Hostessen und Event-Service – Expertengespräch
Ihr erster Teilnehmerkontakt? Das ist die Rezeption. Sehen Sie, wie professioneller Service den Event-Erfolg beeinflusst.
Gespräch zweier Event-Praktikerinnen
Bei der Organisation dutzender Veranstaltungen – von intimen Konferenzen bis hin zu großen Kongressen – betone ich immer wieder: Zwei Dinge sind entscheidend: ein reibungsloser Teilnehmereinlass und professioneller Service an allen Kontaktpunkten. Dort entsteht der erste Eindruck, der den Gast durch die gesamte Veranstaltung begleitet.
Genau deshalb arbeiten wir seit Jahren mit Elżbieta Tumiłowicz-Spychała zusammen, Inhaberin der Hostessen-Agentur EMBASSY. Gemeinsam erzählen wir heute, wie eine gute Zusammenarbeit mit Hostessen aussieht, welche Schlüsselelemente bei der Vorbereitung wichtig sind und was aus Teilnehmersicht oft unsichtbar bleibt.
Wie wählt man Hostessen aus, die zur Veranstaltung passen?
Es gibt nicht das eine „perfekte Hostessen-Team". Für eine elegante Gala wählen wir andere Personen als für eine internationale Konferenz oder eine Promotion-Aktion im Einkaufszentrum. Sprachkenntnisse zählen, Systemkompetenz, Stressresistenz und auch die Passung zur Event-Kultur.
Ich frage den Veranstalter immer: Wer nimmt teil, welche Energie hat das Event, gibt es Prozesse, die vorab geschult werden müssen? Das ist entscheidend für die Arbeitsqualität vor Ort.
Brauchen Hostessen eine Einschulung?
Auf jeden Fall. Selbst die erfahrenste Person findet sich nicht zurecht, wenn sie nicht weiß, wie das Rezeptionssystem funktioniert, wo sich die verschiedenen Bereiche befinden oder wie sie grundlegende Teilnehmerprobleme löst. Deshalb organisieren wir immer eine kurze Schulung vor der betreuten Veranstaltung.
Unsererseits sorgen wir ebenfalls für die Vorbereitung im Bereich Soft Skills – wie man Gespräche führt, auf verärgerte Teilnehmer reagiert, effektiv im Team zusammenarbeitet. Die besten Ergebnisse erzielen wir, wenn der Veranstalter vollständige Informationen bereitstellt und wir Kompetenz und Flexibilität liefern.
Wie sieht gute Zusammenarbeit zwischen Hostessen und Event-Team aus?
Grundlage ist eine klare Rollenverteilung. Die technische Rezeption ist für Geräte-Service und Zugangskontrolle zuständig, Hostessen können Hilfspositionen übernehmen, Infopunkte, Garderobe oder uns dort unterstützen, wo schnelle Reaktion und professionelle Präsentation zählen. Wir klären das im Vorfeld, und am Veranstaltungstag gibt es auf beiden Seiten eine Kontaktperson. Das reduziert das Chaos-Risiko erheblich.
Was unterschätzen Veranstalter manchmal, obwohl es enormen Einfluss auf die Hostessen-Arbeit hat?
Meist sind es:
- Fehlender Zugang zur detaillierten Event-Agenda.
- Unpräzise Aufgabenbeschreibung – allgemeine „Mithilfe beim Service" reicht nicht aus.
- Fehlende Sozialräume – Plätze zum Ausruhen, Snacks, Getränke.
- Unzureichende Kommunikation in Notsituationen.
Hostessen arbeiten in intensivem Tempo, oft stundenlang ohne Pause, deshalb wirken sich angemessene Bedingungen und klare Informationen direkt auf ihre Effizienz aus.
Wie bereitet man Hostessen auf die Zusammenarbeit mit dem Tech-Team vor?
Wichtig ist nicht nur die Festlegung der Aufgabenbereiche, sondern auch die Wissensvermittlung über die gesamte Veranstaltung – Prioritäten, neuralgische Punkte, potenzielle Probleme. Wir stellen Hostessen den Kontakt zum Tech-Team zur Verfügung und umgekehrt. So ist die Reaktion bei schwierigen Situationen schnell und koordiniert.
Zusammenfassung – Rezept für erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit mit einer Hostessen-Agentur basiert auf Vertrauen, guter Kommunikation und präzisen Absprachen. Hostessen sind integraler Bestandteil des Event-Service, nicht nur ein Image-Element.
Und die Qualität ihrer Arbeit hängt von der Vorbereitungsqualität ab. Informationszugang, klar definierte Aufgaben und gute Arbeitsbedingungen ermöglichen es Hostessen, ihr Potenzial voll auszuschöpfen und die Teilnehmer-Betreuung real zu verbessern.
Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit zwischen CONREGO und der Hostessen-Agentur EMBASSY.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.