Case study: Kongres dla weterynarzy

XXIV Międzynarodowy Kongres PSLWMZ zgromadził setki lekarzy weterynarii, prelegentów i wystawców, stawiając przed organizatorami szereg wyzwań logistycznych. Sprawna rejestracja uczestników, efektywna kontrola dostępu i płynna komunikacja wymagały narzędzi, które zapewnią niezawodność na każdym etapie wydarzenia. Jak CONREGO pomogło w realizacji tych zadań?

Wyzwanie 1: Sprawna rejestracja uczestników

Kongres PSLWMZ gromadzi różne grupy uczestników – lekarzy weterynarii, studentów, sponsorów i wystawców. Każda z tych grup miała inne potrzeby rejestracyjne, a organizatorzy musieli zadbać o ich odpowiednią obsługę.

Rozwiązanie

System CONREGO pozwolił na stworzenie dedykowanego formularza rejestracyjnego, który dynamicznie dostosowywał się do profilu uczestnika. Dzięki temu lekarze mieli dostęp do innych opcji niż studenci, a sponsorzy mogli zarejestrować się z dodatkowymi benefitami.

Dodatkowo integracja z bramką płatniczą Przelewy24 umożliwiła automatyczne rozliczanie opłat za uczestnictwo, eliminując potrzebę ręcznego śledzenia wpłat i zmniejszając ryzyko błędów.

Wyzwanie 2: Efektywna kontrola frekwencji

Przy wydarzeniu na dużą skalę ręczna weryfikacja obecności uczestników mogłaby prowadzić do opóźnień i kolejek. Organizatorzy musieli wdrożyć rozwiązanie, które przyspieszy proces obsługi gości.

Rozwiązanie

Wykorzystanie modułu recepcji i kontroli dostępu w systemie CONREGO pozwoliło na szybkie skanowanie kodów QR z wejściówek uczestników. Dzięki temu rejestracja na miejscu odbywała się w sposób płynny, a organizatorzy mieli w czasie rzeczywistym dostęp do informacji o frekwencji.

Co więcej, nasz system rejestracji uczestników umożliwił personalizację identyfikatorów, które były drukowane na miejscu. Zminimalizowało to ryzyko błędów i pozwoliło na sprawną organizację przepływu uczestników na terenie wydarzenia.

Wyzwanie 3: Wielokanałowa komunikacja z uczestnikami

W trakcie wydarzenia uczestnicy często potrzebują bieżących informacji – o zmianach w agendzie, dostępnych wykładach czy lokalizacji wystawców. Organizatorzy musieli zadbać o skuteczne dotarcie do nich w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie

System CONREGO posiada wbudowany moduł komunikacji, który pozwolił na wysyłkę masowych wiadomości e-mail i SMS. Dzięki temu uczestnicy byli informowani na bieżąco o najważniejszych aspektach kongresu.

Dodatkowo strona internetowa wydarzenia, stworzona w ramach platformy CONREGO, pełniła funkcję centrum informacji, gdzie uczestnicy mogli sprawdzić harmonogram, dane prelegentów oraz mapę lokalizacji stoisk wystawców.

Wyzwanie 4: Organizacja dostępu do różnych stref

Kongres obejmował różne sekcje – wykłady, panele dyskusyjne, strefę VIP i przestrzeń wystawienniczą. Organizatorzy musieli zapewnić, że dostęp do poszczególnych stref będzie zgodny z uprawnieniami uczestników.

Rozwiązanie

CONREGO wdrożyło moduł kontroli dostępu, który umożliwił organizatorom zarządzanie wejściem do poszczególnych sal na których odbywały się wykłady i warsztaty. Każdy uczestnik otrzymał spersonalizowany identyfikator z kodem QR, który uprawniał go wejścia wyłącznie na te wydarzenia na które się zarejestrował. Dzięki temu system skutecznie zapobiegał nieautoryzowanemu dostępowi i usprawniał logistykę kongresu.

Dzięki temu:

• Uczestnicy mogli swobodnie poruszać się po kongresie zgodnie ze swoimi uprawnieniami.
• Wystawcy mogli łatwo rejestrować odwiedzających ich stoiska i zbierać kontakty do potencjalnych klientów.

Wyzwanie 5: Wsparcie techniczne i bezpieczeństwo danych

Wydarzenie tej skali wymagało nie tylko narzędzi, ale także pewności, że wszystko będzie działać bez zarzutu. Organizatorzy musieli mieć pewność, że w razie potrzeby otrzymają natychmiastowe wsparcie techniczne.

Rozwiązanie

CONREGO zapewniło wsparcie techniczne na miejscu, dostarczając dwóch specjalistów, którzy pomogli w konfiguracji sprzętu oraz przeszkolili zespół recepcyjny.

Ponadto dane uczestników były przechowywane w bezpiecznej infrastrukturze zgodnej z RODO, co zapewniało ich pełną ochronę.

Podsumowanie

Kongres PSLWMZ to doskonały przykład na to, jak technologia może usprawnić organizację dużego wydarzenia. Dzięki systemowi CONREGO organizatorzy zautomatyzowali rejestrację, przyspieszyli proces obsługi uczestników, usprawnili komunikację i zapewnili płynną kontrolę dostępu.

Dzięki temu wydarzenie przebiegło bez zakłóceń, a uczestnicy mogli skupić się na najważniejszym – zdobywaniu wiedzy i budowaniu relacji zawodowych.

Masz podobne wyzwania przy organizacji swojego wydarzenia?

Skontaktuj się z nami i przekonaj się, jak CONREGO może pomóc w Twoim przypadku!

Joanna Chrościechowska