Event-Promotion in 90 Minuten pro Woche - erfolgreicher Plan

Event-Promotion muss Sie nicht überfordern

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie „mit dem Marketing Ihrer Veranstaltung nicht hinterherkommen", sind Sie nicht allein. Ich kenne Dutzende von Organisatoren, die nach ganzen Tagen, die sie mit dem inhaltlichen Teil ihrer Konferenz oder Schulung verbracht haben, abends auf den leeren Kalender in den sozialen Medien blicken und sich überfordert fühlen.

Aber die Wahrheit ist: Event-Promotion erfordert keine Vollzeitstelle. Sie erfordert jedoch ein System und einen Arbeitsrhythmus, der in Ihre reale Woche passt. Heute zeige ich Ihnen, wie Sie alle Promotion-Aktivitäten auf nur 90 Minuten pro Woche verteilen können – ohne Chaos, Schuldgefühle und nächtliche Sessions vor dem Laptop.

Wie teilen Sie die Strategie in 3 einfache 30-Minuten-Blöcke auf?

Das Geheimnis effektiver Promotion bei begrenzter Zeit ist Batch Working – das Gruppieren ähnlicher Aufgaben in konkreten Zeitblöcken. Anstatt chaotisch zwischen dem Schreiben von Posts, der Beantwortung von E-Mails und der Aktualisierung der Website zu wechseln, teilen Sie die Woche in drei präzise 30-Minuten-Sessions auf.

Block 1: Planung (Montag, 30 Minuten)

Die Montags-Session ist Ihr strategischer Moment. Sie schreiben noch keine Inhalte – Sie planen und analysieren nur.

Erste 10 Minuten: Überprüfen Sie den Promotion-Kalender. Wann und wo veröffentlichen Sie diese Woche? Was sind die wichtigsten Termine (Early-Bird-Deadline, Ankündigung neuer Referenten, letzte Plätze)?

Nächste 10 Minuten: Planen Sie die Themen. Vielleicht sollten Sie diese Woche über einen der Referenten erzählen? Oder einen Teil der Agenda teilen? Erfinden Sie nichts Neues – nutzen Sie das, was Sie bereits vorbereitet haben.

Letzte 10 Minuten: Schnelle Analyse der vorherigen Woche. Welcher Post hatte die größte Reichweite? Welche Traffic-Quelle brachte die meisten Anmeldungen? Wenn etwas funktioniert hat – planen Sie ähnliche Inhalte.

Block 2: Content-Produktion (Mittwoch, 30 Minuten)

Die Mittwochs-Session ist die kreative Zeit. Sie haben bereits einen Plan – jetzt setzen Sie ihn um, ohne zu überlegen "was schreiben".

Erste 15 Minuten: Schreiben Sie alle Texte für diese Woche. Posts für LinkedIn, Facebook, Newsletter-Inhalt. Wenn Sie fertige Kommunikationsvorlagen haben – großartig. Wenn nicht, erstellen Sie sie jetzt und verwenden Sie sie in Zukunft.

Nächste 10 Minuten: Bereiten Sie Grafiken vor. Canva, Vorlagen von früheren Events, Referenten-Fotos. Sie müssen kein Grafiker sein – Sie müssen im Stil konsistent sein.

Letzte 5 Minuten: Bereiten Sie automatische Erinnerungen vor. Wenn Ihr Anmeldesystem das Einrichten automatischer E-Mails ermöglicht – tun Sie es jetzt. Einmal eingerichtet, funktionieren sie ohne Ihr Zutun.

Block 3: Veröffentlichung und Reaktion (Freitag, 30 Minuten)

Die Freitags-Session ist der Wochenabschluss und die Vorbereitung für die nächste.

Erste 15 Minuten: Veröffentlichen oder planen Sie Inhalte. Die meisten Plattformen erlauben das Planen von Posts – nutzen Sie das. Social Media, Newsletter, Event-Website-Updates.

Nächste 10 Minuten: Antworten Sie auf Kommentare, Nachrichten und Anfragen. Reagieren Sie auf Aktivitäten rund um Ihre Inhalte. Das baut Engagement und Vertrauen auf.

Letzte 5 Minuten: Überprüfen Sie, ob alles funktioniert. Links zur Anmeldung, Formulare, Zahlungen. Besser einen Fehler am Freitag zu entdecken als am Sonntagabend.

Organisatorische Tipps, die Ihnen Stunden sparen

Erfinden Sie das Rad nicht neu. Wenn Sie letztes Jahr einen guten Post darüber geschrieben haben, warum man zu Ihrer Veranstaltung kommen sollte – verwenden Sie ihn wieder. Aktualisieren Sie das Datum, ändern Sie vielleicht ein Beispiel, aber schreiben Sie nicht alles von Grund auf neu.

Legen Sie "Promotion-Tage" fest und halten Sie sich an den Rhythmus. Montag, Mittwoch, Freitag. Oder Dienstag, Donnerstag, Samstag. Es ist egal welche, wichtig ist, dass sie konstant sind. Ihr Publikum gewöhnt sich an den Rhythmus und Sie gewinnen Struktur.

Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben. Am Mittwoch beantworten Sie keine E-Mails – Sie schreiben nur. Am Freitag erstellen Sie keine Grafiken – Sie veröffentlichen nur. Das erhöht die Effizienz erheblich.

Wenn etwas funktioniert – wiederholen Sie es. Sie haben einen Post, der viele Anmeldungen gebracht hat? Schreiben Sie nächste Woche einen ähnlichen. Marketing ist kein Kreativitätswettbewerb – es ist ein System zur Generierung vorhersagbarer Ergebnisse.

Wie ein gutes Anmeldesystem Ihnen die Hälfte der Zeit spart

Die Wahrheit ist, dass selbst der beste Promotion-Plan nicht funktioniert, wenn Sie Stunden damit verbringen, manuell Erinnerungen zu versenden oder Teilnehmerlisten nach Excel zu exportieren.

Ein gutes Anmeldesystem ist wie ein guter Assistent – es erledigt Routineaufgaben für Sie, damit Sie sich auf die Wertschöpfung konzentrieren können. Automatische Erinnerungen bedeuten, dass Sie sie einmal einrichten und sie während der gesamten Anmeldeperiode funktionieren. Fertige E-Mail-Vorlagen ermöglichen professionelle Kommunikation ohne stundenlange Arbeit an jeder Nachricht.

Echtzeit-Statistiken zeigen Ihnen, welche Traffic-Quellen am besten funktionieren – ohne manuelles Zusammenstellen von Daten. Und einfacher Export von Teilnehmerlisten ermöglicht Remarketing und Aufbau einer Basis für zukünftige Events.

Bei CONREGO sind all diese Funktionen Standard, nicht ein Zusatz gegen Aufpreis. Das bedeutet, dass Sie Ihre 90 Minuten pro Woche für Strategie und Content-Erstellung verwenden können, nicht für den Kampf mit technischen Einschränkungen.

Besser 90 Minuten mit Plan als 3 Stunden in Panik

Sie brauchen keine freie Woche, um Ihr Event erfolgreich zu promoten. Sie brauchen auch kein Marketing-Team oder Budget für eine Agentur. Sie brauchen ein klares System, das in Ihre reale Woche passt.

90 Minuten aufgeteilt auf drei Tage sind weniger als eine Serienfolge. Das ist Zeit, die Sie auch in der vollgepacktesten Woche finden werden. Und die Vorteile? Konstante Sichtbarkeit in sozialen Medien, regelmäßiger Kontakt mit potenziellen Teilnehmern und das Gefühl der Kontrolle über die Event-Promotion.

Denken Sie daran: Es gibt keine perfekte Promotion-Strategie, aber es gibt eine Strategie, die besser ist als keine Strategie. Beginnen Sie mit diesen 90 Minuten pro Woche. Testen Sie das System einen Monat lang. Sie werden sehen, dass Promotion aufhört, eine Stressquelle zu sein, und zu einem vorhersagbaren Teil der Event-Organisation wird.

Und mit einem guten Anmeldesystem? Haben Sie schon die Hälfte vom Hals.

Über die Autorin

Joanna Chrościechowska

Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.