Interview: Ewelina Maciesza, Polymus

Bereits zu Beginn unserer Tätigkeit hatten wir das große Glück, mit echten Profis zusammenzuarbeiten. Sie gaben uns das Wissen und die Motivation, um das Teilnehmerregistrierungssystem für Veranstaltungen zu entwickeln, das heute von Eventmanagern in Europa und darüber hinaus gerne genutzt wird. Eventagenturen hatten einen bedeutenden Einfluss auf die Entwicklung des Systems.

Eine der ersten Agenturen, die CONREGO nutzte, war Polymus. Diese 360°-Agentur, die zur Arteria S.A.-Kapitalgruppe gehört, ist seit 1996 auf komplexe integrierte Kampagnen spezialisiert, die mit einer Vielzahl von Medien durchgeführt werden. Unsere Zusammenarbeit mit ihnen begann im Jahr 2012 mit einem Gespräch mit einer sehr erfahrenen Eventmanagerin, die ich Ihnen heute vorstellen möchte. Für das heutige Interview haben wir das Vergnügen, mit Ewelina Maciesza zu sprechen.

Interview-Transkription

Tomasz Chrościechowski: Hallo, Ewelina!

Ewelina Maciesza: Hallo, Tomek.

Tomasz Chrościechowski: Wir kennen uns seit fast sechs Jahren, aber ich habe dir diese Frage noch nie gestellt – wie hat deine Reise in die Eventbranche begonnen?

Ewelina Maciesza: Meine Reise in die Eventbranche begann vor etwa 12–13 Jahren mit kleinen Veranstaltungen, als ich in einer Werbeagentur arbeitete. Damals lag mein Fokus hauptsächlich auf der Kundenbetreuung und der Erstellung von Werbematerialien. Ich erkannte, dass dies ein spannender Zweig der Veranstaltungsbranche ist. Mit jedem Jobwechsel konzentrierte ich mich immer mehr auf die Durchführung solcher Events. Mir gefiel es so sehr, dass ich mich vollständig darauf einließ. Die letzten Jahre in diesem Beruf haben mich vollkommen in ihren Bann gezogen.
Es ist sicherlich eine anspruchsvolle Arbeit, aber sie bringt auch eine enorme Zufriedenheit. Abgesehen davon, dass man ständig neue Menschen trifft, vor neuen Herausforderungen steht und immer wieder etwas Neues lernt, ist dies definitiv eine Branche mit Zukunft. Ich denke, dass nur wenige Branchen auf dem heutigen Markt dieselben Möglichkeiten bieten wie die Eventbranche. So habe ich klein angefangen und organisiere nun, als Teil von Polymus, große Veranstaltungen – sei es für die IT-Branche oder andere Kunden. Es ist ein unglaubliches Gefühl, sich beruflich verwirklichen zu können. Das, was ich erreichen wollte, habe ich in den letzten Jahren bereits erreicht. Natürlich habe ich noch viele Ideen, die ich umsetzen möchte. Meine Event-Träume sind noch nicht erschöpft. Aber ich denke, dass ich in den kommenden Jahren meine beruflichen Ziele vollständig verwirklichen werde.

Tomasz Chrościechowski: Gibt es etwas, das du in der Eventbranche noch nicht gemacht hast, aber unbedingt tun möchtest?

Ewelina Maciesza: Das ist eine schwierige Frage… Ich wollte schon immer einen weltbekannten Musikstar einladen und eine Veranstaltung auf einem solchen Niveau organisieren, dass alle verfügbaren Multimedia- und Bühnenbildoptionen genutzt werden. Das Gleiche gilt für künstlerische Attraktionen. Ich möchte, dass die Teilnehmer eine Veranstaltung, die ich organisiert habe, mit allen Sinnen erleben. Natürlich bieten die Events, die wir durchführen, den Teilnehmern bereits große Zufriedenheit, aber man will immer mehr, immer größere Erlebnisse. Natürlich ist das auch eine Kostenfrage – das Budget müsste enorm sein. Aber ich glaube nicht, dass es jemandem schon einmal gelungen ist, Sting oder Madonna zu einem Event einzuladen und gleichzeitig eine 360°-Multimedia-Bühne mit LED-Wänden, beweglichen Bühnen und Drohnen, die über den Köpfen fliegen, zu realisieren. Das sind Träume – aber vielleicht eines Tages…

Tomasz Chrościechowski: Ich drücke dir die Daumen! Denn warum nicht? Ich bin mir absolut sicher – du würdest es schaffen. Ich habe dich oft in Aktion gesehen und weiß, dass 'es geht nicht' nicht in deinem Wortschatz existiert. Ich habe nie von dir gehört, dass etwas unmöglich sei, und ich kann mir nicht vorstellen, dass es ein Problem gibt, das du nicht lösen könntest.

Ewelina Maciesza: Ich sage es mal so… In der Eventbranche gibt es keine Worte wie 'es geht nicht' oder 'das kann man nicht machen'. Alles ist eine Frage der richtigen Lösung und Herangehensweise. Kunden kommen mit verschiedenen Problemen zu uns, weil sie darauf vertrauen, dass wir eine Lösung finden. Wir tun unser Bestes, um diese Lösungen zu bieten – sei es durch unsere eigene Expertise oder mit Hilfe unserer Partner und Dienstleister.

Tomasz Chrościechowski: Was die Zusammenarbeit mit Subunternehmern betrifft – im Jahr 2012 haben wir unsere Kooperation mit einem Forum für dynamisch wachsende Unternehmen und Institutionen begonnen. Damals hast du zum ersten Mal unsere Event-Management-Software für die Registrierung und Anmeldung zu dieser Veranstaltung genutzt. Was hat dich damals, im Jahr 2012, dazu bewogen, dieses System zu wählen und kein anderes?

Ewelina Maciesza: Seit 2012 ist eine lange Zeit vergangen! Ich erinnere mich, was mich überzeugt hat, aber nicht mehr an die Details. Wir haben inzwischen so viele Events gemeinsam organisiert…

Wir arbeiten mit euch bei Veranstaltungen zusammen, die ein Teilnehmerregistrierungssystem erfordern. Ihr bietet in dieser Hinsicht eine hundertprozentige Unterstützung – die beste, die man sich vorstellen kann. Damals gab es nur wenige Unternehmen auf dem Markt, die eine solche Art der Registrierung anboten. Ich hatte es mit Kunden zu tun, die sehr hohe Anforderungen an das Registrierungsverfahren stellten. Auf den ersten Blick scheint eine Registrierung einfach zu sein. Manche denken, dass jemand sich einfach für eine Konferenz anmeldet, seine Daten eingibt, das Formular absendet – und das war’s. Doch unsere Anforderungen waren höher, die Messlatte wurde höher gelegt, das System war komplexer und umfangreicher. Ich erinnere mich nicht genau, wie es damals aussah – das war 2012, also erwarte nicht, dass ich das noch weiß…

Es gibt so viele Bedingungen, die darüber entscheiden, ob ein Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen kann… Ihr habt diese Anforderungen zu 100 % erfüllt. Selbst wenn man sich die diesjährigen Konferenzen ansieht – es gibt viele verschiedene Arten von Teilnehmern. Wir haben nominierte und nicht nominierte Teilnehmer, Teilnehmer, die sich registrieren müssen, um teilzunehmen, sowie eingeladene Gäste oder Partner, die sich selbst zur Konferenz anmelden. Das sind nur einige Beispiele für die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit jemand teilnehmen kann. Ihr habt unsere Erwartungen hinsichtlich der Betreuung und Zufriedenheit erfüllt. Der Kunde hat neue Bedingungen hinzugefügt, und ihr habt sie umgesetzt. Dadurch hatten wir eine reibungslose Registrierung und zufriedene Teilnehmer.

Tomasz Chrościechowski: In den folgenden Jahren, von 2013 bis heute, haben wir gemeinsam das IT Challenges Forum betreut – auf den Ebenen der Registrierung, des Empfangsmanagements und der Zugangskontrolle. Nun hat IT Challenges seinen Namen und seine Struktur geändert, und wir sprechen von der ReimagineIT-Edition. Wie haben sich eure Anforderungen in den Jahren 2013 bis 2017 entwickelt? Insbesondere in Bezug auf die Registrierung, die Teilnehmerbetreuung vor Ort und die Systemunterstützung?

Ewelina Maciesza: Die Systemunterstützung ist sehr wichtig. Am Anfang unserer Zusammenarbeit haben wir keine Vor-Ort-Unterstützung benötigt. Irgendwann entstand jedoch dieser Bedarf, und wir haben beispielsweise aufgehört, unsere Namensschilder selbst zu drucken. Wir haben euch hinzugezogen, und nun erhält jeder Teilnehmer, der sich für die Konferenz registriert, ein Namensschild mit eigenem QR-Code aus dem System. Auf der Konferenz gibt es Hostessen mit QR-Code-Scannern, wodurch die Registrierung viel schneller und reibungsloser abläuft. Bei einigen Veranstaltungen hatten wir bis zu tausend Teilnehmer, und sie wurden alle in Rekordzeit registriert.

Auch der Teilnehmerfluss ist entscheidend. Wir wissen genau, welcher Teilnehmer welchen Raum betritt und wie lange er dort bleibt, da er sowohl beim Betreten als auch beim Verlassen gescannt wird. Wir sehen, was ihn interessiert – wir verstehen die Bedürfnisse der Teilnehmer auf der Konferenz, und das ist ein großer Vorteil. Die Lösung, die ihr im Rahmen der Implementierung des Teilnehmerregistrierungssystems anbietet, basiert auf individueller Anpassung statt auf vorgefertigten Vorlagen. Könntet ihr verschiedene Editionen auf Basis einer einzigen Vorlage erstellen? Nein, aus einem ganz einfachen Grund – weil sich die Registrierungsanforderungen und -formate unterscheiden.

Tomasz Chrościechowski: Der Prozess verändert sich ständig.

Ewelina Maciesza: Der Prozess verändert sich ständig, entwickelt sich weiter, aber unsere Bedürfnisse und die des Kunden werden kontinuierlich erfüllt. Das System ermöglicht zudem eine fortlaufende Kommunikation mit den Teilnehmern. Ich habe Zugriff auf das System und kann Live-Statistiken einsehen. Beispielsweise, wie viele Personen für einen bestimmten Track registriert sind, wo sie sich im Registrierungsprozess befinden, ob sie nur ihre E-Mail-Adresse eingegeben oder bereits bestimmte Tracks ausgewählt haben. Es mag vielleicht seltsam klingen, dass wir "sie verfolgen", aber tatsächlich beobachten wir den Prozess und können gezielt nachhaken: „Hey, du hast deine Registrierung nicht abgeschlossen, du hast keine Tracks ausgewählt, und der Prozess wurde nicht finalisiert.“

Tomasz Chrościechowski: Man kann dem Teilnehmer helfen.

Ewelina Maciesza: Ja, und genau das ist unsere Aufgabe.

Tomasz Chrościechowski: Welche CONREGO-Funktion schätzt du am meisten?

Ewelina Maciesza: Eigentlich gibt es nicht die eine Funktion, die besonders hervorsticht – denn alle sind wichtig und wertvoll. Sei es die Event-Website, der Empfangsbereich oder die Konferenz-Badges. Jede dieser Funktionen hat ihren eigenen Wert. Ohne eines dieser Elemente wäre das System nicht so vollständig, wie es heute ist.

Tomasz Chrościechowski: Also schätzt du die Konsistenz des Systems.

Ewelina Maciesza: Genau.

Tomasz Chrościechowski: Welche Rolle spielen Subunternehmer in deiner Arbeit?

Ewelina Maciesza: Eine sehr große. Ohne Subunternehmer gäbe es keine Veranstaltung. Wir sind im Grunde eine große Familie, weil wir seit vielen Jahren mit denselben Partnern arbeiten. Wir kennen uns, wir kennen unsere Bedürfnisse und Erwartungen. Das Wichtigste ist Teamarbeit, Verständnis, Zusammenarbeit und Reaktionsfähigkeit. Ich war immer beeindruckt von unserer Zusammenarbeit mit euch, weil ich unabhängig davon, ob ich eine E-Mail um 17 Uhr, um 6 Uhr morgens oder um 1 Uhr nachts geschickt habe, immer eine Antwort bekam. Selbst wenn es nur war: „Ich werde die Nominierungen morgen früh eintragen.“ Die ständige Kommunikation und das Sicherheitsgefühl, das die Zusammenarbeit mit euch bietet, sind die Gründe, warum wir Jahr für Jahr gemeinsam arbeiten.

Tomasz Chrościechowski: Und wir machen weiter. Ich weiß, dass das wichtig ist und dass es die Arbeit nicht nur auf das Abarbeiten von Aufgaben reduziert, für die jemand eine Rechnung ausstellt. Wenn es nur darum ginge, wäre es wie Fließbandarbeit – und darum geht es hier nicht.

Ewelina, was gefällt dir an deiner Arbeit am meisten?

Ewelina Maciesza: Adrenalin!

Tomasz Chrościechowski: Oh! Süchtig danach!

Ewelina Maciesza: Süchtig nach Adrenalin, süchtig nach Herausforderungen. Ich denke, genau das ist das Beste an Events – diese gewisse Ungewissheit. Diese Arbeit erfordert große Genauigkeit, Engagement, Herzblut – vor allem – und Empathie im Umgang mit Menschen und Kunden, denn Kunden sind unterschiedlich. Man muss Glück haben, um mit solchen Menschen zu arbeiten, wie ich sie getroffen habe – diejenigen, die organisiert, vernünftig sind und genau wissen, was sie wollen und welche Ziele sie durch bestimmte Maßnahmen erreichen möchten. Aber ich denke, genau das ist es, was ich liebe. Wenn ich jemals nicht mehr in der Eventbranche arbeiten würde – obwohl ich mir schwer vorstellen kann, als sechzigjährige Oma noch auf Veranstaltungen zu reisen, es sei denn, als Veteranin… – dann würde mir der Kontakt mit Menschen, das Adrenalin und dieses Gefühl fehlen, dass wir etwas Großartiges schaffen, das andere zu schätzen wissen. Dass die Ziele erreicht werden.

Tomasz Chrościechowski: Und wenn ein angehender Eventmanager – ein absoluter Neuling – zu dir käme und dich um Rat bitten würde, wie man sich in dieser Branche zurechtfindet, wie man arbeitet, wie man sich entwickelt, was würdest du ihm raten?

Ewelina Maciesza: Wenn jemals ein Neuling zu mir käme und mir diese Frage stellen würde, würde ich ihm raten, zunächst ein Praktikum zu absolvieren, auch wenn es unbezahlt ist, in einer reinen Eventagentur.

Theorie ist Theorie, wir können viel darüber erzählen, welche Herausforderungen diese Arbeit mit sich bringt, wie anspruchsvoll sie ist, welche Zufriedenheit sie bietet, aber auch, wie anstrengend und erschöpfend sie manchmal sein kann – denn letztlich ist es ein 24/7-Job, egal ob mitten in der Woche oder am Wochenende. Ständig denken wir darüber nach, was wir tun könnten, welche neuen Ideen wir dem Kunden präsentieren können. Eine Person, die keine Ahnung von Events hat, sollte in den Beruf einsteigen und am eigenen Leib erfahren, womit sie sich auseinandersetzen muss. Natürlich wird niemand am Anfang eine Veranstaltung komplett eigenständig leiten dürfen. Man muss mit den Grundlagen beginnen. Dadurch kann man sehen, wie Menschen arbeiten und unter Stress leben, aber gleichzeitig lachen und Spaß haben können.

Selbst wenn man nur aus dem Backstage-Bereich die Arbeit eines Eventmanagers beobachtet, kann man herausfinden, ob das wirklich der richtige Job ist. Denn jemand könnte einen wunderschön organisierten Event mit Feuerwerk, Multimediaeffekten oder einem großen Konzert sehen und sagen: „Wow!“, ohne zu verstehen, wie viel Arbeit, Nerven und Engagement dahinterstecken. Es geht nicht nur um das Endergebnis. Es sind Hunderte von Telefonaten, Verhandlungen um Werbegeschenke, Locations, Catering – unzählige Elemente, die zusammenspielen müssen. Ich würde daher niemanden auf Fachmagazine verweisen, um einfach nur zu lesen und sich weiterzubilden. Natürlich kann man das tun, um sein Wissen zu erweitern und neue Horizonte zu entdecken. Aber der erste und wichtigste Schritt für jemanden, der in die Eventbranche eintauchen möchte, ist es, klein anzufangen und herauszufinden, ob man diesen Job wirklich leben will. Denn das ist kein Job von 9 bis 17 Uhr. Wer hier anfängt, muss sich voll und ganz darauf einlassen.

Tomasz Chrościechowski: Vielen Dank für deine Zeit. Dafür, dass wir uns heute treffen und sprechen konnten. Ich hoffe, dass wir uns das nächste Mal auf einer weiteren Konferenz wiedersehen – ich plane nämlich, euch mit meinem Team bei der Organisation zu unterstützen.

Ewelina Maciesza: Darauf zählen wir!

Tomasz Chrościechowski: Na klar! Selbstverständlich.

Ewelina Maciesza: Danke dir auch, Tomek!