Nobell Congressing funkcjonuje na rynku od 2005 roku, oferując organizatorom kongresów i konferencji wsparcie na poziomie wyboru miejsca eventu, obsługi rezerwacji hotelowych oraz komunikacji i czynności związanych z obsługą uczestników. Ponadto ich zespół prowadzi największy w Polsce portal poświęcony obiektom konferencyjnym konferencje.pl. Oferuje także pełną logistykę dla konferencji i kongresów naukowych.

Współpracę z Nobell Congressing rozpoczęliśmy w 2013 roku, gdy wdrożyliśmy system rejestracji uczestników na potrzeby dużego międzynarodowego kongresu naukowego organizowanego przez European Materials Research Society, który odbywa się co roku w Warszawie.

Nobell Congressing odniósł duży sukces i nieustannie się rozwija. W dzisiejszym wywiadzie o firmie opowiada Kasia Wejsis, której praca łączy obowiązki venue findera i event managera.

Tomasz Chrościechowski: Od 2005 roku skutecznie rozwijacie firmę, koncentrując się na venue findingu i obsłudze rezerwacji hotelowych. Czy taka strategia to pogoń za konkurencją czy krok mający na celu zdobycie przewagi nad resztą graczy?

Kasia Wejsis: Taka strategia to z jednej strony odpowiedź na potrzeby rynku, który w ostatnich latach mocno ewoluował, a z drugiej sposób na znalezienie niszy, w której możemy być liderami, tym samym zyskując przewagę konkurencyjną. Naszą misją jest także wdrożenie na polskim rynku spotkań nowoczesnych technologii do obsługi uczestników i zarządzania eventami, które z powodzeniem stosowane są już na świecie. Chcemy przekonać organizatorów spotkań, że warto z nich korzystać, bo ułatwiają one proces zarządzania eventami, a przede wszystkich podnoszą poziom obsługi uczestników zarówno przed, jak i w trakcie spotkania. Wdrożyliśmy wiele różnych systemów informatycznych usprawniających obsługę konferencji i kongresów, od systemów do zarządzania, poprzez wizualizacje, aż po system rejestracji uczestników i sprzedaży miejsc hotelowych. Stąd właśnie nasza współpraca z CONREGO i zakup Waszego systemu.

Tomasz Chrościechowski: Po latach naszej współpracy postrzegamy Was jako bardzo wymagającego klienta (to nie afront, a komplement) zawsze dążącego do zaawansowanej optymalizacji procesów. Organizując różne konferencje, stosujecie system rejestracji mocno dopasowany do Waszych potrzeb. Jakie funkcje systemu CONREGO najbardziej zwiększają efektywność Twojej pracy?

Kasia Wejsis: Przede wszystkim funkcja zarządzania stroną internetową wydarzenia. W intuicyjny i łatwy sposób każdy może dowolnie modyfikować jej treść. W przypadku wydarzeń o charakterze konferencyjno-kongresowym, szczególnie dla imprez naukowych, zmian w tym zakresie jest sporo, choć często są one drobne. Detale są jednak bardzo istotne. Możliwość szybkiej reakcji bez potrzeby korzystania z czyjejkolwiek usługi jest dla mnie bardzo ważna. Druga bardzo użyteczna dla mnie funkcja to zestawienia danych o uczestnikach, które mogę pobierać jako pliki XLS. Z systemu w dowolnym momencie można uzyskać każdy raport odfiltrowany według potrzeb.\ A najważniejsze jest to, że po właściwym skonfigurowaniu procesu rejestracji cała obsługa uczestników jest automatyczna. Dzięki temu uczestnicy dostają automatyczne powiadomienia o ich aktualnym statusie, a organizatorzy unikają błędów, które zawsze zdarzają się przy ręcznej rejestracji.

Tomasz Chrościechowski: Moduł rezerwacji noclegów w CONREGO został gruntownie przebudowany na podstawie sugestii Norberta Karczmarczyka. Większość organizatorów oferowała w procesie rejestracji uczestnika sztywne liczby pokojów hotelowych określonego typu, np. 50 jedynek i 100 dwójek.

Kasia Wejsis: Jak wspomniałam powyżej, w swojej działalności skupiamy się na obsłudze konferencji i kongresów naukowych. Jeśli chodzi o zapotrzebowanie na noclegi, mają one zazwyczaj taki sam układ. Najwięcej noclegów potrzeba w dniach konferencyjnych, ale zdarzają się także rezerwacje w terminach skrajnych, czyli na 2-3 dni przed wydarzeniem i 2-3 dni po wydarzeniu. Głównie wykorzystywane są one przez osoby, które muszą przylecieć wcześniej lub wylecieć później z uwagi na układ lotów, lub po prostu chcą zostać dłużej na miejscu w celach turystycznych. Po co mielibyśmy zatem w tych skrajnych datach blokować tyle samo pokoi co w dniach konferencyjnych? Elastyczność systemu CONREGO, wprowadzona na podstawie naszych sugestii, pozwala nam wprowadzić bloki rezerwacji pokoi inne dla każdego dnia. Dzięki temu utrzymujemy dobre relacje z hotelami - naszymi dostawcami - nie blokując im sztucznie zbędnej liczby noclegów, a także na bieżąco monitorujemy stan rezerwacji na każdy dzień z osobna. Uczestnicy natomiast mają możliwość wykupu noclegów w dowolnych datach, a nie tych narzuconych przez organizatora. Chętnie zatem wybierają nas jako dostawcę usług noclegowych, a my dzięki temu z roku na rok obsługujemy coraz więcej rezerwacji.

Tomasz Chrościechowski: A na co najczęściej zwracają uwagę uczestnicy poszukujący dobrego noclegu?

Kasia Wejsis: W przypadku imprez konferencyjnych i kongresowych na pierwszym miejscu jest lokalizacja hotelu względem miejsca organizacji konferencji, a na drugim cena.

Tomasz Chrościechowski: Jakich informacji najczęściej poszukują uczestnicy i w jaki sposób CONREGO ułatwia Ci ich udostępnianie?

Kasia Wejsis: Tutaj nie ma żadnej reguły. Dla uczestników ważne są ceny i to, co jest w nie wliczone. Często piszą do nas, aby upewnić się, czy na pewno ich rejestracja / rezerwacja jest potwierdzona i opłacona. Ale jest też wiele innych zupełnie indywidualnych i niestandardowych pytań. Szczerze mówiąc, to nawet tego nigdy nie analizowałam, bo niezależnie od tego, jakie dostanę pytanie, to na wszystkie znajdę odpowiedzi w CONREGO. Po prostu wchodzisz w rekord uczestnika w systemie administracyjnym w trakcie rozmowy z nim (bo system działa naprawdę szybko) i znajdujesz odpowiedź.

Tomasz Chrościechowski: Czy jest jakaś funkcja, której brakuje Ci w CONREGO?

Kasia Wejsis: Nic mi nie przychodzi do głowy, więc raczej nie :)

Tomasz Chrościechowski: Jakie problemy najczęściej napotykasz w swojej pracy i jak je rozwiązujesz?

Kasia Wejsis: My u siebie nie używamy słowa „problem”. Wolimy to nazywać „sprawą do załatwienia”, którą po prostu trzeba załatwić możliwie najlepiej i już. Właśnie w tym celu wdrożyliśmy w naszej firmie wiele nowoczesnych systemów i programów, dzięki którym jesteśmy w stanie pozytywnie odpowiedzieć na każde postawione nam wyzwanie - załatwić każdą sprawę. Jednym z tych najbardziej podstawowych jest właśnie CONREGO. Zapewnia nam wiele niezbędnych narzędzi w jednym miejscu, z łatwym dostępem i intuicyjną obsługą.

Tomasz Chrościechowski: Wykorzystanie odpowiednich narzędzi ułatwia wiele czynności związanych z obsługą uczestników, komunikacją i organizacją pracy. Z jakich narzędzi poza systemem rejestracji CONREGO korzystasz na co dzień i co ułatwiają one w Twojej pracy?

Kasia Wejsis: Mamy takich wiele. Każde jest dopasowane do potrzeb i wykorzystywane do opracowywania różnych elementów logistyki organizacji konferencji. Jest zatem oczywiście rozbudowany CRM, podstawa, czyli program pocztowy oraz dwa bardzo specjalistyczne programy: jeden do zarządzania logistyką konferencji, a drugi do opracowywania planów przestrzeni powierzchni konferencyjnych, który również umożliwia tworzenie wizualizacji.

Nobell Congressing to ogromnie wymagający zespół będący liderem w swojej branży. Ich sukcesy stanowią dowód na to, że korzystanie z systemu rejestracji uczestników CONREGO jest zarówno łatwe, jak i niezwykle efektywne. Wspieranie tego typu przedsięwzięć to dla nas wyzwanie i jednocześnie powód do dumy.