Interview: Agnieszka Faracik-Leśniak, DMC Poland
In diesem Interview stelle ich euch eine der Inhaberinnen der Agentur DMC Poland und langjährige MPI Poland Chapter-Mitglied – Agnieszka Faracik-Leśniak – vor!
Eventagenturen hatten dank ihrer Erfahrung den größten Einfluss auf die Entwicklung der CONREGO-Anwendung. Im Jahr 2011 begannen wir die Zusammenarbeit mit einer von ihnen – einer eher ungewöhnlichen, da sie zwar auf dem polnischen Markt tätig ist, sich aber auf internationale Kunden konzentriert.
DMC Poland, um die es hier geht, ist ein Unternehmen, das in Polen Veranstaltungen für Kunden aus dem Ausland organisiert. DMC Poland ist einer unserer ersten und treuesten Kunden.
Alles begann vor sieben Jahren mit einem Telefongespräch mit einer weithin geschätzten und immer lächelnden Fachfrau, die ich heute als Gast begrüßen darf. Ich stelle euch eine der Inhaberinnen von DMC Poland und ein Mitglied des MPI Poland Chapter vor – Agnieszka Faracik-Leśniak.
Das Interview wurde als Video aufgezeichnet, aber leider haben wir keine Version mit deutscher Synchronisation.
Interview-Transkription
Ich stelle euch eine der Inhaberinnen von DMC Poland und ein Mitglied des MPI Poland Chapter vor – Agnieszka Faracik-Leśniak.
Hallo!
Agnieszka, wie hat deine Reise in die Eventbranche begonnen?
Das ist so lange her, dass man sich kaum noch daran erinnert! Es begann damit, dass RMF sein 10-jähriges Bestehen feierte und die Feier nach Ägypten verlegt werden sollte. Daran erinnere ich mich. Es war eine großartige Reise mit dem Flugzeug, und damals dachte ich: „Das ist fantastisch.“ Menschen reisen, haben eine großartige Zeit, das Unternehmen bezahlt dafür, wir schaffen wunderbare Erlebnisse für sie, sie sind glücklich, das Unternehmen ist glücklich – und alles hat ein Happy End.
Damals steckte die Eventbranche in Polen noch in den Kinderschuhen. Das war vor fünfundzwanzig Jahren. Da dachte ich mir, dass dies eine spannende Branche ist. Mein beruflicher Weg führte mich dann zu einer Agentur, die sich auf Incentive-Reisen spezialisierte. Die zehnjährige Erfahrung in der Tourismusbranche war eine hervorragende Grundlage für den Einstieg in diesen Bereich. Die Tourismusbranche ist eng mit Incentive-Reisen verbunden, die wiederum stark mit Events zusammenhängen. Ich denke, das war der Moment, in dem ich meine Karriere begann. Also, alles begann vor fünfundzwanzig Jahren. Oder eigentlich sechsundzwanzig.
Welche Rolle spielst du bei DMC Poland? Was sind deine täglichen Aufgaben im Unternehmen?
Ich bin eine der Mitinhaberinnen von DMC Poland. Gemeinsam mit meiner Geschäftspartnerin Ola Pietras haben wir das Unternehmen vor dreizehn Jahren gegründet. Wir haben es gegründet, weil wir die Welt bereist hatten. Wir arbeiteten mit verschiedenen DMC-Unternehmen zusammen und lernten viel darüber, wie diese Art von Geschäft funktioniert – wie sie ihre Dienstleistungen erbringen, wie sie Veranstaltungen organisieren. Das hat uns sehr gefallen. Wie bereits erwähnt, waren wir mit verschiedenen Gruppen in der ganzen Welt unterwegs. Das hat uns inspiriert – wenn es weltweit DMCs gibt, warum nicht auch in Polen? Und so hat es begonnen. Seitdem ist unser Unternehmen stark gewachsen. Damals waren wir zu zweit, heute haben wir ein Team von acht Personen. Wir organisieren großartige Events, haben ein fantastisches Team, führen es professionell und arbeiten eng zusammen. Natürlich teilen wir uns die Aufgaben. Mein Schwerpunkt liegt auf Vertrieb, Promotion und Marketing für unser Unternehmen, da ich mich in diesem Bereich am wohlsten fühle. Aber meine Leidenschaft für die Organisation von Events bleibt. Mindestens einmal im Jahr muss ich selbst eine Veranstaltung organisieren.
Welche Rolle spielt ein DMC? Wie nutzt ihr Destinationen in Polen, und wie funktionieren solche Unternehmen?
Ein DMC ist weder eine Eventagentur noch ein Reisebüro. Ich betone das oft. Destination Management Companies werden häufig mit Incoming-Agenturen verwechselt, aber sie sind etwas völlig anderes. Ein DMC ist in erster Linie ein lokaler Experte. Es ist ein Unternehmen, das weiß, wie man Veranstaltungen organisiert, logistische Abläufe managt und alles effizient arrangiert. Es unterstützt Kunden, die eine Veranstaltung durchführen möchten. Und „Veranstaltung“ ist ein weit gefasster Begriff – es kann sich um eine Konferenz, ein Incentive-Programm, ein Galadinner oder eine Produkteinführung handeln. Die Rolle eines DMC besteht darin, den Kunden zu unterstützen, der eine Veranstaltung realisieren möchte. Es geht nicht nur um die Verwaltung von Hotels, Transportmitteln, Reiseleitern oder Sightseeing. Es geht um Beratung. Ich sage immer, dass der Kunde seine Teilnehmer und sein Publikum gut kennt und genau weiß, was er ihnen bieten möchte. Aber damit das erfolgreich umgesetzt werden kann, braucht er jemanden vor Ort, der sich bestens auskennt. Es geht nicht nur um die Kenntnis von Hotels oder Restaurants, sondern um das Verständnis für die lokalen Gegebenheiten. Dies ist für den Erfolg einer Veranstaltung entscheidend.
Wir hatten viele Situationen, in denen eine Veranstaltung nicht funktioniert hätte, wenn wir nicht „Locals“ gewesen wären. Weil wir hier sind, weil wir die Menschen, die Beziehungen und die Abläufe kennen, können wir Dinge ermöglichen. Ich denke, das ist eine enorme Unterstützung für unsere Kunden. Die Kunden, die zu uns kommen, wissen, dass sie ohne ein Unternehmen wie unseres ihre Veranstaltung nicht erfolgreich durchführen können. Natürlich gibt es Kunden, die alles selbst organisieren – und dafür ziehe ich den Hut. Aber wenn sie auf Nummer sicher gehen wollen, sollten sie bedenken, dass es nicht nur um die Buchung von Hotels, die Anmietung von Veranstaltungsorten oder Catering geht. Der lokale Faktor ist entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Das ist unsere Rolle. Und ich liebe sie, weil es einfach großartig ist zu sehen, wie Menschen nach Polen kommen und manchmal denken: „Das ist doch ein kaltes Land mit Eisbären!“ Leider wird unser Land in manchen Teilen der Welt noch so wahrgenommen. Aber für uns ist es eine riesige Befriedigung, dass sich ihre Meinung nach nur einem Tag total ändert – dank der Art und Weise, wie wir unsere Dienstleistungen erbringen und Polen präsentieren. Plötzlich sehen sie ein wunderschönes, faszinierendes Land mit gastfreundlichen Menschen. Am Ende der Veranstaltung sagen sie: „Wow! Das war eine unglaubliche Reise.“ Unser Ziel ist es, dass Menschen, die nach Polen kommen, mit der Erinnerung abreisen: „Eigentlich nur ein weiteres europäisches Land, aber es war fantastisch.“ Mit einem Unternehmen wie unserem können Kunden genau das erreichen. Ich glaube nicht, dass sie es allein schaffen würden. Wenn sie versuchen würden, solche Veranstaltungen selbst zu organisieren, würde es sehr mechanisch ablaufen.
Sie hätten das Thema nicht vollständig abgedeckt.
Nein, hätten sie nicht. Und sie hätten viele Dinge nicht vorhersehen können. Ein Beispiel aus dem letzten Jahr von einer großen Veranstaltung, die wir mit einem großartigen Kunden aus Deutschland organisiert haben. Es gab ein tiefes partnerschaftliches Verständnis unserer Arbeit. Er wusste, warum er uns wollte, und wir wussten genau, wie wir die Aufgaben erfüllen sollten, die er uns gestellt hatte. Ein Teil der Ausrüstung wurde vom Kunden aus Deutschland mitgebracht, den Rest stellten wir. Während des Aufbaus stellte sich heraus, dass der mitgebrachte Teppich die falsche Farbe hatte. Wir haben schnell gehandelt und der richtige Teppich war bald an Ort und Stelle.
Dem gleichen Kunden haben wir am Nachmittag, kurz vor der Abendgala, eine speziell transportierte, versiegelte Kiste mit der Auszeichnung geöffnet, um die die Teilnehmer das ganze Jahr gekämpft hatten. Es stellte sich heraus, dass der Preis kaputt war. Er bestand teilweise aus Glas und teilweise aus Metall. Es war Samstag, 14:00 Uhr. Um 21:30 Uhr war der Preis repariert. Nur weil wir die richtige Person gefunden und sie überzeugt haben, dass dies eine einmalige Chance sei, uns zu helfen. Und er hat es getan. Das Einzige, was er uns sagte, war, dass der Kleber sechs Stunden trocknen muss, sodass der Gewinner die Trophäe nicht zu stark schütteln sollte. Aber es hat funktioniert. Unser Kunde hätte das allein nicht geschafft. Er hätte diese Person nicht gefunden, er hätte keine Lösung gefunden. Vor allem für die Person, die extra angereist war, um den Preis entgegenzunehmen, war es ein bedeutendes Ereignis in ihrem Berufsleben. Wenn es nicht funktioniert hätte, hätte sie gehört: „Ja, du hast den ersten Platz gemacht, aber du bekommst die Trophäe erst, wenn du nach Hause zurückkehrst.“ Die ganze Magie des Events, das diesem Gewinner gewidmet war, wäre verloren gegangen. Deshalb sollten Kunden mit Firmen wie unserer zusammenarbeiten.
Als ich früher in einer Agentur arbeitete, die internationale Incentive-Reisen organisierte, dachte ich oft: Ich kenne Italien und Frankreich sehr gut, ich spreche beide Sprachen… Ich könnte selbst ein Event in Paris organisieren. Ich könnte ein Hotel, ein Restaurant, Transfers, Reiseleiter buchen… Aber es braucht mehr als das. Ich habe mich nie dazu entschieden. Ich bin der Meinung, dass man für die Sicherheit und perfekte Durchführung eines Events mit einer DMC zusammenarbeiten muss. Deshalb haben wir DMC Poland vor so vielen Jahren gegründet. Das ist unsere Geschichte.
Tolle Geschichte. Du hast CONREGO zum ersten Mal bei der Organisation des IBFM im Jahr 2011 genutzt. Erinnerst du dich an den Beginn unserer Zusammenarbeit?
Natürlich erinnere ich mich. Zuerst musste ich euch finden…
…was anfangs wahrscheinlich nicht einfach war.
Ich frage mich tatsächlich, wie ich euch gefunden habe. Natürlich hat Onkel Google dabei geholfen. Und warum habe ich mich damals gerade für euch entschieden…?
Genau, das ist eine gute Frage. Ich weiß, dass du besondere Anforderungen hattest, denn sie betrafen in erster Linie die Registrierung. Es war eine Veranstaltung in der Medizinbranche, die eine strukturierte Anmeldung erforderte…
Es gab Hotels, es gab Teilnehmer…
Wir hatten ein Konferenz-Registrierungsformular als ersten Schritt, dann die Auswahl von Agendapunkten mit unterschiedlichen Werten und zusätzlich die Hotelreservierung. Ich erinnere mich, dass Währungsumrechnungen erforderlich waren.
Ja, das war mein erster Kontakt mit CONREGO.
Und wie erinnerst du dich daran?
Manchmal denke ich, dass ich bei der Suche nach CONREGO ein sehr bewusster Kunde war.
Das warst du. Du warst ein Kunde, der genau wusste, was er wollte.
Genau, deshalb sage ich – ein bewusster Kunde.
Das ist eine höhere Stufe des Bewusstseins!
Ich frage mich, woher das kam. Denn damals haben wir zum ersten Mal ein richtiges System für unseren Kunden erstellt. Alles, was vorher war, waren eher scheinbare Registrierungssysteme: nur Name und Vorname eingeben.
Aber du hattest vorher schon mit anderen Systemen gearbeitet.
Ich hatte verschiedene Registrierungssysteme für Konferenzen und Kongresse genutzt, an denen ich selbst teilgenommen habe. Ich wusste also, wie sie funktionierten. Und weil ich viel Wert auf Dinge lege, die mir in meiner Arbeit nützlich sein könnten, entwickelte sich daraus dieses Bewusstsein. Ich wusste genau, welche Informationen ich von den Teilnehmern benötigte und was ich von ihnen erwartete.
Ich erinnere mich an eine Situation, als wir ein Projekt gestartet haben und bereits die Vorgaben hatten – was im Registrierungssystem enthalten sein sollte, welche Prozesse es abdecken sollte…
Ich habe sogar noch diese E-Mails, und wenn nicht, dann zumindest die Dateien…
Ich habe sie auf jeden Fall, weil ich alle E-Mails seit dem Anfang, seit 2010, aufbewahre. Aber die Geschichte ist so: Du hast uns damals genau gesagt, was du im System ändern wolltest. Es gab zum Beispiel eine Funktion, die noch nicht vollständig entwickelt war. Ein Beispiel – es fehlte die Möglichkeit, Kommentare zu Registrierungen hinzuzufügen.
Du hast dir das gemerkt! Denn ich fand das eine großartige Funktion. Oft arbeiten mehrere Personen mit dem System. Das Sekretariat eines großen Kongresses wird nicht von einer einzigen Person betreut. Meistens arbeiten drei oder vier Personen parallel im System. Wenn heute jemand namens Kowalski mir eine E-Mail mit einer bestimmten Information schickt und ich diese eintrage, kann eine andere Person, die später einen Bericht erstellt, diese Änderung übersehen. Aber wenn eine Notiz hinterlegt ist, dass ich am 5. Mai eine Änderung vorgenommen habe, weil der Kunde eine spezielle Anfrage hatte… dann ist das für mich perfekt. Ich kann nachverfolgen, was mit diesem Teilnehmer passiert ist. Und denk daran, dass die meisten Nutzer von CONREGO zwar auf die Systeminformationen zugreifen, aber hauptsächlich mit den exportierten Berichten arbeiten. Sie verarbeiten die Daten, die sie in den Excel-Spalten sehen, weiter für ihre Kunden. Der Kunde erhält nicht alle achtzig Spalten, sondern nur ausgewählte Informationen. Und diese Informationen sind oft sehr wichtig. Eine Person, die mit einem solchen System arbeitet, sollte auch viele Dinge im Blick haben, weil es Informationen gibt, die ich heute nicht brauche, sondern erst in ein paar Tagen. Deshalb ist ein Platz für Kommentare… einfach großartig!
Aber das ist genau dein Verdienst. Alles, was wir tun, ist das Ergebnis des Wissens verschiedener Menschen aus unterschiedlichen Unternehmen und Marktsektoren, die sehr unterschiedliche Bedürfnisse haben. Bis jetzt hast weder du noch einer unserer Kunden jemals dasselbe Event zweimal organisiert, selbst wenn es für denselben Kunden war. Das ist unmöglich.
Derselbe Kunde, dieselbe Location…
Das ist der Faktor der Zufälligkeit und sich wandelnder Bedürfnisse – eine Art resultierende Entwicklung von Anforderungen. Denn abgesehen davon, dass sich Dinge unabhängig von uns ändern können, ändern sich oft auch die Bedürfnisse. Sie entwickeln sich weiter. Und welche Funktion von CONREGO schätzt du am meisten?
Vor allem mag ich an CONREGO, dass ich alles gesammelt, übersichtlich, intuitiv und sehr einfach zu bedienen habe. Es ist gut in verschiedene Bereiche unterteilt. Ich habe einen Bereich, in dem ich an der Konferenz-Website arbeiten kann, an Berichten, an den Informationen, die die Teilnehmer erhalten… Alles ist sehr klar und strukturiert. Ich denke, in der heutigen Zeit, in der Menschen von allen Seiten mit verschiedenen Anwendungen und Informationen überflutet werden, ist Übersichtlichkeit äußerst wertvoll. Ich habe auch mit anderen Systemen gearbeitet und weiß, dass ich immer gerne zu CONREGO zurückkehren werde. Ich sage „gearbeitet“, weil ich aufgrund meiner Tätigkeit manchmal in verschiedenen Systemen registrieren muss. Und hier finde ich die größte Klarheit. Die Lesbarkeit ist sowohl für den Eventmanager als auch für den Teilnehmer, der sich registriert, hervorragend. Erinnerst du dich, als wir an einer Konferenz gearbeitet haben und ich dir sagte: „Tomek, es muss roter und auffälliger sein! Denn es gibt Leute, die es nicht bemerken. Sie denken, dass, wenn sie das letzte Feld ausgefüllt haben, sich alles automatisch abschickt, das Hotel gebucht ist und alles erledigt ist.“ Ich sagte: „Mach es sichtbarer!“ Dann hast du eine tolle Funktion hinzugefügt, die bei der Löschung einer Registrierung sicherstellt, dass man etwa 15-mal gefragt wird, ob man sie wirklich löschen möchte.
Ich denke, Klarheit und eine sehr intuitive Bedienung sind die wichtigsten Aspekte eines Systems. Denn wenn ein Eventmanager tausend Dinge gleichzeitig im Kopf hat, sollte das System ihm helfen. Es darf keine zusätzliche Hürde sein, sondern muss eine Unterstützung bieten. Übrigens nutzen wir auch bei MPI CONREGO. Meine Kollegin Sara, als sie sich das erste Mal im System anmeldete, sagte: „Oh Gott, ich weiß nicht, wie das funktioniert!“ Ich sagte zu ihr: „Schau mal, wie einfach das ist.“ Und es hat sofort geklappt. Weil es sehr einfach und intuitiv war. Ich denke, das ist ein großer Vorteil des Systems. Es sollte ein Werkzeug sein, das hilft, und nicht etwas, das die Arbeit erschwert. Und das ist für mich das Wichtigste.
All die anderen technischen Funktionen – ich glaube, sie sind super, aber ich befasse mich nicht damit im Detail. Ich will nur das Endergebnis sehen. Für mich ist das Endergebnis ein superklarer, übersichtlicher Bericht, den ich dem Kunden schicke. Der Kunde ist glücklich, ich bin glücklich. Ich sehe alle Zahlen – wer an welcher Tour teilnimmt, wer zu welchem Abendessen geht, wer in welchem Hotel übernachtet. Das ist für mich das Endergebnis. Wie das System im Hintergrund funktioniert, überlasse ich euch als den Experten. Ich brauche einfach ein klares, strukturiertes Ergebnis für meine Arbeit. Und das ist für mich das Beste daran.
Agnieszka, du hast MPI erwähnt. MPI nutzt CONREGO, und das freut mich sehr.
Schon seit einigen Jahren!
Im Jahr 2011 haben wir eine Partnerschaft geschlossen, in deren Rahmen wir für jedes von MPI organisierte Event (früher Poland Club, jetzt Poland Chapter) eine auf die Bedürfnisse zugeschnittene CONREGO-Lösung bereitgestellt haben. Die Teilnehmer nutzen es tatsächlich, um sich für zukünftige Treffen zu registrieren. Wie hat sich MPI in Polen in den letzten sieben oder acht Jahren verändert?
Ich denke, dass sich MPI entsprechend der Entwicklungen in der Branche verändert. Und die Branche verändert sich rasant. Sie entwickelt sich weiter und geht in verschiedene Richtungen. MPI, das vor ein paar Jahren noch ein kleines Netzwerk war, ist inzwischen eine bedeutende Organisation geworden.
MPI ist vor allem die einzige Organisation in Polen, die sich an Fachleute richtet, die Wert auf ihre berufliche Weiterentwicklung legen. Um von den Möglichkeiten zu profitieren (nicht nur vom MPI Chapter, denn das ist nur ein Teil des gesamten MPI-Netzwerks), muss man wissen, wie man sie nutzt. Und man muss es auch wirklich wollen. Viele Menschen werden Mitglieder, nur um das Logo zu haben… Aber das ist nicht der eigentliche Mehrwert. Der wahre Mehrwert liegt darin, dass MPI verschiedene Schulungen und Zertifikate anbietet, die unseren Wert als Eventmanager steigern. Es ist die einzige Organisation in Polen, die ausschließlich für Fachleute dieser Branche da ist, um ihnen Wachstum und Entwicklung zu ermöglichen. Und das finde ich großartig an MPI.
Ich denke, dass die Branche jetzt (nachdem sie sich stark verändert hat und viel bewusster geworden ist) die Jahre aufholt, in denen sie in Polen noch nicht existierte, während sie in Europa bereits etabliert war. Ich glaube, dass sich MPI in Polen heute nicht mehr von den anderen europäischen Chapters unterscheidet.
MPI ist zudem eine Organisation, die Standards für die Branche setzt. Wir sprechen über Trends, schlagen neue Entwicklungen vor. Das resultiert aus unseren Beziehungen zu anderen MPI-Chaptern und aus den globalen Diskussionen innerhalb von MPI. Aber für uns ist das Wichtigste, dass die Menschen sich engagieren, dass sie diese Möglichkeiten nutzen wollen. Denn heutzutage, wo die Zeit so schnell vergeht, konzentrieren sich die Menschen nur auf ihre Projekte und vergessen dabei oft sich selbst. Und wenn wir uns nicht um uns selbst kümmern, um unsere Arbeit und unsere Weiterentwicklung, dann geraten wir irgendwann in eine Routine und verlieren unsere Innovationskraft. Und ich denke, das wird früher oder später bemerkt.
Nur wir selbst merken es nicht.
Genau. Wir denken, wir organisieren nur ein weiteres Event, ein weiteres Projekt, und alles läuft wunderbar. Aber in all dem dürfen wir uns selbst nicht vergessen.
Das ist ein wertvoller Hinweis, denn tatsächlich führen die meisten Fachleute in dieser Branche einen Lebensstil, in dem es schwierig ist, Zeit für sich selbst zu finden. Wir wissen genau, dass das oft kein Job mit einer Acht-Stunden-Tagesstruktur ist…
Leider… oder vielleicht zum Glück?
Zum Glück oder leider – es ist alles ein Abenteuer, und es hängt davon ab, wie wir es sehen. Aber das ist der Moment, in dem wir uns fragen sollten, ob wir in diesem ständigen Rennen von einem Event zum nächsten, von einer Herausforderung zur nächsten, nicht das Gefühl entwickelt haben, dass wir, nur weil wir das seit so vielen Jahren und so oft tun, automatisch großartig darin sind.
Das kann man durchaus denken. Aber meiner Meinung nach ist das ein Irrtum.
Und oft ist es tatsächlich ein Irrtum.
Menschen verstehen manchmal nicht, was es bedeutet, sich weiterzuentwickeln. Es bedeutet nicht nur, dass man ein weiteres Studium beginnt oder ein weiteres Zertifikat erwirbt… Natürlich ist das auch gut, aber es geht nicht nur darum. Man entwickelt sich auch, wenn man lernt, Arbeit und Freizeit zu trennen. Wenn man etwas für sich selbst tut und seinen Kopf frei bekommt. Man entwickelt sich, wenn man ein gutes Buch liest. Man entwickelt sich, wenn man ein Wochenende für sich nimmt, anstatt an einem weiteren Projekt zu arbeiten. Natürlich weiß ich, dass es Zeit- und Geschäftsanforderungen gibt, aber ich denke, es ist wichtig, darin eine Balance zu finden. Wir hatten übrigens einmal ein MPI-Treffen zu genau diesem Thema – finde die Balance zwischen Arbeit und Leben. Und ich denke, das ist extrem wichtig.
Aber das ist ein schwieriges Thema. Ich persönlich glaube nicht, dass ich das wirklich beherrsche.
Es ist tatsächlich schwer zu erreichen, aber ich denke, dass es sowohl für unser Privatleben als auch für unser Berufsleben sehr wichtig ist. Denn wenn wir uns nicht um diese Dinge kümmern, geht eine gewisse Arbeits- und Lebensbalance verloren. Und dann scheitern wir entweder im Privatleben oder im Beruf. Selbst der beste Eventmanager kann Fehler machen. MPI ist ein Ort, an dem man, wenn man die angebotenen Möglichkeiten nutzt, wirklich etwas für sich selbst mitnehmen kann. Aber man muss es auch wollen. Heutzutage sagt man – wenn du nicht aktiv bist, bekommst du nichts. Du musst etwas geben, um etwas zurückzubekommen. Allein die Mitgliedschaft in einer Gruppe bedeutet nichts. Wenn du in einer Gruppe bist und dich aktiv beteiligst – egal in welchem Umfang – dann kannst du wirklich davon profitieren. Und das sind keine finanziellen Vorteile. Das sind Vorteile, die sich vielleicht eines Tages finanziell auszahlen. Du gewinnst Kompetenzen, neue Beziehungen – solche Dinge.
Aber niemand wird dir etwas auf dem Silbertablett servieren. Du kannst nicht erwarten, dass dir jemand eine fertige Lösung präsentiert und du dadurch plötzlich erfolgreicher wirst. Du musst dich selbst darum kümmern.
So habe ich CONREGO gefunden!
Lösungen sind Dinge, die wir aktiv suchen müssen. Ich bin der Meinung, dass wer keine Lösungen sucht, sich nicht weiterentwickelt – sondern sich sogar zurückentwickelt.
Okay. Was würdest du dann an der Eventbranche in Polen ändern?
Was würde ich ändern? Ich denke, ich bin ein bisschen Idealistin und ich würde mir wünschen, dass alle, die etwas versprechen, diese Versprechen auch wirklich einhalten. Und dass sie an das glauben, was sie tun. Es wäre schön, wenn es nicht nur um das Geldverdienen ginge. Das ist natürlich idealistisch, denn jeder von uns führt ein Geschäft und arbeitet, um Geld zu verdienen. Aber ich denke, Geld ist nur ein Teil davon – es geht auch um die Zufriedenheit mit dem, was wir tun. Ich denke, Ethik in unserer Branche ist ebenfalls ein wichtiges Thema, über das wir mehr sprechen sollten. Viele Menschen behaupten, sehr ethisch zu handeln, aber oft entsprechen ihre Taten nicht ihren Worten. Natürlich ist niemand perfekt und ich kann nicht von anderen erwarten, dass sie es sind. Aber es wäre schön, wenn die Branche mehr darüber nachdenken würde.
Ein weiteres Problem in unserer Branche ist, dass die Menschen sich keine Zeit nehmen, um zu lernen. Um neue Möglichkeiten zu nutzen, Dinge anders und besser zu machen. Um nach neuen Lösungen zu suchen. Du hast vorhin das Wort „Routine“ erwähnt. Das ist etwas sehr Gefährliches für unsere Branche.
Ich denke auch, dass die Aufklärung polnischer Kunden entscheidend ist. Als DMC arbeite ich nicht mit polnischen Kunden, aber wenn ich meine Kollegen in anderen Unternehmen beobachte, denke ich, dass die Schulung unserer Kunden ein sehr wichtiger Aspekt wäre. Ich habe das Gefühl, dass Kunden Agenturen nicht als Partner sehen – sondern als notwendiges Übel. Doch in Wirklichkeit haben beide Seiten dasselbe Ziel – eine perfekte Veranstaltung für die Zielgruppe zu liefern. Der Kunde hat seine eigenen Gründe dafür, die Agentur hat andere, aber letztendlich wollen wir alle dasselbe erreichen. Wenn ein Kunde dich als Partner betrachtet, sind die Erfolgschancen viel höher.
Wie ich schon sagte – oft sehen Kunden Agenturen als notwendiges Übel. „Diese Agentur muss kommen und das erledigen, und außerdem muss ich sie bezahlen, obwohl ich es auch selbst hätte machen können.“ Unsere Kunden erkennen manchmal nicht die Arbeit der Menschen an, die großartige, kreative Ideen haben und sie umsetzen. Ich denke, das ist eine große Herausforderung für unsere Branche.
Das Positive ist jedoch, dass es viele junge Leute gibt, die ständig neue Ideen haben – manchmal sogar verrückte. Wenn ich über realisierte Projekte lese, denke ich: „Wow! Es ist großartig, dass es Menschen mit solchen Ideen gibt.“ Manchmal bin ich gleichzeitig stolz und ein wenig neidisch auf meine Konkurrenz, die etwas wirklich Tolles auf die Beine gestellt hat. Ich bin stolz, weil sie etwas Einzigartiges geschaffen und es in meinem Land präsentiert haben – einem Land, das ich immer als die beste Destination der Welt verkaufen möchte, auch wenn wir keine Kamele, keinen Eiffelturm und kein Prosecco oder ein anderes berühmtes Getränk haben. Aber ich bin auch neidisch, dass sie auf diese Idee gekommen sind – und nicht ich.
Ich glaube, dass unsere Branche kontinuierlich lernen muss. Nur weil ich fünfzehn, zwanzig oder vierzig Events organisiert habe, bedeutet das nicht, dass ich alles weiß und nichts mehr tun muss. Wir müssen uns ständig weiterentwickeln. Ist sich unsere Branche dessen bewusst? Das ist eine wirklich gute Frage.
Eigentlich sollte jeder die Antworten in sich selbst suchen. Ich würde nicht sagen, dass höchstes professionelles Niveau der Standard ist. Es ist sehr unterschiedlich. Das ist nicht einmal etwas, das man aus der Unternehmensperspektive beurteilen kann, sondern eher aus der Sicht des einzelnen Eventmanagers, der Teil des Teams ist.
Ja, aber dieser Eventmanager repräsentiert das Unternehmen.
Natürlich. Er ist der Grund, warum ein Unternehmen so oder anders wahrgenommen wird. Aber worauf es ankommt: Wenn wir mit verschiedenen Unternehmen und unterschiedlichen Menschen arbeiten, begegnen wir einigen, die maximal professionell sind – wirklich auf Top-Niveau. Aber gleichzeitig treffen wir in derselben Firma auch auf Menschen, die nicht diesen Standard erfüllen.
Wenn ein Unternehmen eine klare Vision hat und diese seinem Team gut vermittelt – was es erreichen will, wie es arbeiten will, welche Bedeutung Qualität für das Unternehmen hat – dann kann das Team diese Vision weitertragen.
Im hektischen Geschäftsalltag vergessen wir oft solche wichtigen Dinge. Aber ich glaube, dass sich Menschen immer weiterentwickeln müssen, sei es durch Werkzeuge oder durch Wissen, das sie bereichert. Das ist doch das Leben – dass wir immer nach neuen Möglichkeiten suchen. Ich kann mir nicht vorstellen, einfach nur zu sitzen und nichts zu tun.
Ich denke, Menschen müssen sich weiterentwickeln, sie müssen nach Lösungen suchen, und genau das sollten Organisationen wie MPI ihnen zeigen. Den richtigen Weg aufzeigen. Nicht für sie entscheiden, dass jetzt jeder eine bestimmte Sache lernen muss. Nein, sondern einfach nur die Optionen zeigen, die es gibt, und ihnen die Entscheidung überlassen.
Manchmal höre ich: „Oh, sorry, ich konnte nicht zu eurem Event kommen, weil ich keine Zeit hatte.“ Aber wenn wir Menschen treffen und wertvolle neue Beziehungen aufbauen, dann haben diese Beziehungen irgendwann eine positive Auswirkung auf unsere Arbeit. Schau dir doch nur unsere Beziehung an. Wir haben uns zuerst telefonisch kennengelernt, und ich glaube, dass wir uns erst ein Jahr nach der ersten Einführung unserer Event-Management-Software persönlich getroffen haben. Und du hast selbst gemerkt – wir telefonieren gerne miteinander.
Klatsch und Tratsch…
Aber wir tratschen nicht – wir sprechen über sehr wichtige Themen!
Fachlicher Klatsch!
Aber weißt du, das sind genau die Dinge, die uns prägen.
Was magst du am meisten an deiner Arbeit?
Die Arbeit an sich… Ich liebe es, dass ich ein schönes Polen präsentieren kann und die Leute immer wieder überrasche. Ich treffe großartige Menschen, und das ist für mich ein enormer Wert. Ich kann mir verrückte Ideen ausdenken. Und das Beste ist, dass ich Kunden treffe, die diese Ideen umsetzen wollen. Was mag ich sonst noch an meiner Arbeit? Den Spaß. Meine Arbeit macht mir wirklich Freude. Ich arbeite in meinem Unternehmen mit tollen Menschen. Und neben den ernsten Aufgaben, die wir haben, gibt es auch immer eine gewisse Leichtigkeit, die sich sehr positiv auf unser Team auswirkt. Eigentlich ist es mit allen Menschen, die ich treffe, so. Schon als Kind konnte ich nie „Herr“ oder „Frau“ sagen – ich habe immer geduzt, was Beziehungen automatisch enger gemacht hat. Ich glaube, dass ich dadurch, wie ich bin, sehr schnell mit Menschen auf eine direkte Ebene komme. Ich fühle mich nicht wohl, wenn ich sagen muss: „Guten Tag, Herr Präsident“ oder „Guten Tag, Frau Ministerin.“ Ich glaube, das erschwert die Kommunikation nur. Kommunikation sollte einfach und klar sein. Also – Menschen, Spaß, Freude an dem, was ich tue. Freude daran, Polen zu präsentieren. Ich liebe es einfach.
Du hast eine wirklich tolle Angewohnheit. Jedes Mal, wenn wir telefonieren, ist deine erste Frage: „Wie geht es dir?“ Das zeigt, dass du dich wirklich interessierst.
Weil es nett ist! Ich höre drei Monate nichts von dir, und wir sollen direkt über CONREGO sprechen? Nein, erzähl mir zuerst, wie es dir geht, und dann kannst du mir von CONREGO erzählen! Manchmal habe ich das Gefühl, dass ich damit aufdringlich bin. Nur wenige Leute fragen, wie es dir geht. Es ist eher eine englische oder amerikanische Angewohnheit.
Vielleicht, aber ich finde das sehr positiv. Du bist insgesamt eine sehr offene und positive Person, die auf jeder Kommunikationsebene zurechtkommt. Das ist immer ein Pluspunkt. Und man merkt dir an, dass du Menschen wirklich magst.
Ja, ich mag sie. Obwohl sie mich manchmal nerven. Aber es ist eher die Dummheit bestimmter Verhaltensweisen als die Menschen selbst. Ich denke, dass ich jedem eine Chance gebe. Die Liste derjenigen, die keine zweite Chance bekommen, ist sehr kurz und nicht der Rede wert. Aber grundsätzlich bekommt jeder eine Chance, dass ich ihn mag. Manche Menschen sind nicht so, dass man beim ersten Treffen denkt: „Wow, mit dir gehe ich ein Bier trinken“ oder „Mit dir mache ich Geschäfte.“ Ich denke, ich brauche manchmal einen Moment, um jemanden einzuschätzen, aber grundsätzlich bewerte ich jeden positiv. Dadurch ist alles einfacher, oder? Und dadurch kann man alles regeln, und in meinem Job geht es genau darum – Dinge regeln und Lösungen finden.
Wenn ich eine nette Dame anrufe, um eine Location zu mieten, die normalerweise nicht für Events verfügbar ist, und einfach sage: „GUTEN TAG, ICH WILL IHREN ORT MIETEN!“, dann würde sie wahrscheinlich auflegen, bevor ich meinen Satz beende. Aber wenn ich sie anrufe, ein nettes Gespräch führe, ein wenig scherze, dann erhöhe ich meine Chancen, es zu bekommen.
Es ist mir schon oft passiert, dass ich durch diese Art der Herangehensweise viel mehr erreichen konnte. Und wir wissen es beide – wenn wir freundlich zueinander sind, und es nicht gekünstelt, sondern echt ist, dann bekommen wir viel mehr. Man gibt etwas, und man bekommt etwas zurück. Ich habe zwar noch nicht das Wawel-Schloss gemietet, aber das steht noch auf meiner Liste! Das ist meine berufliche Herausforderung.
Okay. Welche Tools und Anwendungen nutzt du in deiner täglichen Arbeit neben CONREGO?
Google Drive ist mein bester Freund. Es hilft mir enorm, verschiedene Dinge in der Zusammenarbeit mit meinem Team zu organisieren. Wunderlist – die App macht sogar mit meinem Mann die Einkäufe, was großartig ist. Obwohl ich manchmal denke, dass ich sie zu viel nutze. Basecamp, weil ich damit arbeite, und Highrise, das Teil von Basecamp ist, da ich es für die Zusammenarbeit mit Partnern im Ausland nutze. Während Konferenzen habe ich immer die Konferenz-App offen. Manchmal nutze ich Social Media. Kürzlich meinte ein Branchenkollege – ich erlaube mir, seinen Namen zu nennen: Dominik Górka-Manta – dass ich auf Social Media überall sei. Das stimmt nicht! Ich nutze auch Dropbox, aber eher aus Notwendigkeit, weil meine Kunden es nutzen. WeTransfer ist wiederum eine tolle Lösung, um größere Dateien zu versenden. Auf Reisen nutze ich TripCase, das ich für eine geniale App halte. Wenn ich einen Flug über meinen Agenten buche, habe ich dort bereits das Ticket, alle Gate-Informationen und Verspätungsmeldungen – das ist wirklich super praktisch. Ich versuche, offen für neue Dinge zu bleiben.
Das bist du auf jeden Fall – und vor allem erfahren. In diesem Zusammenhang: Ein junger, unerfahrener Eventmanager kommt zu dir und bittet dich um Rat und Tipps. Was würde eine Branchenveteranin einem jungen Menschen sagen?
Suchen, suchen, suchen. Finde es selbst heraus. Ich kann dir alles erzählen, aber du wirst daraus nicht viel lernen, wenn du es nicht selbst erlebst. Ich glaube, ein junger Mensch muss ein paar Fehler machen. Ich würde ihn ermutigen, ins kalte Wasser zu springen. Ich würde ihn mit zu Veranstaltungen nehmen – lass ihn beobachten, lass ihn lernen, wie ich es mache. Ich könnte sehr schnell einschätzen, ob diese Person sich als Eventmanager in einem DMC eignet. Denn das ist eine etwas andere Herangehensweise als die eines Eventmanagers in einer Eventagentur. Ich würde ihn dazu ermutigen, nach Informationen zu suchen, nach Lösungen zu schauen und erfahrene Profis zu beobachten. Das ist der beste Weg zu lernen. Und man darf keine Angst haben, Dinge auszuprobieren. Manche junge Leute stehen nur daneben und beobachten – sie lernen dadurch nichts. Und als Chefin einer solchen jungen Person hätte ich keine Angst, ihr ernsthafte Aufgaben zu übertragen. Natürlich muss ich sie unter Kontrolle haben – ich kann mir keinen Fehler oder ein Problem leisten, das ich nicht mehr beheben kann. Aber kontrollierte Fehler sind in Ordnung. Wenn wir Fehler machen, lernen wir sehr schnell.
Weil wir uns an unsere Misserfolge erinnern. Sie hinterlassen einen viel größeren Eindruck als ein einfaches „Gut gemacht!“.
Ich denke, ich würde dieser jungen Person auch einige bewährte Lösungen vorschlagen, aber sie nicht aufzwingen. Sie soll selbst entscheiden, ob sie sie für gut hält oder nicht. Vieles hängt von ihr selbst ab. Manchmal bekommen wir Praktikanten – junge Leute. Ich sage „Kinder“, weil sie noch am Anfang stehen. Und manchmal habe ich hohe Erwartungen an sie. Wenn sie sehen, wie wir hier arbeiten, sollten sie doch sofort loslegen… Aber ich vergesse, dass ich schon seit vielen Jahren dabei bin. Und manchmal kommen junge Leute, die völlig lustlos sind, keine Motivation haben und am liebsten nach Hause gehen würden. Solchen Menschen möchte ich gar keine Chance geben. Lieber gebe ich jemandem eine Chance, der wirklich Interesse an der Branche hat. Jemandem, von dem ich weiß, dass er sich wirklich für die Eventbranche interessiert. Einer solchen Person widme ich gerne Zeit. Und ich habe schon oft Zeit in junge Leute investiert, um ihnen etwas beizubringen. Denn ich glaube, wenn erfahrene Leute ihr Wissen weitergeben, dann können junge Menschen wirklich lernen. Es geht um „Experience Sharing“ – zeige ihnen den Weg, wohin sie gehen können, und dränge sie dazu, selbst nach Lösungen zu suchen. Lass sie Fehler machen. Ich denke manchmal, ich bin wie eine Mutter – eine Glucke. Aber ich glaube, Eltern sind dazu da, ihrem Kind aufzuhelfen, wenn es stürzt – nicht den Weg mit Rosenblättern zu bestreuen, damit es bloß keine Schwierigkeiten hat. Und genau so sehe ich es bei jungen Leuten. Lass sie Fehler machen. Solange wir nicht im Gefängnis landen, niemandem etwas passiert und es keine großen finanziellen Verluste verursacht…
Man muss ihnen schrittweise immer mehr Verantwortung geben. Ich denke, so lernen sie am meisten. So habe ich es auch gelernt. Ich wurde ins kalte Wasser geworfen. Ich betrachte es als großes Glück, dass ich als Reiseleiterin für internationale Gruppen begonnen habe. Das war eine großartige Zeit. Ich erinnere mich an meine erste Reise mit einer Gruppe nach Spanien. Ich wusste nicht, wohin ich fuhr. Ich kannte nicht einmal den Namen der Unterkunft. Ich wusste nur, dass es Spanien war… Es stellte sich heraus, dass es keine Hotels, sondern Zelte waren. Das Reisebüro hatte mir keine detaillierten Informationen gegeben. Zwischen Polen und Spanien, an der Costa Brava, habe ich sehr viel gelernt. Aber ich musste alles selbst herausfinden. Ich erinnere mich, wie ich am Abreisetag erfuhr, dass ich eine Gruppe durch Zürich führen sollte. Mein Gott, ich war noch nie in Zürich! Und jetzt musste ich Zugtickets von Zürich nach Genf kaufen… Wie kauft man ein Ticket auf Deutsch? Ich spreche kein Deutsch! Aber durch das Hineingeworfenwerden ins kalte Wasser habe ich gelernt, nach Lösungen zu suchen. Ich musste selbst zurechtkommen. Heute sind junge Menschen manchmal hilflos. Sie sagen: „Das geht nicht.“ Dann finde eine Lösung! „Aber es geht nicht…“ Dann schau hier, schau dort, suche an verschiedenen Stellen, und du wirst bestimmt etwas finden. Es gibt nichts Unmögliches. Es ist nur eine Frage, die richtige Lösung zu finden. Und wenn du nicht die perfekte Lösung findest, dann vielleicht eine sehr ähnliche, die dich trotzdem ans Ziel bringt. Aber du musst suchen. Und sie tun das nicht gerne. Das macht mir Sorgen – dass junge Leute heutzutage den einfachsten Weg gehen wollen. Und das ist die Schuld der Eltern.
Siehst du das als einen Generationenwandel?
Ja, einen Generationenwandel. Diese jungen Leute sind gute Menschen. Sie sind eine gute Generation und haben sicherlich viele wertvolle Dinge von ihren Eltern oder durch Lebenserfahrungen gelernt. Allerdings denken viele von ihnen eher an sich selbst als Individuen und weniger an die Gemeinschaft. Sie denken an ihren eigenen Fortschritt, aber nicht unbedingt daran, dass das, was sie lernen, auch anderen zugutekommen könnte. Ich gehöre zu einer Generation, die gerne nimmt, aber auch viel zurückgeben möchte. Ich habe das Gefühl, dass die Menschen aus den Siebzigern so waren.
Die Generation der Siebziger war so, und wir wurden so erzogen, dass wir nicht nur nehmen, sondern auch geben. Und vielleicht stammt diese Kultur sogar von den Spielplätzen. Denn früher, wenn du auf dem Spielplatz nichts anzubieten hattest, hast du auch nichts bekommen. Man musste zuerst etwas mitbringen, um mit den anderen Kindern spielen zu dürfen. Heute läuft die Akzeptanz auf einer anderen Ebene.
Auf Schulebene, wo Lehrer, Erzieher, Eltern und Großeltern überall mitmischen. Diese Kinder werden sehr beschützt. Ich denke, dass junge Menschen am Anfang ihrer Karriere stolpern müssen. Das Wichtigste ist, dass sie jemanden haben, den sie als Mentor bezeichnen können. Jemanden, der ihnen die Hand reicht und sagt: „Okay, du bist gestolpert, jetzt steh auf. Das ist dein Weg.“ Ich glaube, das ist für sie sehr wichtig. Und sieh mal, ich habe gerade etwas wirklich Kluges gesagt!
Agnieszka, vielen Dank für deine Zeit. Dafür, dass wir uns heute treffen konnten. Und dafür, dass wir so offen sprechen konnten. Denn ich hoffe, dass das nicht nur für uns, sondern auch für andere von Vorteil ist. Die Leser werden einige interessante Dinge erfahren. Und hoffentlich werden sie dieses Gespräch genauso positiv in Erinnerung behalten wie ich – mit Herzlichkeit und in den besten Tönen.
Ich freue mich auch sehr, weil ich unsere Gespräche wirklich mag. Und ich bin froh, dass wir es immer öfter schaffen, uns persönlich zu treffen und nicht nur am Telefon zu sprechen.
Genau, das ist der Schlüssel.
Aber ich erinnere mich immer noch daran, dass CONREGO versprochen hat, nach Krakau zu kommen und einen Tag länger zu bleiben!
Sie werden kommen!
Ich kann euch sogar ein großartiges Registrierungssystem für eure private Veranstaltung in Krakau einrichten.
Dann werden wir uns auf jeden Fall registrieren! Vielen Dank, Agnieszka.
Danke!