Wie optimiert Nobell Congressing das Event-Management?

Nobell Congressing ist seit 2005 auf dem Markt tätig und unterstützt Kongress- und Konferenzveranstalter bei der Auswahl von Veranstaltungsorten, der Hotelbuchung, der Kommunikation sowie der Betreuung von Teilnehmern. Darüber hinaus betreibt das Team Polens größtes Portal für Konferenzorte, konferencje.pl. Sie bieten auch eine vollständige logistische Unterstützung für Konferenzen und wissenschaftliche Kongresse.

Unsere Zusammenarbeit mit Nobell Congressing begann 2013, als wir das Event-Management-Software für einen großen internationalen wissenschaftlichen Kongress implementierten, der von der European Materials Research Society organisiert wird und jährlich in Warschau stattfindet.

Nobell Congressing hat großen Erfolg erzielt und wächst kontinuierlich weiter. Im heutigen Interview sprechen wir mit Katarzyna Wejsis, deren Arbeit die Aufgaben eines Venue Finders und Event Managers vereint.

Tomasz Chrościechowski: Seit 2005 entwickelt ihr euer Unternehmen erfolgreich weiter, mit einem Fokus auf Venue Finding und Hotelbuchungsmanagement. Ist diese Strategie eine Reaktion auf den Wettbewerb oder ein Schritt, um einen Vorteil gegenüber anderen Marktteilnehmern zu erlangen?

Katarzyna Wejsis: Diese Strategie ist einerseits eine Antwort auf die Bedürfnisse eines Marktes, der sich in den letzten Jahren stark verändert hat, und andererseits eine Möglichkeit, eine Nische zu finden, in der wir führend sein können – und so einen Wettbewerbsvorteil zu gewinnen. Unsere Mission ist es auch, moderne Technologien für das Teilnehmermanagement und die Eventorganisation in die polnische Veranstaltungsbranche einzuführen – Technologien, die international bereits erfolgreich genutzt werden. Wir möchten Veranstalter davon überzeugen, dass sich der Einsatz dieser Lösungen lohnt, da sie das Eventmanagement vereinfachen und vor allem die Teilnehmerbetreuung vor und während der Veranstaltung verbessern. Wir haben zahlreiche IT-Systeme implementiert, die die Verwaltung von Konferenzen und Kongressen erleichtern – von Administrationssystemen über Visualisierungstools bis hin zur Teilnehmermanagement-Software und dem Management von Hotelbuchungen. Genau deshalb haben wir uns für eine Zusammenarbeit mit CONREGO entschieden und euer System eingeführt.

Tomasz Chrościechowski: Nach Jahren der Zusammenarbeit sehen wir euch als äußerst anspruchsvollen Kunden (das ist ein Kompliment, kein Vorwurf), der stets nach fortschrittlicher Prozessoptimierung strebt. Ihr organisiert verschiedene Konferenzen und nutzt ein Registrierungsystem, das stark an eure Bedürfnisse angepasst ist. Welche Funktionen des CONREGO-Systems verbessern eure Arbeitseffizienz am meisten?

Katarzyna Wejsis: In erster Linie die Möglichkeit, die Website der Veranstaltung zu verwalten. Sie ermöglicht intuitive und einfache Änderungen der Inhalte. Bei Konferenzen und Kongressen, insbesondere wissenschaftlichen Veranstaltungen, gibt es häufig, wenn auch kleine, Anpassungen. Doch gerade diese Details sind entscheidend. Die Möglichkeit, schnell zu reagieren, ohne externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen zu müssen, ist für mich sehr wichtig. Eine weitere äußerst nützliche Funktion sind die Teilnehmerberichte, die ich als XLS-Dateien herunterladen kann. Ich kann jederzeit einen nach meinen Bedürfnissen gefilterten Bericht abrufen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass nach der korrekten Konfiguration des Registrierungsprozesses die gesamte Teilnehmerverwaltung automatisiert ist. Dadurch erhalten die Teilnehmer automatisch Benachrichtigungen über ihren Status, und die Veranstalter vermeiden Fehler, die bei manueller Registrierung häufig auftreten.

Tomasz Chrościechowski: Das Unterkunftsbuchungsmodul in CONREGO wurde umfassend überarbeitet, basierend auf den Vorschlägen von Norbert Karczmarczyk. Die meisten Veranstalter boten in ihrem Registrierungsprozess eine feste Anzahl von Hotelzimmern eines bestimmten Typs an, zum Beispiel 50 Einzelzimmer und 100 Doppelzimmer.

Katarzyna Wejsis: Wie bereits erwähnt, konzentrieren wir uns auf die Betreuung von wissenschaftlichen Konferenzen und Kongressen. Der Bedarf an Unterkünften folgt dabei in der Regel einem ähnlichen Muster. Die meisten Übernachtungen werden für die Konferenztage benötigt, aber es gibt auch Buchungen für die Randzeiten – also 2–3 Tage vor und 2–3 Tage nach der Veranstaltung. Diese werden hauptsächlich von Personen genutzt, die aufgrund von Flugplänen früher anreisen oder später abreisen müssen, oder von solchen, die ihren Aufenthalt aus touristischen Gründen verlängern möchten. Warum sollten wir für diese Randzeiten dieselbe Anzahl von Zimmern blockieren wie für die Hauptkonferenztage? Die Flexibilität von CONREGO, die auf unseren Vorschlägen basiert, ermöglicht es uns, unterschiedliche Zimmerkontingente für jeden Tag festzulegen. Dadurch pflegen wir gute Beziehungen zu unseren Hotelpartnern, indem wir nicht unnötig Zimmer blockieren, und behalten gleichzeitig die Verfügbarkeit für jeden einzelnen Tag im Blick. Die Teilnehmer wiederum haben die Möglichkeit, Unterkünfte für beliebige Zeiträume zu buchen, anstatt an vom Veranstalter festgelegte Daten gebunden zu sein. Deshalb entscheiden sie sich gerne für unsere Buchungsservices, und wir betreuen von Jahr zu Jahr mehr Reservierungen.

Tomasz Chrościechowski: Worauf achten Teilnehmer bei der Suche nach einer passenden Unterkunft am meisten?

Katarzyna Wejsis: Bei Konferenzen und Kongressen ist die Lage des Hotels im Verhältnis zum Veranstaltungsort der wichtigste Faktor, gefolgt vom Preis.

Tomasz Chrościechowski: Welche Informationen suchen Teilnehmer am häufigsten, und wie hilft euch CONREGO, diese bereitzustellen?

Katarzyna Wejsis: Es gibt keine feste Regel. Teilnehmer interessieren sich für Preise und enthaltene Leistungen. Sie schreiben uns oft, um sicherzugehen, dass ihre Registrierung oder Reservierung bestätigt und bezahlt wurde. Es gibt aber auch viele individuelle und unvorhersehbare Fragen. Ehrlich gesagt, habe ich das nie analysiert, weil ich mit CONREGO auf jede Frage eine Antwort finde. Man öffnet einfach den Teilnehmerdatensatz im Administrationssystem während des Gesprächs (weil das System wirklich schnell ist) und findet sofort die Antwort.

Tomasz Chrościechowski: Gibt es eine Funktion, die euch in CONREGO fehlt?

Katarzyna Wejsis: Mir fällt gerade nichts ein, also vermutlich nicht :)

Tomasz Chrościechowski: Welche Herausforderungen begegnen euch in der täglichen Arbeit am häufigsten, und wie löst ihr sie?

Katarzyna Wejsis: Bei uns verwenden wir das Wort „Problem“ nicht. Wir sprechen lieber von einer „Aufgabe, die erledigt werden muss“, und genau das tun wir dann bestmöglich. Deshalb haben wir viele moderne Systeme und Programme implementiert, mit denen wir jede Herausforderung meistern können. CONREGO ist eines der wichtigsten Werkzeuge dafür. Es bietet uns zahlreiche essenzielle Funktionen an einem Ort – mit einfacher Bedienung und schnellem Zugriff.

Nobell Congressing ist ein äußerst anspruchsvolles Team und führend in seiner Branche. Ihr Erfolg beweist, dass die Nutzung der CONREGO-Event-Management-Software sowohl einfach als auch äußerst effizient ist. Solche Unternehmen zu unterstützen, ist für uns eine spannende Herausforderung und eine große Ehre.