übernahmen und das Empfangs- und Zugangskontrollpersonal schulten.

Zusätzlich wurden die Teilnehmerdaten in einer sicheren, DSGVO-konformen Infrastruktur gespeichert, wodurch der Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet wurden.

Fazit

Der PSAVA-Kongress ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Technologie die Organisation einer Großveranstaltung optimieren kann. Mit dem CONREGO-System konnten die Organisatoren die Registrierung automatisieren, den Teilnehmer-Check-in beschleunigen, die Kommunikation verbessern und eine reibungslose Zugangskontrolle gewährleisten.

Dadurch verlief die Veranstaltung ohne Unterbrechungen, und die Teilnehmer konnten sich voll und ganz auf das konzentrieren, was wirklich zählt – den Wissensaustausch und den Aufbau beruflicher Netzwerke.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen bei der Organisation Ihrer Veranstaltung?

Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie CONREGO Ihnen helfen kann!

Joanna Chrościechowska