Case study: Gala Osobowości Roku MICE Poland 2015

Naszą rolą było dostarczenie systemu rejestracji uczestników oraz wsparcie recepcji uczestników podczas gali.

Organizacja prestiżowej gali, takiej jak Osobowość Roku MICE Poland 2015, wymaga sprawnego zarządzania rejestracją, zaproszeniami i obsługą gości na miejscu. Pod koniec 2015 roku MICE Poland zwróciło się do nas z prośbą o dostarczenie systemu rejestracji uczestników oraz wsparcie recepcji podczas wydarzenia.

Naszym celem było zapewnienie płynnego procesu akredytacji dla setek zaproszonych gości, eliminując ryzyko kolejek i błędów w obsłudze uczestników.

Wyzwania organizacyjne

1. Ekskluzywny charakter wydarzenia

Gala miała charakter zamknięty – udział w niej mogli wziąć wyłącznie zaproszeni goście. Konieczne było opracowanie rozwiązania, które zapewni pełną kontrolę nad rejestracją i weryfikacją uczestników, bez możliwości rejestracji przez nieuprawnione osoby.

2. Spójna i profesjonalna komunikacja

Organizatorzy chcieli zadbać o elegancki i nowoczesny sposób zapraszania gości, eliminując konieczność ręcznego zarządzania listami uczestników oraz dystrybucją zaproszeń.

3. Sprawna obsługa recepcji

Jednym z kluczowych aspektów wydarzenia była efektywna recepcja, umożliwiająca szybkie potwierdzenie obecności uczestników i wydanie identyfikatorów. Priorytetem było uniknięcie kolejek i usprawnienie logistyki na miejscu.

Jak CONREGO sprostało tym wyzwaniom?

1. Dedykowana platforma rejestracyjna

Na miesiąc przed wydarzeniem uruchomiliśmy spójną z identyfikacją wizualną gali stronę rejestracyjną, dostępną wyłącznie dla osób posiadających unikalne kody zaproszeniowe. Taki mechanizm pozwolił organizatorom na pełną kontrolę nad listą uczestników i wyeliminował ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

2. Automatyczna dystrybucja zaproszeń i wejściówek

Dzięki integracji naszego systemu z procesem zarządzania uczestnikami, przygotowaliśmy ponad 1000 unikalnych kodów, które nadrukowano na eleganckich zaproszeniach dystrybuowanych przez MICE Poland. Każdy uczestnik, który potwierdził udział, otrzymał dzień przed wydarzeniem spersonalizowaną wejściówkę z kodem QR, którą mógł wydrukować lub okazać na ekranie smartfona. Efekt końcowy prezentuje poniższy zrzut ekranu.

3. Efektywna recepcja z systemem Check-in

Podczas gali wdrożyliśmy moduł Check-in, umożliwiający szybką i bezbłędną identyfikację uczestników. Przy stanowiskach recepcyjnych zainstalowaliśmy laptopy oraz czytniki kodów QR, co pozwoliło na natychmiastową weryfikację gości i znacząco przyspieszyło proces akredytacji.

Dzięki temu:

• uczestnicy wchodzili na wydarzenie bez konieczności ręcznego wyszukiwania nazwisk na listach,
• organizatorzy mieli w czasie rzeczywistym podgląd na liczbę obecnych gości,
• eliminowaliśmy ryzyko wejścia osób bez uprawnień.

Efekt końcowy

Ósma edycja Gali „Osobowość Roku MICE Poland” odbyła się w EXPO XXI w Warszawie i zgromadziła blisko 600 przedstawicieli branży eventowej. Wśród 40 nominowanych wyłoniono laureatów w czterech kluczowych kategoriach: Zleceniodawca, Podwykonawca, Organizator, Menedżer Obiektu.

Dzięki wdrożeniu CONREGO, organizatorzy wydarzenia:

• usprawnili proces rejestracji, eliminując błędy i opóźnienia,
• zautomatyzowali dystrybucję zaproszeń i wejściówek,
• zagwarantowali szybki i wygodny check-in uczestników,
• mieli pełną kontrolę nad listą gości w czasie rzeczywistym.

Gala Osobowość Roku MICE Poland 2015 była kolejnym dowodem na to, że odpowiednio dobrane narzędzia do zarządzania rejestracją i obsługą uczestników mogą uczynić każde wydarzenie bardziej profesjonalnym i efektywnym.