Naszą rolą było dostarczenie systemu rejestracji uczestników oraz wsparcie recepcji uczestników podczas gali.
Organizacja prestiżowej gali, takiej jak Osobowość Roku MICE Poland 2015, wymaga sprawnego zarządzania rejestracją, zaproszeniami i obsługą gości na miejscu. Pod koniec 2015 roku MICE Poland zwróciło się do nas z prośbą o dostarczenie systemu rejestracji uczestników oraz wsparcie recepcji podczas wydarzenia.
Naszym celem było zapewnienie płynnego procesu akredytacji dla setek zaproszonych gości, eliminując ryzyko kolejek i błędów w obsłudze uczestników.
Wyzwania organizacyjne
1. Ekskluzywny charakter wydarzenia
Gala miała charakter zamknięty - udział w niej mogli wziąć wyłącznie zaproszeni goście. Konieczne było opracowanie rozwiązania, które zapewni pełną kontrolę nad rejestracją i weryfikacją uczestników, bez możliwości rejestracji przez nieuprawnione osoby.
2. Spójna i profesjonalna komunikacja
Organizatorzy chcieli zadbać o elegancki i nowoczesny sposób zapraszania gości, eliminując konieczność ręcznego zarządzania listami uczestników oraz dystrybucją zaproszeń.
3. Sprawna obsługa recepcji
Jednym z kluczowych aspektów wydarzenia była efektywna recepcja, umożliwiająca szybkie potwierdzenie obecności uczestników i wydanie identyfikatorów. Priorytetem było uniknięcie kolejek i usprawnienie logistyki na miejscu.
Jak CONREGO sprostało tym wyzwaniom?
1. Dedykowana platforma rejestracyjna
Na miesiąc przed wydarzeniem uruchomiliśmy spójną z identyfikacją wizualną gali stronę rejestracyjną, dostępną wyłącznie dla osób posiadających unikalne kody zaproszeniowe. Taki mechanizm pozwolił organizatorom na pełną kontrolę nad listą uczestników i wyeliminował ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
2. Automatyczna dystrybucja zaproszeń i wejściówek
Dzięki integracji naszego systemu z procesem zarządzania uczestnikami, przygotowaliśmy ponad 1000 unikalnych kodów, które nadrukowano na eleganckich zaproszeniach dystrybuowanych przez MICE Poland. Każdy uczestnik, który potwierdził udział, otrzymał dzień przed wydarzeniem spersonalizowaną wejściówkę z kodem QR, którą mógł wydrukować lub okazać na ekranie smartfona. Efekt końcowy prezentuje poniższy zrzut ekranu.
3. Efektywna recepcja z systemem Check-in
Podczas gali wdrożyliśmy moduł Check-in, umożliwiający szybką i bezbłędną identyfikację uczestników. Przy stanowiskach recepcyjnych zainstalowaliśmy laptopy oraz czytniki kodów QR, co pozwoliło na natychmiastową weryfikację gości i znacząco przyspieszyło proces akredytacji.
Dzięki temu:
- uczestnicy wchodzili na wydarzenie bez konieczności ręcznego wyszukiwania nazwisk na listach,
- organizatorzy mieli w czasie rzeczywistym podgląd na liczbę obecnych gości,
- eliminowaliśmy ryzyko wejścia osób bez uprawnień.
Efekt końcowy
Ósma edycja Gali „Osobowość Roku MICE Poland” odbyła się w EXPO XXI w Warszawie i zgromadziła blisko 600 przedstawicieli branży eventowej. Wśród 40 nominowanych wyłoniono laureatów w czterech kluczowych kategoriach: Zleceniodawca, Podwykonawca, Organizator, Menedżer Obiektu.
Dzięki wdrożeniu CONREGO, organizatorzy wydarzenia:
- usprawnili proces rejestracji, eliminując błędy i opóźnienia,
- zautomatyzowali dystrybucję zaproszeń i wejściówek,
- zagwarantowali szybki i wygodny check-in uczestników,
- mieli pełną kontrolę nad listą gości w czasie rzeczywistym.
Gala Osobowość Roku MICE Poland 2015 była kolejnym dowodem na to, że odpowiednio dobrane narzędzia do zarządzania rejestracją i obsługą uczestników mogą uczynić każde wydarzenie bardziej profesjonalnym i efektywnym.
